Een gemiste kans! Ik deel graag mijn ervaring als communicatieadviseur bij HR-veranderingen. Of het nu gaat om beoordelen en belonen, CAO-aanpassingen, employability of e-HRM, deze vier tips leiden naar meer resultaat. 

1. Zoek de aansluiting met communicatie: hoe eerder, hoe beter

Vroegtijdige inbedding van communicatie leidt tot meer begrip aan de onderhandelingstafel en legt de basis voor draagvlak en betrokkenheid die je later keihard nodig hebt. Ik geef een voorbeeld: de HR projectgroep, verantwoordelijk voor een verandertraject, betrok mij als communicatieadviseur terwijl de onderhandelingen over de nieuwe CAO maar net gestart waren. Ik las actief mee met de stukken en bracht het communicatieperspectief in aan de onderhandelingstafel. Hierdoor sloten onze processen goed op elkaar aan. Doordat ik nauw betrokken werd en alle informatie uit eerste hand ontving, schakelde ik snel op de inhoud. Andersom kreeg de projectgroep het communicatieperspectief vroeg mee. Deze wederzijdse betrokkenheid zorgde voor een gedragen communicatiestrategie, waar we snel de handen voor op elkaar kregen. De samenwerking bracht niet alleen de vaart erin, maar leverde ook draagvlak en aansprekende communicatie richting medewerkers op. Al met al een gouden greep.

2. Veranker de communicatiestrategie ín het onderhandelingsakkoord

‘De juiste boodschappen op het juiste moment via het juiste kanaal’, met dit soort communicatie dooddoeners kom je tegenwoordig niet meer weg. Het gaat er bij veranderingen niet om ‘dat’ er wordt gecommuniceerd, maar eerder om het ‘hoe’, de strategie. Bij een van mijn opdrachtgevers, formuleerden we al tijdens de onderhandelingen de succescriteria voor verandercommunicatie en schetsten globaal de aanpak. In dit geval wilden we betrokkenheid creëren door leidinggevenden te helpen bij hun eigen communicatie, maar ook reality checks organiseren met medewerkers. Deze strategie brachten we actief in tijdens de onderhandeling. Doordat we lieten zien aandacht te hebben voor de impact op de medewerkers, werd de toonzetting milder. En kwam het akkoord weer een stap dichterbij.

3.  Maak het verhaal eigen

Het is essentieel dat grote veranderingen in organisaties door de directie gedragen en uitgedragen worden. Dat betekent dat je snel moet zorgen voor een communicatieve vertaalslag waar directieleden zich comfortabel bij voelen. Mijn tip: stap zo snel mogelijk uít het jargon en ín de belevingswereld van de medewerkers. Voor vakinhoudelijke HR-professionals is dit vaak een lastige stap. Hierbij is de hulp van een communicatieadviseur waardevol.

Ontwikkel samen het verhaal met een pakkende kernboodschap en hamer erop dat alle betrokkenen de bewoordingen consequent gebruiken in hun eigen presentaties richting directie en bonden. Strategische personeelsplanning wordt dan ‘de juiste medewerker op de juiste plek’ en Employability ‘regie op je eigen loopbaan’. Het zijn termen die aansluiten bij de beleefwereld van medewerkers, waardoor het verhaal steviger staat. Tegen de tijd dat directieleden aan deze gezamenlijke taal gewend zijn, kost het minder moeite zich op de gewenste manier te uiten richting medewerkers.

4. Samen uit, samen thuis voor een beter resultaat

Na de voorbereidende fase, is er die grote mijlpaal: de kick-off! Vaak zie je dat HR-werkgroepen vlak daarna worden ontbonden. Niet doen! HR en Communicatie: dit is het moment om samen de werkvloer op te gaan en je oor te luister leggen bij de medewerkers. Hoe is het nieuws ontvangen? Zijn er onduidelijkheden, zorgen? Hoe eerder je voor opheldering zorgt, hoe soepeler de acceptatie in latere fases van het veranderproces. Ook hier is samenwerking essentieel: HR haalt de informatie op, deelt de feedback met Communicatie en samen bepalen jullie of en zo ja, op welke manier je dit terugbrengt in de organisatie. Zo speel je samen kort op de bal.

Soms helpt vertragen, om daarna te kunnen versnellen. Tijdens een van mijn opdrachten kwamen we er achter dat de directie zich onvoldoende toegerust voelde om het veranderverhaal zelf te vertellen. De interventie was een extra inhoudelijke sessie met de directie en een aanpassing op de Q&A. Er kwamen extra spiegelgroepen, zodat de verandering nog breder gedragen werd. Deze extra stap zetten HR en Communicatie samen. Het leidde weliswaar tot vertraging, maar resulteerde uiteindelijk in een hogere acceptatiegraad. Alleen ga je sneller, samen kom je verder!