Welke HR-processen kun je digitaliseren en hoe pak je dat proces goed aan?

Allereerst is het belangrijk om te weten waar we het over hebben, als het over digitalisering gaat. De termen automatisering en digitalisering worden vaak door elkaar gehaald. Automatiseren gaat over het vervangen van menselijke arbeid in een proces door een technologische toepassing, denk aan het gebruik van een lopende band en grijpmachines voor sorteerwerkzaamheden of orderpicking. Digitaliseren is het gebruiken van computers en internettechnologie om te automatiseren, bijvoorbeeld voor het verwerken van informatie.

Van belang is dat je een antwoord hebt op de vraag waarom je wilt digitaliseren en wat je daarmee wilt bereiken

Het digitaliseren van HR-processen heeft nogal wat voeten in de aarde. Voor de uitvoering ervan is een deugdelijk HR-softwaresysteem essentieel en die zijn er in vele soorten en maten: van een eenvoudige applicatie voor het bijhouden van verlof en verzuim tot grote online platformen en koppelingen met salaris- en payrollsystemen. Voordat je zover bent, is het belangrijk dat je een antwoord hebt op de vraag waarom je wilt digitaliseren en wat je daarmee wilt bereiken.

In principe kun je de hele employee journey digitaliseren:

• Werving en selectie
• Pre- en onboarding
• Leren en opleiden
• Talentmanagement
• Beoordelen en functioneren
• Verzuim en re-integratie
• Mutaties op het dienstverband
• Offboarding

Redenen voor digitaliseren van HR-processen

Organisaties kunnen verschillende redenen hebben om hun HR-processen te digitaliseren:

• Verbeteren van de employee journey (medewerkersreis) – HR-processen raken vooral de medewerkers in de organisatie. Van het onboarden tot het voeren van beoordelingsgesprekken en de opname van vakantiedagen tot het volgen van een opleiding; al deze gebeurtenissen en handelingen lopen via HR-processen. Hoe ze afgehandeld worden bepaalt voor een groot deel hoe je medewerkers je organisatie ervaren. Digitalisering kan bijdragen aan een betere medewerkersbeleving en een grotere betrokkenheid.
• Data inzetten voor besluitvorming en sturing – Digitalisering van HR-processen zorgt ervoor dat je de data die je organisatie verzamelt en opslaat, kunt gebruiken als basis voor beslissingen en sturing. In plaats van data op te slaan in allerlei verschillende systemen die vaak niet op elkaar aansluiten, breng je deze nu onder in één systeem. Door middel van het toekennen van rechten kun je bepalen wie je toegang geeft tot welke data en voor welke termijn. Bovendien kun je op deze manier makkelijker data delen én heeft iedereen de beschikking over dezelfde data. Het komt namelijk voor dat als aan de HR-afdeling wordt gevraagd hoeveel fte’s er zijn, dat aantal verschilt met het aantal dat de salarisadministratie opgeeft.
• Kostenbesparing – Zeker als het economisch minder gaat, is de roep om kostenbesparing groot. De HR-afdeling is dan vaak een van de plekken waar het eerst gesneden wordt. HR blijkt niet altijd even goed in staat om aan te geven waar kosten vandaan komen en waarom ze gemaakt moet worden. De theorie is dat met de digitalisering van HR-processen er zoveel tijd bespaard kan worden, dat de organisatie toe kan met minder HR-functionarissen. Door digitalisering is HR beter in staat de eigen processen te analyseren en te onderbouwen waar besparingen mogelijk zijn.
• Efficiënter werken – Dit hangt deels samen met kostenbesparing, want als iets efficiënter kan levert dat tijd en dus geld op. Het automatiseren van administratieve processen scheelt zeker tijd en voorkomt bovendien het risico op dubbel werk. Denk aan het berekenen van verlofsaldo’s, aantallen verzuimdagen, het doorvoeren van roosteraanpassingen, controleren van looptijd van arbeidsovereenkomst enzovoort.
• Talentmanagement – Vanwege de krappe arbeidsmarkt is er meer behoefte aan talentmanagement; niet alleen om nieuwe getalenteerde werknemers aan te trekken maar ook voor het ontwikkelen en behouden van talenten. Door digitalisering van talentmanagement ben je beter in staat de uitblinkers in je organisatie te lokaliseren en in te zetten, eventueel op andere plekken in de organisatie.
• Privacybescherming en compliance – Ongemerkt wordt er steeds meer data verzameld door je organisatie. Als afdelingen daarvoor elk hun eigen systemen gebruiken en gegevens op hun eigen manier verwerken, is er geen overzicht en is het bovendien lastiger om te controleren of dit veilig gebeurt en volgens de geldende wet- en regelgeving. Zoals de, voor het verwerken van persoonsgegevens geldende, Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als je alle data in één systeem opslaat, kun je makkelijker nagaan of je voldoet aan deze actuele wet- en regelgeving (ook wel: of je compliant bent). De meeste HR-softwaresystemen werken op basis van toegangsrechten, de gebruiker kan daardoor alleen bij de informatie die voor hem of haar noodzakelijk is. Ook werken de meeste systemen met een tweetraps-authenticatie om in te loggen. Dan weet je dat het ook met de veiligheid goed zit.

Beginnen met digitaliseren: de voorbereiding

Een HR-systeem schaf je voor de langere termijn aan. Je moet dus op voorhand goed analyseren wat de organisatiedoelstellingen zijn en waar je over vijf jaar naartoe wilt. Die doelstellingen kun je vervolgens vertalen naar je wensen op het gebied van de functionaliteiten van het beoogde systeem. Belangrijk is dat je dan opnieuw gaat kijken naar de manier waarop je werkzaamheden uitvoert in je organisatie.

Dat betekent dus dat je niet moet proberen om je huidige werkprocessen in een HR-softwaresysteem te stoppen, maar dat je eerst helder krijgt waarom je de processen op deze manier uitvoert, wat er goed gaat en wat beter kan. De vraag die daarbij leidend moet zijn, is: Waarom willen we digitaliseren en wat gaat dat ons brengen? Aan de hand van het antwoord hierop ga je je HR-processen helemaal opnieuw inrichten, want alleen dan kun je optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden van het (nieuwe) HR-systeem. Streef er daarbij naar om zoveel mogelijk processen te automatiseren. Voorkom dat er nog zaken handmatig moeten worden afgehandeld of dat documenten nog uitgeprint moeten worden.

Hoe zorg je dat goed voorbereid bent? Vraag je af hoe je straks wilt gaan werken. En hoe ziet de employee journey eruit? Zijn de data in je organisatie gestandaardiseerd: wat is bij jullie een fte en hoelang duurt een volledige werkweek? Als je een nieuw systeem gaat implementeren en er worden nog steeds verschillende definities gehanteerd, dan levert dat geheid problemen op als je koppelingen gaat maken met de salarisadministratie.

Eisen voor het HRIT-systeem formuleren

Het (nieuwe) HR-softwaresysteem is in de eerste plaats bedoeld voor alle medewerkers van de organisatie, en niet alleen voor de mensen van HR-professionals. HR moet dus zijn stakeholders (kerngebruikers) bij de keuze voor een nieuw systeem betrekken. Dat moet je bij voorkeur direct aan het begin van het traject doen.

Stel een werkgroep of projectgroep samen waarin naast mensen van HR en IT ook iemand zit van de financiële afdeling, de salarisadministratie, lijnmanagers en eventueel iemand van de ondernemingsraad. Zij kunnen vervolgens vanuit hun specifieke werkzaamheden input geven voor de eisen die aan het softwaresysteem worden gesteld: wat moeten zij ermee kunnen doen?

Daarnaast formuleer je vragen die met de aanschaf, het gebruik en het onderhoud te maken hebben. Denk aan vragen over de integratie met je eigen salarisverwerkingssysteem, het maken van rapportages en ook over onderhoud. De meeste systemen hebben twee keer per jaar groot onderhoud nodig. Is het mogelijk dat zelf te doen en zelf wijzigingen in het systeem aan te brengen? Zo niet, wat kost het dan om dat uit te besteden? En zo ja, zijn de mensen die je daarvoor nodig hebt, wel in je eigen organisatie aanwezig?

Business case opstellen

De aanschaf van een nieuw HR-softwaresysteem doe je maar een keer in de tien of vijftien jaar. Gelukkig maar, want het is een aanschaf die een flinke investering vraagt. Daarom is het verstandig om, zodra je op hoofdlijnen weet wat je wilt, een business case op te stellen. Daarin maak je een overzicht van de geraamde kosten en de verwachte opbrengsten die het nieuwe systeem met zich meebrengen. Richt je daarbij niet alleen op geld, maar ook op kwalitatieve opbrengsten.

Neem niet alleen op wat de licentie jaarlijks kost en de eenmalige kosten voor de implementatie, maar ook de totale kosten (Total Cost of Ownership, TCO): wat kost het om het systeem te gebruiken en te onderhouden gedurende de tijd dat je ermee werkt? Zo kunnen de TCO van een grote leverancier soms toch lager uitvallen dan die van een kleinere partij. Ook beschrijf je wat de aanschaf betekent voor de bedrijfsvoering van je organisatie.

De business case bestaat dus niet uit alleen maar financiële componenten. Het traject van oriëntatie, voorbereiding, selectie en implementatie zal een behoorlijk beslag doen op de aanwezige mensen en middelen in je organisatie.

Aanbieders selecteren

Is eenmaal duidelijk wat het systeem moet kunnen, dan is het tijd om te kijken welke aanbieders er zijn en wie een geschikte partij voor jouw organisatie kan zijn. Hiervoor moet je je goed verdiepen in wat er op de markt verkrijgbaar is en welke modules je mogelijk nodig zult hebben. Grotere organisaties huren hiervoor vaak een externe partij in die helpt een selectietraject op te zetten en uit te voeren.

Wil of kun je dat niet, dan kun je ook rondvragen bij vergelijkbare organisaties als de jouwe in je eigen branche en informeren met welk systeem zij werken en waarom ze daarvoor hebben gekozen. Ook kun je bij je administratiebureau of salarisverwerker te rade gaan.

Nodig vervolgens een beperkt aantal aanbieders uit, bijvoorbeeld een stuk of drie voor een presentatie en vraag ze een offerte uit te brengen. Om een leverancier te selecteren, kijk je welke het beste voldoet aan je eisenpakket. Natuurlijk spelen ‘zachtere’ criteria als de klik en de gunfactor hierbij ook een rol.

Met een goed HR-systeem kun je je HR-processen stroomlijnen en sneller inspelen op de veranderingen waar jouw organisatie mee te maken krijgt. De aanschaf van een HRIT-systeem is een intensief traject dat de nodige voorbereiding vraagt. In deze checklist staan daarvoor 7 tips.

HR-softwaresysteem implementeren

De implementatie van een nieuw HR-softwaresysteem kost behoorlijk wat tijd; dit kan gerust zes tot soms wel tien maanden in beslag nemen. Houd daar rekening mee bij de planning. Implementeren betekent dat je alle HR-processen (workflows) opnieuw gaat inrichten en in gebruik gaat nemen. Zorg dat medewerkers goed worden geïnformeerd over de live-gang. Het in gebruik nemen van een nieuw HR-systeem heeft grote impact op de medewerkers. Ook zij zullen er veel tijd mee kwijt zijn. Bereid ze daarom goed voor door onder meer het geven van demo’s en trainingen.

Lees ook: HRIT-implementaties: de 7 belangrijkste valkuilen om rekening mee te houden

Dit artikel is tot stand gekomen met medewerking van Bas Eggelaar van SuccessDay en Jon de Vries van De Bonte Bij.