E-HRM: ‘The eForce is with you’

We kunnen er niet meer om heen, eHRM: met online vormen van assessments voor selectie en loopbaan, e-coaching, webbased training, employee-selfservice. De webtools worden steeds meer verfijnd en zo kan er steeds meer beroep gedaan worden op elektronische hrm-diensten. Het P&O-vak verplaatst zich naar het Internet. Hierdoor zien velen zowel bedreigingen (uitholling van het P&O-vak) als nieuwe kansen (de e-coach, e-hrm’er en door automatisering of uitbesteding meer tijd en accent op de rol van de P&O-er als strategische managementpartner).

Verschuivingen: de samenhang tussen technische ontwikkelingen, het P&O-vak en de rol van de P&O’er.

Het belangrijkste gevolg van deze ontwikkeling is het ontstaan van HRM als deels een doe-het-zelf aangelegenheid. De afhankelijkheden voor de medewerker van specialisten of P&O-functionarissen in de eigen organisatie (of een extern bureau) nemen af. Een beeld dat past bij het inmiddels vertrouwde appel op de nieuwe, zelfverantwoordelijke medewerker. Anno 2006 browsen werknemers hun nieuwe loopbaan tegemoet, maken zelf een keuze voor advisering en begeleiding en stellen online een persoonlijk ontwikkelingsplan samen. HRM wordt door de medewerker zelf elektronisch geregeld in navolging van de eigen bankzaken, verzekeringen, aankoop van boeken en CD’s. Het ‘doe-het-zelf’ gemak stelt de gebruikers in staat tot verdere concretisering van het eigen loopbaanmanagement. Met of zonder eerst adviezen ingewonnen te hebben bij e-consultants surfen zij door naar vacaturebanken of naar interessante organisaties om te kijken naar passende vacatures. Veel bedrijven bieden vervolgens al de mogelijkheid om rechtsreeks via het web te solliciteren.

Deze ontwikkeling heeft directe gevolgen voor het takenpakket van de lijnmanager of P&O-functionaris. Sommigen zien het als een uitholling van de HRM-functie, anderen daarentegen zien hierdoor juist de weg vrij naar een nieuw soort HRM-functionaris: de online of E-coach. De behoefte zal juist ontstaan voor wat betreft digitale kennis en vaardigheden rond webbased applicaties, intranetarchitectuur of virtueel leren. Tegelijk houdt dit in dat het aantal fysieke face-to- face contacten zal afnemen tussen een HRM-functionaris en de medewerker. Communicatie verplaatst zich naar het net door middel van e-mail, nieuwsforums, e-rooms. Er is hierdoor een tijdswinst denkbeeldig die de weg vrijmaakt naar langgekoesterde wens en noodzaak van de HRM’er als strategisch adviseur en business partner en als veranderkundige en changeagent.

Managen van informatiestromen

Maar ook het leren managen van nieuwe en veelzijdige informatiestromen wordt belangrijker. Een P&O’er krijgt directe toegang tot sleutelvariabelen als arbeidskosten of prestatie-indicatoren van een medewerkers en teams. Hij kan persoonlijke bronnen (bijvoorbeeld CV’s, opleidingen, wensen en verwachtingen) van medewerkers raadplegen. De kern is dat uit verschillende systemen informatie samenvloeit in een unieke, individuele interface waarmee de P&O’er zijn vak beoefent. Maar met ingewikkelde en intelligente systemen kunnen zelfs business trends en patronen geïdentificeerd worden die helpen bij strategische besluitvorming en beleidsontwikkeling. Een HRM-afdeling kan bijvoorbeeld arbeidskosten analyseren, de productiviteit vergelijken tussen afdelingen of teams en beloningssystemen op elkaar afstemmen (workflowmanagement). De integratie kan plaatsvinden door het inrichten van virtual communities waar de relevante gegevens samenkomen en waar via artificiële schifting gebruikersgegevens geïnterpreteerd worden teneinde alleen ter zake doende informatie aan te bieden (bijvoorbeeld herplaatsingregelingen sociaal plan, stimuleringsmaatregelen, Interim Functievervulling, pensioenregelingen direct gekoppeld aan gezinssamenstelling, leeftijd, salaris). De gebruiker wordt geïdentificeerd en krijgt toegang tot een veelvoud van voor hem of haar relevante informatie. Ook dient zo’n community ter stimulering van wederzijdse contacten tussen medewerkers onderling en tussen medewerker en de loopbaanmanager: een elektronisch platform voor loopbaanontwikkeling.

Kern is dat HRM door de opkomst van virtuele toepassingen minder afhankelijk wordt van een begeleidende functionaris in de eigen organisatie. De exclusiviteit van de kennis is niet meer voorbehouden aan de lijnmanager of personeelsfunctionaris. De professionaliteit wordt in bits en bytes vertaald.

Online coaching

Door al deze ontwikkelingen wijzigt het vak en de rolinhoud van P&O. Inhoudelijk zal de P&O’er minder hoeven te weten van bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden, maar juist meer van de mogelijkheden van netwerkapplicaties en de wijze waarop de interactie vorm gegeven moet worden. Het fysieke face-to-face contact zal plaats maken voor online coaching via bijvoorbeeld e-mail en news. Hij zal medewerkers gaan begeleiden in virtuele groepen.

Via het Internet of eigen intranet in de organisatie is het voor P&Oers moeilijk om een levensechte, sociale omgeving te creëren. Dit vraagstuk verwijst naar de sociale synergie van de virtuele omgeving, ofwel de mate van social presence. Sociale afstand in virtuele omgevingen kan leiden tot verlies aan (zelf)vertrouwen bij medewerkers en tot isolatie. De psychologische afstand kan te groot worden waardoor de effectiviteit van het medium juist weer teniet gedaan wordt. Nodig zijn derhalve personalisatie technieken die het ook in virtuele omgevingen mogelijk maken om in een informele sfeer te communiceren. Deze technieken zijn gebaseerd op specifieke netcompetenties die ingedeeld kunnen worden naar:

Virtual Socialization Skills

Leren en werken in virtuele communities vereist dat deelnemers en P&Oers in staat zijn via mail naast feitelijke informatie ook bewust informele smalltalk te genereren om een sfeer van bekendheid en vertrouwen te creëren. In teksten moeten signalen opgenomen worden die wijzen op de betrouwbaarheid van deelnemers en dat eist dat men verbaal sterk onderlegd is.

Virtual Collaboration Skills

De P&Oer en medewerkers moeten omgangsregels vaststellen, evenals regels voor de evaluatie van resultaten, tijdsmanagement, leren scheiden van inhoudelijke en persoonlijke interactie.

Technical Skills

Leren omgaan en hanteren van hardware (PC) en software (e-communicatie: mail, news, ftp, whiteboard, netmeeting).

De bovengenoemde condities zijn te benoemen als voorwaardelijke competenties voor het functioneren in virtuele omgevingen en gelden voor zowel de P&Oer als de medewerkers.

Maar er is ook sprake van het overbruggen van cultuurverschillen. De persoonlijke begeleiding via het Internet zal zich ook rekenschap moeten geven van de problemen en weerstanden met de digitale media te overbruggen. Maar ook zal rekening moeten houden met individuele verschillen, behoeften, leerstijlen en een daarop afgestemde stijl van coaching. Tot slot mag niet uit het oog verloren worden dat ook de persoonlijke ontmoeting tussen een P&O’er en zijn medewerker belangrijk blijven.

Voor P&O liggen er veel kansen om de unieke kracht van de internettechnologie in te zetten bij personele vraagstukken, advisering en begeleiding. Tegelijk zal men zich rekenschap moeten geven van de toename in het aanbod van loopbaanservices via Internet waarbij werknemers steeds meer zelfstandig en individueel hun personeelsaangelegenheden regelen Het identificeren van potentiële competenties, het opstellen van een loopbaanontwikkelingsplan, het zoeken van geschikte trainingen en aanvullende scholing wordt reeds door externe dienstverlenende bedrijven via het web aangeboden. Maar juist in de communicatie naar medewerkers en gebruikers blijven vaardigheden noodzakelijk die ten grondslag liggen aan het P&O-instrumentarium en niet zo gemakkelijk te automatiseren zijn: omgaan met mensen blijft immers mensenwerk.

Resumé: Veranderingen door virtualisering werkvloer

• HRM wordt meer een doe-het-zelf aangelegenheid, met online tools worden medewerkers hun eigen loopbaanmanager
• het takenpakket van de P&O-functionaris verandert sterk; hij zal minder hoeven te weten van arbeidsvoorwaarden, maar juist meer van de mogelijkheden van netwerkapplicaties en de wijze waarop de interactie vorm gegeven moet worden
• de exclusiviteit van de kennis is niet meer voorbehouden aan de lijnmanager of personeelsfunctionaris; de professionaliteit wordt in bits en bytes vertaald
• Zowel P&O’ers als medewerkers hebben nieuwe competenties nodig om in virtuele omgeving te kunnen functioneren: ’t gaat daarbij zowel om socialisatie-, samenwerkings- als technische vaardigheden