Beeld: Arbo Unie

“De meeste stress ontstaat wanneer mensen zich niet opgewassen voelen tegen de situatie”, zegt Anita Koops, arbeids- en organisatieadviseur bij Arbo Unie. “En het wordt erger als ze het idee hebben dat ze het alleen moeten doen. Hier geldt echt: gedeelde smart is halve smart. Als er even iemand met je meekijkt, word je praktisch geholpen én je merkt dat je niet de enige bent die ergens tegenaan loopt. Dat het niet aan jou ligt. Dat kan ontzettend opluchten. Waar dit uitblijft, krijg je professionele eenzaamheid. Het is goed als je met je collega’s praat over je weekend, maar voor ontwikkeling en groei is goede feedback de belangrijkste factor, anders blijf je ploeteren. Daar is sociale veiligheid een randvoorwaarde voor. Want om feedback te kunnen ontvangen, moet je zeker weten dat degene die de feedback geeft, het beste met je voor heeft, dat er geen dubbele bodem is. Zeker voor jonge mensen – dat kan ook ‘jong’ zijn in het vak is dat belangrijk. Je kan niks leren als je je niet veilig voelt.”

Geef onzekerheid de ruimte

Anita benadrukt dat werkgevers en leidinggevenden een grote bijdrage kunnen leveren aan het creëren van een sociaal veilige werkomgeving. Allereerst door duidelijk te maken dat fouten maken mag:

•  Laat ook je eigen onzekerheden zien en moedig zeker ervaren medewerkers aan om te delen waar zij zich onzeker over voelen of waar ze tegenaan lopen in het werk. Dat geeft anderen ‘toestemming’ om dat ook te doen.
• Organiseer een ‘Faalfestival’, waarin medewerkers hun vergissingen in de groep gooien. Om duidelijk te maken dat het niet alleen belangrijk is om successen te vieren, maar ook dat er zonder falen geen glans is.
• Realiseer je dat medewerkers soms dingen meemaken op het werk waar ze over willen praten. Zorg dat ze daar ook de gelegenheid voor hebben. Dat hoeft niet geformaliseerd, je kunt ook even bellen als iemand bijvoorbeeld voor het eerst een training heeft gegeven of de hele dag alleen op een kantoor heeft gezeten.

Omarm diversiteit

“Wat ook van belang is voor sociale veiligheid en verbinding, is dat je je welkom en onderdeel van de groep voelt”, vertelt Anita. “De meeste organisaties zeggen: ‘Natuurlijk, iedereen is welkom. We hebben mensen van kleur, van verschillende geaardheden, leeftijden, even veel mannen als vrouwen, uiteenlopende achtergronden.’ Maar waar het om gaat is: ben je ook bereid om je manier van werken aan te passen zodat al die groepen zich prettig voelen? Of is het: je mag hier zijn, maar dan moet je je wel gedragen zoals wij?

• Sta stil bij de vraag of je niet alleen een diverse, maar ook een inclusieve organisatie bent. Waarin je bereid bent om bijvoorbeeld een vergadering te verschuiven voor iemand met zorgtaken, om rekening te houden met de ramadan en werkplekken aan te passen voor collega’s met een beperking. En waar je ook echt alert bent op gelijke kansen voor iedereen.
• Stel je aannamebeleid én praktijk af op inclusie. Als sollicitanten worden afgewezen omdat ze bijvoorbeeld geen dialect spreken zoals iedereen, of omdat veganistisch eten ‘niet in het team past’, creëer je op lange termijn echt een probleem.
• Realiseer je dat ook hier geldt: wat jij als leidinggevende doet, is maatbepalend. Blijf openstaan voor en nieuwsgierig zijn naar mensen die anders denken.

5 tips voor het creëren en faciliteren van sociale veiligheid

Sociale veiligheid en verbinding ontstaat niet altijd vanzelf. Werkgevers en leidinggevenden kunnen hier op verschillende manieren een impuls aan geven.

1. Zorg voor dat er ruimte is voor het informele gesprek met elkaar. Als je bijvoorbeeld bijeenkomsten hebt, plan die dan ruim, zodat mensen ‘scharreltijd’ met elkaar kunnen doorbrengen. Zeker in deze tijd van hybride en online meetings schieten we soms door in efficiëntie (in de minuut dat de meeting begint loggen deelnemers in).
2. Koppel medewerkers aan elkaar die met vergelijkbare vragen rondlopen. Bijvoorbeeld door steungroepen te creëren of te faciliteren. Zoals een club voor medewerkers onder de 35 jaar. Bied daar volop ruimte voor – en laat ze hun gang gaan, zonder je met de invulling te bemoeien.
3. Bevorder ook verbindingen tussen medewerkers die juist niet op elkaar lijken. Dat kan door nieuwe medewerkers een ervaren buddy toe te wijzen, maar denk bijvoorbeeld ook aan lunchbonnen uitdelen waarmee medewerkers een collega kunnen uitnodigen die ze nog niet kennen, maar van wie ze wel meer willen weten.
4. Maak sociale veiligheid bespreekbaar. Zet het op de agenda, een vraag eens ‘Hoe gaat het met óns?’ in plaats van ‘Hoe gaat het met jou?’ Een effectieve manier om het gesprek op de onderlinge verbindingen te brengen, die ook heel geschikt is voor in een team of een groep.
5. Leer om vroegtijdig het gesprek met elkaar aan te gaan als er signalen van wrijving zijn. Je voorkomt daarmee dat het escaleert en je uit verbinding raakt. Dit zou een vaardigheid moeten zijn van elk teamlid.

Meer weten?

Arbo Unie kan helpen de sociale veiligheid in je organisatie te vergroten en verbinding te bevorderen. Onder andere met dialoog- en dilemmasessies waarbij we het gesprek op een laagdrempelige manier op gang brengen, door signalen van gebrek aan verbinding te onderzoeken en te analyseren, door leidinggevenden te helpen hun rol te pakken en door vaardigheden- en bewustwordingstrainingen te verzorgen. Wil je meer informatie over de mogelijkheden voor jouw organisatie, neem dan contact op met anita.koops@arbounie.nl.
Of download onze whitepaper ‘Sociale veiligheid. Een cultuur van veiligheid: geef ongewenst gedrag geen kans’ voor meer tips en informatie.