Zo haal je het maximale uit je team in tijden van crisis
Je werkt in een prachtige organisatie. Met kundige en talentvolle mensen. Kortom, je hebt een dream team. En dan wordt je compleet onverwacht geconfronteerd met een crisis van ongekende omvang. Hoe houd je dan het team en de organisatieresultaten overeind?
Onder de moeilijkst denkbare omstandigheden tot maximale prestaties komen, dat was jarenlang de missie van Rico Briedjal. Eind jaren negentig trad hij toe tot de Special Forces van Defensie, waarvoor hij met zijn team deelnam aan diverse zeer gevaarlijke missies in onder meer Irak. “Zo hadden we een keer de opdracht om Nederlandse militairen veilig naar Bagdad te brengen en kregen we een lekke band in vijandig gebied,” vertelt Briedjal. “We hadden ons op alle mogelijke scenario’s voorbereid en een lekke band kan natuurlijk gebeuren. Maar… De reserveband bleek ook lek te zijn! Wat doe je dan? We besloten onze groep op te delen, waarbij ik met drie teamleden ter plekke achterbleef in afwachting van hulp. Het gevolg was dat we acht uur lang – gewapende – lokale mensen van ons af moesten zien te houden. En we wisten dat het op een bloedbad zou uitlopen als we een wapen zouden trekken. Gelukkig is dat niet gebeurd en is alles goed gekomen.”
Briedjal gebruikt dit voorbeeld uit de keiharde praktijk om te illustreren voor welke ingrijpende beslissingen je komt te staan op het moment dat je gedwongen wordt om uit je vertrouwde context te stappen. “Dan komt het erop aan. Hoe handel je op cruciale momenten, wanneer je buiten je comfortzone zit? Mijn jarenlange ervaring bij de Special Forces zet ik nu in om High Performance binnen organisaties mogelijk te maken.”
Doorloop vier stappen
Wat zijn High Performance Organizations (HPO’S) eigenlijk? Volgens de criteria zijn dit organisaties die aantoonbaar betere resultaten behalen dan concurrenten of vergelijkbare organisaties. Niet alleen financieel maar ook op andere terreinen, zoals hogere stressbestendigheid van medewerkers, betere teamprestaties, gezondere medewerkers en hogere kwaliteit van producten en diensten. “Wereldwijd zijn nog maar weinig bedrijven HPO-gecertificeerd,” aldus Briedjal. “Dit geeft aan hoe moeilijk het is en wat je er allemaal voor moet doen én laten.”
Naast de organisatie als geheel kun je High Performance bekijken op individueel niveau en op teamniveau. Om op een HP-niveau te komen moet je als individu vier stappen doorlopen: van zelfbewustzijn via vorming en reflectie naar transformatie. Briedjal: “Wat kan je en hoe gedraag je je in uiteenlopende situaties? Ben je positief ingesteld, durf je beslissingen te nemen en neem je ook de volledige verantwoordelijkheid voor je eigen handelen? Dat is allemaal terug te voeren op je zelfbewustzijn.”
Zorg voor een duidelijke purpose
Briedjal ziet in de praktijk dat veel organisaties en managers die eerste drie stappen (zelfbewustzijn, vorming en reflectie) vaak overslaan bij verandertrajecten. “Ze steken meteen in op transformatie, maar vergeten het voorbereidende werk. Dat zijn ook vaak de lastigste stappen, omdat je het dan hebt over de diepere drijfveren en het natuurlijk gedrag van mensen. Dit wordt nog eens versterkt door een maatschappij waarin we ons lot steeds meer in handen leggen van nieuwe technologieën. Het gevolg is dat onze menselijke vaardigheden achteruitgaan en we het steeds moeilijker vinden om gevoel, verstand en instinct op één lijn te krijgen in ons handelen.”
Met name op het vlak van planvorming valt er volgens Briedjal in veel gevallen nog flink winst te behalen. “Misschien maak je wel plannen om je doelen te behalen, maar houd je ook echt zicht op die doelen? In de praktijk blijkt dat maar liefst 97 procent tussentijds het doel verandert en niet het plan! Uiteindelijk valt of staat alles met je motivatie en die wordt in hoge mate bepaald door het al dan niet hebben van een duidelijke purpose.”
Werk aan betrokkenheid
Briedjal stelt altijd dezelfde vraag aan verschillende medewerkers van een organisaties waar hij komt: wat is jouw doel bij deze organisatie? En bijna altijd krijgt hij verschillende antwoorden. “Individuele taken en doelen lopen vaak door elkaar. Maar stel ik dezelfde vraag bij bijvoorbeeld een High Performance Organization zoals Red Bull Racing dan krijg ik van iedere medewerker, van de receptionist tot de automonteur, hetzelfde antwoord: ‘Wereldkampioen worden’. Voor High Performance geldt om te beginnen dat je als organisatie een helder geformuleerde concrete purpose hebt gedefinieerd. Geen wollig taalgebruik, maar een doel dat iedere medewerker meteen kan opsommen als je hem of haar er ’s nachts voor wakker maakt.”
Het uitsluitend kennen van het doel van de organisatie is natuurlijk niet genoeg. “Net zo belangrijk is dat je je als medewerker betrokken voelt bij dit doel. HPO’s scoren zowel hoog op de as van kennis van de purpose als de betrokkenheid daarbij. Scoor je hoog op het eerste maar laag op het tweede, dan zit je in een ivoren toren als directie. Scoor je laag op purpose en hoog op betrokkenheid, dan noemen we dit een kumbaya-organisatie vol van kameraadschap.”
Leer omgaan met tegenslagen
Een heldere purpose is ook gelijk het belangrijkste ingrediënt voor een High Performance Team. Dit valt te definiëren als een kleine groep mensen verenigd door een gemeenschappelijk doel en gedreven door vastgestelde normen. “Binnen High Performance Teams zie je een terugkerend loopje plaatsvinden,” legt Briedjal uit. “Van reflection, via sensation naar action en weer naar reflection enzovoort. Het resultaat is verhoging van de kwaliteit van het werk van de teamleden, betere prestaties, minder fouten en minder stress.”
Volgens Briedjal speelt de synergie tussen de teamleden een cruciale rol. “Het gaat erom die resultaten te bereiken, waar je echt het verschil mee maakt. En dat hem zit in de mate van toepassing van specifieke soft skills van zowel het individu, het team als de organisatie als geheel. Maar het begint allemaal bij die ene mens en zijn of haar weerbaarheid, om kunnen gaan met tegenslagen en motivatie. Bij die soft skills ligt voor het bouwen van High Performance Teams de basis. En HR en de lijn spelen een cruciale rol bij het ontwikkelen hiervan bij de medewerkers.”
7 human performance skills voor succesvolle teamsamenwerking
- Mission analyses: wie, wat, waar, wanneer, waarmee?
- Communication: niveaus van communicatie
- Situational awareness: bewust van gevolg van handelen en signaalbewust
- Adaptability: snel kunnen schakelen bij veranderingen
- Leadership: actief, verantwoordelijk en zelfverzekerd
- Assertiveness: opkomen voor mening en belang van het team
- Decision making: besluiten nemen volgens OODA (Observe, Orient, Decide, Act) en achter het besluit blijven staan
