Remote teams betrokken houden? Dit kun je leren van de neurowetenschap

Net als vorig jaar na de zomerperiode, laait ook nu de discussie rondom thuiswerken weer op. Feit is dat hybride/remote werken de norm is geworden voor veel werknemers, wat de dynamiek van leiderschap significant heeft beïnvloed.

Begrijpen hoe het brein reageert op remote werken kan helpen bij het motiveren en verbinden van je team in een virtuele setting

Leidinggeven aan een remote team vereist meer dan het simpelweg introduceren van nieuwe communicatietools en -platformen; het vraagt begrip van de unieke uitdagingen die gepaard gaan met fysieke afstand. Gelukkig geeft de neurowetenschap duidelijke handvatten voor het verbinden en motiveren van mensen in virtuele werkomgevingen.

De neurowetenschap van remote leiderschap

Begrijpen hoe het brein reageert op remote werken kan helpen bij het motiveren en verbinden van je team in een virtuele setting. Ons brein is ingericht op sociale connectie. Daarom voelt remote werken soms eenzaam en voelen mensen zich vanuit huis veel minder betrokken bij hun team dan wanneer ze op kantoor bij elkaar zijn. Met de juiste aanpak kunnen leiders deze barrières echter wegnemen en teamcohesie versterken.

1. De kracht van sociale connectie

Mensen zijn sociale wezens en onze hersenen zoeken instinctief naar connectie met de mensen om ons heen. Dit is waarom remote werk zo uitdagend kan zijn – het neemt de informele, spontane interacties weg die ontstaan in een kantooromgeving (bijvoorbeeld een babbeltje met een collega op de gang, of bij het koffiezetapparaat). Deze interacties spelen een cruciale rol bij het creëren van vertrouwen en verbondenheid tussen teamleden.
Neurowetenschap toont aan dat wanneer we ons sociaal verbonden voelen onze hersenen oxytocine produceren, een hormoon dat het gevoel van vertrouwen en verbondenheid stimuleert. In een remote setting kunnen leiders sociale connectie faciliteren door informele interactie te stimuleren.

Je kunt bijvoorbeeld virtuele koffiemomenten introduceren, teambuildingactiviteiten organiseren, of simpelweg tijd inruimen voor koetjes en kalfjes aan het begin van een overleg. Het belangrijkste hieraan is dat sociale connectie een prioriteit wordt. Het moet net zo belangrijk worden gemaakt als het werk en niet voelen als iets wat bovenop het werk komt.

2. De rol van dopamine bij motivatie

Dopamine is een chemische stof die verantwoordelijk is voor ons gevoel van beloning. Het speelt een grote rol bij onze intrinsieke motivatie. In een traditionele kantoorsetting krijgen we eens in de zoveel tijd een dopamineboost van kleine momenten als een collega die ons een compliment geeft, een taak die we afronden, of een succes dat samen gevierd wordt.

In een remote setting zijn deze kleine, spontane momenten minder sterk aanwezig, wat onze motivatie geen goed doet. Als leider kun je de dopaminemachine van je team aanzwengelen door regelmatig momenten van positieve feedback te creëren, grote projecten op te breken in kleinere taken en (vooral) ook kleine mijlpalen samen te vieren.

3. Stressmanagement en burnoutpreventie

Wanneer we gestrest zijn produceert het brein cortisol. Dit heeft negatieve invloed op de scherpte en objectiviteit van onze besluitvorming en maakt ons op de lange termijn dus minder effectief in ons werk.
In een remote werkomgeving is de grens tussen werk en privé per definitie vager dan wanneer we op kantoor werken. Ons brein houdt niet van vage grenzen, dus in deze situaties activeert het brein onze stressrepons. Wanneer dit te vaak gebeurt, neemt het risico op burnout toe.

Als leider kun je hierop inspelen door het goede voorbeeld te geven. Praat niet alleen over het belang van regelmatige pauzes, een gezonde werk-privébalans en ‘walking meetings’, doe het. Als jouw team midden in de nacht e-mails van je krijgt, ziet dat jij je lunch regelmatig overslaat, of back-to-back virtuele overleggen in je agenda hebt staan, dan is dat waar zij zich naar zullen gaan gedragen.

Voeg dus daad bij woord en laat een gezonde werk-privébalans zien, in plaats van er alleen over te praten.

Veranderend leiderschap

In een traditionele kantoorsetting ging leiderschap bijna net zoveel over aanwezig zijn als over daadwerkelijk leidinggeven. Een ruimte inlopen, de energie van het team aanvoelen en hier direct op inspelen was een krachtige tool in het arsenaal van leiders.
In een remote setting zijn deze nuances in dynamiek en energie binnen het team veel minder zichtbaar. Om optimaal gebruik te maken van bovenstaande neurowetenschappelijke inzichten, is het cruciaal dat leiders nieuwe vaardigheden ontwikkelen om hun teams adequaat te kunnen ondersteunen.

1. Communicatie

Communicatie is de ruggengraat van effectief leiderschap, maar in een remote setting gaat het niet alleen over wat je zegt – het gaat over hoe, wanneer en via welk kanaal je het zegt. De afwezigheid van face-to-face interacties betekent dat leiders heel gericht moeten zijn in hun communicatie.

De boodschap moet helder en bondig zijn, maar ook via de juiste kanelen gecommuniceerd worden, afhankelijk van de inhoud en urgentie van de boodschap. Ingewikkelde, genuanceerde discussies via de e-mail? Niet zo handig. Hiervoor kun je beter een videogesprek inplannen, zodat je (tot op zekere hoogte) non-verbale cues tot je beschikking hebt.

Simpele updates kun je daarentegen prima via e-mail communiceren. Hiervoor een call inplannen leidt alleen maar tot frustratie en irritatie bij teamleden, omdat ze hun tijd liever besteden aan andere taken.
Tijdens virtuele overleggen is het daarnaast essentieel om actief te luisteren. In een remote setting is het extreem verleidelijk om afgeleid te raken door e-mails of appjes die binnenkomen. Door actief te luisteren, samen te vatten en feedback te vragen, zorgen leiders ervoor dat hun teamleden zich gehoord, gezien en gerespecteerd voelen. Dit geeft een boost aan het teamgevoel en daarmee productiviteit.

2. Empathie en emotionele intelligentie

Leiding geven aan een remote team vraagt een hoog niveau van empathie en emotionele intelligentie. Als je je team niet elke dag ziet, mis je sneller de subtiele signalen van stress, burnout of gebrek aan engagement. Je moet daarom proactief inchecken bij je teamleden – niet alleen op het gebied van werk, maar ook op het gebied van fysiek en mentaal welzijn.

Emotionele intelligentie betekent (onder meer) dat je begrijpt hoe emoties gedrag beïnvloeden. Voor remote leiders betekent dit dat ze begrijpen welke impact persoonlijke omstandigheden van hun teamleden hebben op hun functioneren. Als leider wil je een cultuur creëren waarin teamleden zich comfortabel voelen om hun zorgen en problemen te delen, wetende dat hun leidinggevende begripvol en niet veroordelend zal zijn. Regelmatige, informele check-ins zijn hierbij ontzettend effectief.

Het gaat niet om micromanagen, maar om laten zien dat je oprecht betrokken bent bij de teamleden als individuen, als mensen, niet alleen als werknemers. Hiermee werk je aan vertrouwen, wat de fundering is van elk succesvol remote team.

3. Aanpassingsvermogen en flexibiliteit

Remote werkomgevingen veranderen continu, met uitdagingen die variëren van technische issues tot individuele persoonlijke omstandigheden die afleiden van het werk. Het is daarom cruciaal dat leiders zich makkelijk aanpassen en flexibel zijn in omgaan met verandering.

Soms zul je de manier waarop je je team aanstuurt moeten aanpassen, bijvoorbeeld door niet-traditionele werktijden toe te staan, zodat iedereen, ongeacht persoonlijke omstandigheden, zo effectief mogelijk kan werken. Leidinggeven aan een remote of hybride team is niet makkelijk. Het vereist een combinatie van traditionele en nieuwe leiderschapsvaardigheden en -strategieën. Als leider moet je continu inspelen op veranderingen in de virtuele werkomgeving.

Hopelijk inspireren bovenstaande handvatten je effectief om te gaan met deze uitdagingen en een sterk, verbonden en gemotiveerd team te bouwen, waar dan ook ter wereld.