6 tips voor een beter inwerkprogramma

#1 – Bombardeer je nieuwelingen niet met een stapel papierwerk

Uiteraard moeten er op een moment in het inwerkprogramma papieren worden getekend, daar ontkom je niet aan. Maar niet alles hoeft voor de eerste dag binnen te zijn. Spreid het tekenen van al die paperassen en laat je medewerker deze in zijn eigen tempo insturen.

#2 – Ga regelmatig zitten met je nieuwe collega

Het inwerken van medewerkers kost tijd, vooral in de eerste maanden. En die tijd had je waarschijnlijk al niet, je neemt niet voor niets iemand aan. Maar vergeet niet om er écht voor je nieuwe medewerkers te zijn in die eerste paar maanden. Ga regelmatig even zitten en beantwoord alle vragen. Als je hier in het begin voldoende tijd voor neemt verkleint dit de kans op fouten, vergroot je de productiviteit na de inwerkfase en creëer je een cultuur waarin men zich gehoord voelt en herkent.

#3 – Wees je bewust van de regels

Dit is vooral belangrijk als het gaat om het inwerken van nieuwe medewerkers in de publieke sector, zoals bij overheidsinstellingen. Zorg ervoor dat iedereen (recruitment, afdelingsmanagers, HR) zich bewust is van de meest recente wet- en regelgeving rondom het aannemen van nieuwe medewerkers . Zorg daarnaast ook dat al deze betrokkenen toegang hebben tot de meest recente versies van documenten zoals Verklaring van Goed Gedrag.

#4 – Maak gebruik van technologie in je inwerkprogramma

We leven in 2017. Een inwerkprogramma (oftewel onboarding) is vandaag de dag echt meer dan de maandelijkse introductiedag met een praatje van de CEO en een rondleiding door het gebouw. Je bedrijf maakt ongetwijfeld gebruik van diverse technologieën en de kans dat je nieuwe medewerker een eigen smartphone heeft is zo ongeveer 99,8%. Maak hier dan ook gebruik van. Tegenwoordig regel je simpel een inwerkapp voor je medewerkers waar je nieuwe medewerkers thuis of onderweg naar kantoor hun inwerkprogramma kunnen volgen.

#5 – Ga voorzichtig en veilig om met persoonsgegevens

Nieuwe medewerkers aannemen betekent meestal nogal veel mailverkeer over paspoorten, identiteitsbewijzen, bankrekeningnummers en andere persoonlijke gegevens. Het veilig verzenden en bewaren van deze informatie is belangrijk. Zowel voor de privacy van nieuwe collega maar ook voor de veiligheid van je organisatie, want hacking & identiteitsfraude zijn aan de orde van de dag.

#6 – Maak er geen speurtocht van in je intranet-jungle

De beste manier om medewerkers goed in te werken is zorgen dat alles op één plek te vinden is. Denk aan (het tekenen van) documenten, eventuele handleidingen, video’s, een woordenboek of wie-wat-waar, presentaties, telefoonnummers en veel gestelde vragen. Het meest frusterend voor een nieuwe collega is tien keer dezelfde vraag stellen en tien keer een ander antwoord krijgen. Maak het hem of haar gemakkelijk. Dit levert jou uiteindelijk een productieve, meer betrokken en happy collega op!