De termen ESS (Employee Self Service) en MMS (Manager Self Service) zijn inmiddels wel ingeburgerd in HR-land. Dat deze e- HRM tools van meerwaarde zijn en een positieve invloed hebben op de werkzaamheden van een HR-afdeling, is ook duidelijk. Door medewerker en management direct te betrekken bij dagelijkse HR-processen, wordt u verlost van een aanzienlijke hoeveelheid administratief werk. Veel minder duidelijk is wat het uiteindelijk oplevert: het rendement ofwel return on investment (ROI) uitgedrukt in zowel tijd als geld.

Uit onderzoek van softwareleverancier AFAS blijkt dat een groot gedeelte van de bedrijven die over een e- HRM systeem beschikt, niet optimaal gebruik maakt van de mogelijkheden. En dat is jammer, want een modern en geïntegreerd e-HRM softwaresysteem moet in staat zijn zichzelf binnen één tot drie jaar terug te verdienen. Door gebruik te maken van ESS & MSS, verdampt een aanzienlijk deel van de administratieve HR-werkzaamheden en blijft er veel meer tijd over voor organisatieadvies en een beleidsmatige invulling van HRM.

Iedereen streeft uiteindelijk naar hetzelfde doel: P&O by walking around. Helaas zijn HR-medewerkers en managers nog altijd te veel bezig met operationele zaken en te weinig met het werkelijke kapitaal van de organisatie; de mensen. De optimalisatie van tijdrovende HR-processen betekent, naast een reductie van de administratieve lastendruk, een forse afname van de interne papierstroom. Met als bijkomend voordeel dat de kans op fouten vermindert.

Papieren tijgers als verlofaanvragen, declaraties, verhuisberichten en verzuimmeldingen worden allemaal gedigitaliseerd en de afhandeling daarvan is vervolgens niet meer dan een druk op de knop. De kans op fouten neemt drastisch af omdat informatie nu eenmalig en bij de bron, de medewerker zelf, wordt vastgelegd. Medewerkers voeren dus zelf digitaal de mutaties door die anders op het bordje van P&O terechtkomen. Voor managers geldt dat zij bijvoorbeeld digitaal verlof kunnen goedkeuren en declaraties kunnen accorderen.

Vertaalslag naar euro’s

Allemaal mooi die voordelen, maar hoe maak je nu de behaalde tijdwinst en kostenbesparing hard? Tip: gebruik hiervoor een eenvoudig rekenmodel.Daarin is te zien wat de tijdwinst is. Vervolgens is de vertaalslag naar euro’s makkelijk te maken. Het model heeft als doel te laten zien dat door optimalisatie van hele basale HR-processen, al snel en makkelijk tijd en geld te besparen valt. Neem daarnaast ook de huidige kosten van de bestaande software in ogenschouw en danblijkt dat ook daar jaarlijks nog een fiks bedrag bespaard kan worden.

En dat is nog maar het begin want als HR-afdelingen echt serieus aan de gang gaan met digitalisering, dan lopen de besparingen nog veel harder op. Denk daarbij aan het digitale medewerkerdossier, competentiemanagement en digitale loonstroken.

Er wordt binnen veel bedrijven en organisaties wel over gepraat, maar er gebeurt te weinig. E-HRM kan een krachtige tool zijn, het moet alleen nog veel intensiever benut worden.

De mogelijkheden

• Wijzigen van persoonlijke informatie door de werknemer

(adreswijziging, huwelijk, etc)

• Aanvragen en accorderen van verlof.

• Online ziek- en hersteldmeldingen van medewerkers

• Digitaal beschikbaar stellen van personeelshandboek

• Digitaal beschikbaar stellen van cao’s

• Online nieuwsbrieven

• Digitale functiebeschrijvingen

• Kennis en vaardigheden in kaart brengen en vastleggen in het

digitale dossier

• Verzoeken en mogelijkheden voor opleidingen vastleggen

• Een digitaal prikbord voor vragen en opmerkingen van de

medewerker

• Een digitaal smoelenboek samenstellen

Rekenvoorbeeld ROI tijd

Verlofaanvraag	NAW-mutatie
Aantal medewerkers                     1800 Aantal vragen/pp                              5 Totaal aanvragen                             9000 Tijdsbesparing aanvraag              5 minuten Tijdsbesparing totaal              45000 minuten                                                        750 uur	Aantal medewerkers 1800 Aantal mutaties/pp 0,1 Totaal mutaties 180 Tijdsbesparing mutatie 5 minuten Tijdsbesparing totaal 900 minuten 15 uur
Onkostendeclaratie	Reiskostendeclaratie
Aantal medewerkers               1800 Aantal declaraties/pp               0,5 Totaal declaraties                  900 Tijdsbesparing declaratie     10 minuten Tijdsbesparing totaal              9000 minuten                                                  150 uur	Aantal medewerkers 1800 Aantal declaraties/pp 0,1 Totaal declaraties 180 Tijdsbesparing declaratie 5 minuten Tijdsbesparing totaal 900 minuten 15 uur
Ziekmeldingen	Totalen
Aantal medewerkers                  1800 Aantal meldingen                           3 Totaal meldingen                           5400 Tijdsbesparing melding                  5 minuten Tijdsbesparing totaal                  27000 minuten                                                        450 uur	Totaal tijdsbesparing 82800 minuten Totaal tijdsbesparing 1380 uur

Vertaald naar euro’s

Bij een gemiddeld uurloon van een HR-medewerker van € 20,00 per uur, realiseert een bedrijf of organisatie bijvoorbeeld een besparing van € 27.600 per jaar.

De voordelen

• Vermindering van administratieve activiteiten

• Elke medewerker een persoonlijk digitaal dossier

• Mutaties zijn tijd- en plaatsonafhankelijk

• Eenmalige invoer bij de bron

• Beperking van papierstroom

• Verminderde foutkans

• Empowerment van medewerkers

• Managementinformatie online beschikbaar