Bijna een kwart van de organisaties in Nederland doet al aan een vorm van sourcing, zo blijkt uit recente onderzoeken. Daarmee volgt ons land de ontwikkelingen in Amerika en Engeland. Er bestaan overigens uiteenlopende gradaties van sourcing: compleet uitbesteden (outsourcing), gedeeltelijk uitbesteden (co-sourcing) of de benodigde expertise in huis halen (in-sourcing).

 

Voor welke vorm van sourcing wordt gekozen, kan voor iedere organisatie een andere reden hebben. Allereerst wordt onderzocht hoe de processen die eventueel worden uitbesteed, zijn georganiseerd. Wat zijn de kosten, en wat de risico’s bij uitbesteden? Dan rijst de vraag: in hoeverre is de markt in staat te leveren wat de organisatie wil uitbesteden en draagt dit ook bij aan de concurrentiepositie?

 

Het opstellen van een business case (hoe is het nu, wat verandert er bij uitbesteding?) moet sowieso gebeuren. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met verborgen kosten. Zo zijn er de migratiekosten om de verandering te realiseren en blijkt er vaak toch meer, kostenverslindende, aandacht van het management te zijn voor het project.

 

Voordelen van outsourcing:

• Goedkoper. De werknemers staan niet bij u op de loonlijst. Maar let op: pas na een specifieke beoordeling van de eigen situatie weet u zeker of outsourcing daadwerkelijk goedkoper is.
• Meer kwaliteit. De leverancier kan op grotere schaal specialistische kennis opbouwen en de uitbestedende organisatie kan zich op haar corebusiness richten.
• Continuïteit. Het is verleden tijd dat een HR-afdeling wegens ziekte een periode niet functioneert.
• Flexibiliteit. U betaalt per gevraagde dienst, in plaats van mensen op de loonlijst te hebben.

 

Nadelen van outsourcing:

• Het wordt zakelijker. Voor wie gewend is aan een persoonlijke dienstverlening is dit in het begin moeilijk.
• U heeft niet langer alles in eigen hand. Bij volledige outsourcing hebt u geen zeggenschap over hoe en wie, alleen nog over wat.
• U zit vast aan een langdurig contract. Bij outsourcing lopen overeenkomsten meestal tussen de drie en vijf jaar, terwijl een organisatiestructuur ineens volledig kan kantelen. Denk dus goed na of outsourcen past bij de langetermijnstrategie van uw organisatie.

 

Voorwaarden voor het effectief outsourcen van HR:

1. De HR-manager moet de HR-kolom als een business aansturen;
2. Denk goed na over wat u als HR-afdeling zelf aan diensten wilt aanbieden en wat een ander beter en goedkoper kan doen;
3. Betrek partijen (medewerkers, OR, klanten) in een vroeg stadium bij het project, nog tijdens de business case. Als u dit niet doet, kunnen betrokkenen argwanend worden en loopt u vertraging op;
4. Bepaal een freeze-moment wanneer u nog in de oude situatie verkeert. Leg alle hierop volgende mutaties vast, tot en met de invoering van de outsourcing. Zo kunt u bij de directie aantonen wat het project heeft opgeleverd;
5. Begeleid de betrokken medewerkers goed. Laat dit zo nodig doen door een onafhankelijke derde partij, want outsourcing veroorzaakt veel emotie;
6. Wees twee handen op één buik met de leverancier: durf elkaar de waarheid te zeggen en toon de wil om samen het project tot een succes te maken.

 

Lees ook het artikel Outsourcing: hoe zit 't juridisch?