Samenwerkingstress: vier manieren om overbelasting tegen te gaan
Samenwerken. De voordelen zijn aanzienlijk: meer innovatie en een groter reactievermogen op de markt. Een bekend Afrikaans gezegde luidt dan ook: alleen ga je sneller, samen kom je verder. Tot zo ver de voordelen. Er kleven inmiddels - samenwerken is in 12 jaar tijd met 50% toegenomen - ook veel nadelen aan: werknemers worden overweldigd en raken uitgeput. Positief nieuws is dat daar wat aan te doen is.
Dit blijkt uit het recente artikel How to Fix Collaboration Overload in de Harvard Business Review.
Instant messaging, e-mail en vergaderingen, samenwerken kan leiden tot overbelasting. Uiteraard kunnen werknemers zelf de hoeveelheid terugdringen. Maar ook organisaties hebben hier een verantwoordelijkheid, schrijven de auteurs. Zij onderscheiden vier manieren waarop intelligentere samenwerking mogelijk is.
1. Bescherm de focus: investeer gericht in tools en platforms
Samenwerkingstechnologieën moeten niet concurreren om de aandacht van werknemers. Organisaties moeten investeren in B2B-tools en -platforms, zoals workflow automation platforms en tools waarmee werknemers hun focus kunnen beschermen.
2. Laat werknemers hun tijd goed managen: investeer in collaboratieve intelligentie
Organisaties moeten werknemers uitrusten met collaboratieve intelligentie. Denk aan dashboards waarmee werknemers hun activiteiten kunnen vergelijken met die van anderen. Dit kan ertoe leiden dat mensen na gaan denken over de manier waarop ze hun tijd besteden. Hieruit kan bijvoorbeeld blijken dat iemand slechts een klein deel van de tijd besteedt aan een samenwerkingsproject en daardoor de voortgang belemmert - wat een stimulans kan zijn om de tijd beter te gaan managen en zich vaker bezig te houden met het project.
3. Vermijd chaotisch werken: stel organisatiebrede samenwerkingsnormen vast
Organisaties moeten strategisch te werk gaan bij het vaststellen van samenwerkingsnormen op het werk. Zij moeten het equivalent van een snelwegsysteem ontwikkelen, zodat hun werknemers de verkeersregels kennen om totale chaos te voorkomen. Denk aan een regel om één enkel, door het bedrijf goedgekeurd samenwerkingsinstrument te gebruiken, zodat afleidende e-mailtjes en appjes kunnen worden vermeden.
4. Doe desnoods een reset
Soms moeten organisaties een complete reset uitvoeren en samenwerkingspraktijken van de grond af aan opnieuw opbouwen. Dit dwingt medewerkers na te denken over de manier waarop zij hun tijd besteden. Zeker als het gaat om vergaderingen: het zorgt ervoor dat ze hun vergaderingen opnieuw plannen, en de structuur van elke vergadering (aantal deelnemers, lengte, ritme, aantal deelnemers) beter kan worden afgestemd op het doel ervan.
