‘Als het gaat om het klimaat, vragen we HR een beetje rebellie te tonen’

Natuurlijk, regelgeving vanuit de overheid is nodig. En het helpt ook enorm als het senior management van de organisatie ook zijn steun uitspreekt. Maar het is de HR-manager die samen met facility manager, of liever: workplace manager, zoals Charlotte Extercatte het noemt, in de praktijk de meters kan maken en échte verandering kan bewerkstelligen. “Dit zijn de mensen die de medewerkers kennen en de werkomgeving organiseren waarin de doelen van de organisatie kunnen worden gerealiseerd. Tevreden klanten, omzet, rendement… En ja, dat gaat ook steeds vaker om klimaatdoelen.”

Extercatte (1978) is niet alleen hoofdauteur van het recent verschenen boek Klimaatwerkers, met daarin aandacht voor enkele professionals die vanuit verschillende expertises, maar altijd met drive en overtuiging de CO2-uitstoot van hun organisatie weten terug te dringen. Ook is ze initiatiefnemer van 100MonthstoChange, een in november vorig jaar gestart wereldwijd platform van professionals die versnelling willen om de klimaatdoelen van 2030 te behalen. En facility management én HR spelen daarin dus een grote rol, zegt ze.

Waarin schuilt volgens jou het geheim van een succesvolle klimaataanpak in organisaties?

“Ik spreek veel facility managers en HR-professionals, en merk een grote betrokkenheid en welwillendheid. Er kan technisch ook echt al een heleboel. De uitdaging is vooral, merk ik: hoe krijg ik het verkocht in de organisatie? En met name: hoe krijg ik het geregeld in de chaos van de tijd? Dan is het weer corona, dan is het oorlog, dan gaan de energieprijzen door het dak. Hoe gaan we om met die dynamiek?

‘Precies dat stapje ertussen – hoe wek je beleid tot leven? Hoe ga je van doel naar praktijk – daar is het samenspel van HR en de facility manager zo belangrijk’

Op papier is er vaak al best veel beleid. En heeft de organisatie bijvoorbeeld een net zero-doelstelling opgeschreven. Maar precies dat stapje ertussen – hoe wek je beleid tot leven? Hoe ga je van doel naar praktijk – daar is het samenspel van HR en de facility manager zo belangrijk. Bijvoorbeeld door consequent duurzaamheid in het wagenpark door te voeren. Andere keuzes te maken in catering. Of significant energie te besparen in de gebouwen. Dat is niet alleen direct relevant om praktische doelen te halen. Het geeft ook een sterke impuls aan medewerkers en inspiratie om in hun dagelijks werk in de kernprocessen ook andere keuzes te maken. Onbewust worden we door dit soort omgevingsfactoren beïnvloed en positief geïnspireerd. Dit soort stappen doen er dus echt toe.
Dat bruggetje slaan tussen beleid en praktijk, dat hebben we met z’n allen nog niet zo vaak gedaan. Maar we merken ook: daar waar HR en facility management in staat zijn een slimme coalitie te smeden met andere stakeholders, gecombineerd met een persoonlijke visie en een goed verhaal, dáár vindt de vernieuwing plaats.”

Het hogere management snapt het belang van duurzaamheid inmiddels ook. Hoe belangrijk is de overtuiging van HR en facility management dan nog?

“Je merkt in de praktijk dat de systemen niet altijd meer passen bij de oplossingen die nodig zijn. Een standaard begroting kijkt bijvoorbeeld hooguit 3 jaar vooruit. Maar daar kom je niet meer mee uit als je het over duurzaamheid hebt. En je moet sowieso oppassen met het duurzaamheid noemen, denk ik. Dan wil het nog wel eens een hete aardappel worden. Want van wie is het dan?

Ik merk in de praktijk dat HR en facility management dingen vaak heel goed kunnen regelen en organiseren. Als er een concreet doel wordt gesteld, wordt het meestal echt wel gefixt. Die uitvoeringskracht is enorm. Alleen: er zijn zóveel onderwerpen aan de hand. We nemen in de drukte niet altijd de tijd om even stil te staan en ons af te vragen: wat zijn we met elkaar aan het doen? En zijn we de juiste stappen aan het zetten?

Ook HR is hierin volgens mij heel belangrijk. Die moeten bijvoorbeeld verwachtingen managen rondom de vraag: hoe werken we hier nou eigenlijk? Waar staan we voor? Wat vinden we belangrijk? Hoe werken we met elkaar? De kwaliteit van die samenwerking tussen een aantal groepen in de organisatie blijkt elke keer weer cruciaal. Een hybride en duurzame werkplek biedt hiervoor handvatten en organiseert eigenlijk het gewenste gedrag van de medewerkers en bezoekers.”

Maar het moet wel beginnen met iemand met een overtuiging?

“Uit onderzoek is gebleken dat als je intrinsiek gemotiveerd bent je 10 tot 12 procent meer vooruitgang boekt op die verduurzaming. Je bent dan net wat meer nieuwsgierig, houdt het net wat langer vol. Dan ga je bijvoorbeeld ook ’s avonds net wat langer door met nadenken over een oplossing voor je koffiebekers of verduurzaming van je gebouwen. Het voelt dan overigens niet als ‘werk’.

Dat is ook wel een sneeuwbaleffect dat wij proberen na te streven. De inspiratie bieden. En dat anderen daar dan op aanhaken. Traditioneel werkt facility management, en ook HR, vaak vanuit een budget en een opdracht. Deze omslag vraagt meer regie vanuit de professional zelf op: welke bijdrage wil ik leveren aan de purpose van een organisatie vanuit mijn rol en vakmanschap? Wat vind ik dan de ultieme medewerkersbeleving of werkplek? Waar droom ik van en wat is dan de eerste en beste stap die ik kan zetten om die droom te realiseren – en wie heb ik daar bij nodig?”

Een duurzaam pand zoeken is één, de kroket uit de kantine halen is lastiger…

“Het hele euvel is niet de techniek. Als facility manager kun je op je app gewoon de kachel 2 graden lager zetten, geen probleem. Maar waar het om gaat is dan het mensenwerk: er is dan bijvoorbeeld een beslisboom voor die weken kost of er zijn mensen die denken: op mijn kamer draai ik het toch wat warmer – niemand die het merkt. De crux is dan dat je de mensen moet meekrijgen. Dan helpt het als je een motiverend verhaal hebt met visie waaraan mensen willen meewerken. Dan opeens kunnen beslissingen sneller of is een trui aan op het werk snel de nieuwe norm.

Ik was bijvoorbeeld laatst bij een bouwbedrijf dat dacht aan grondstoffen met minder CO2-impact; houtbouw en gerecycled materiaal. Maar bij de koffieapparaat stond een bak met allemaal single packed koekjes. Toen hebben we dat gebruikt als metafoor. Stel dat we dit koekje willen vervangen, wat komt daar dan bij kijken? De technische oplossing bleek er al snel te zijn, maar wie gaat het nu regelen? Iedereen keek rond. Toen kwamen we uit bij de baas, die moest de opdracht geven. Die zei: haal maar de koekjes weg. Maar toen dat gebeurde, was iedereen over de kling. Er was geen uitleg gegeven. Ja, dan komt er natuurlijk wel weerstand. Dat doen ze de volgende keer wel anders.

Maar draai je het om, en maak je hier een goed verhaal omheen, en bied je ook een alternatief aan, dan kun je het juist in je voordeel laten werken. Dan wordt het een duw in de rug van het grote verhaal, van het werken aan die nieuwe toekomst, van de transformatie die je als bedrijf wil doormaken. We willen anders omgaan met materialen. En dat begint vandaag – met een ander koekje. Met minder suiker en minder verpakkingsmateriaal. En morgen doen we dat voor onze bouwprojecten: woningen, kantoren, ziekenhuizen. Zo maak je de verbinding. En dan zie je ook het effect van de verandering. Maar je ziet dus ook: als je het niet goed orkestreert, dan kan het zelfs schadelijk zijn voor je motivatie en je resultaat.”

Is de HR-manager van de toekomst een verhalenverteller?

“Nou, de facility manager en HR-manager gaan beide vaak wel over die kleine dingen, zoals de koekjes. Maar die doen er dus echt toe in die positieve beweging die je met elkaar wil maken. Juist omdat het zo praktisch is kunnen ze daar het verschil in maken. Direct en vooral indirect.

Een verhaal erbij maken helpt enorm. Dat is ook waarom we dit boek schrijven. Veel mensen zetten thuis de verwarming al wat lager, maar zodra ze dan op kantoor komen denken ze: de baas betaalt, wat maakt het uit? Daar moeten we echt vanaf. We vragen de HR- en facility manager dan ook een beetje rebellie te tonen. Hier past die traditionele, langdurige beslisboom in organisaties niet meer bij. Onze tip: vorm je eigen krachtteam, en straal urgentie uit. Zorg dat je altijd minimaal 4 medestanders hebt. In je eentje red je het namelijk niet, als je een rebels idee verder wil brengen.

Veerkracht: 10-stappenplan

In het boek beschrijven we de lessen van klimaatpioniers: die bewijzen immers al dat het mogelijk is om de klimaatdoelen te halen. Om die lessen simpel door te geven, gebruiken we het acroniem VEERKRACHT. Dat staat voor tien stappen.

In de eerste plaats zorg je voor goede randvoorwaarden:

1. een voorstelbare visie formuleren,

2. ecosystemen creëren,

3. energie geven en

4. ruimte maken.

En in de volgende fase start je in sprint een beweging :

5. een kompas formuleren,

6. rollen verdelen,

7. actie met ambitie definiëren én doen,

8. een community bouwen,

9. je horizon herijken,

10. en ten slotte: trots en transparant zijn.”

Wat zijn daarbij je belangrijkste lessons learned?

“In coronatijd hebben we gezien dat snelle verandering mogelijk is. Dat willen we hier ook vooral aanmoedigen. Een les die we daarnaast geleerd hebben is het belang van je eigen contacten en je eigen netwerk. We noemen dat ‘Community bouwen’ in het model, stap 8. Via die contacten kun je snel in contact komen met oplossingen om te verduurzamen. Die kennis kun je niet meer ophalen via een training, maar komt echt uit in- en externe netwerken, zo blijkt. Daar gaat de versnelling vandaan komen. Kijk wat anderen doen en hou daarmee verbinding.

Als je buiten je werk eigenlijk geen contacten hebt, en geen ecosysteem waarin je hulpvragen kunt stellen, dan blijkt het een stuk moeilijker om snel mee te bewegen in die verandering.
We werken vanuit de gedachte dat alle organisaties willen werken vanuit toekomstbestendigheid. Dus: kun je in 2030 nog wel bestaan? Als je op dit onderwerp geen beweging maakt, wordt dat volgens ons heel lastig.

Ik pleit daarbij wel ervoor het vooral positief en dichtbij te houden, wil je mensen aangezet krijgen tot actie. Klimaatverandering wordt momenteel steeds meer concreet, van overstromingen in Limburg tot omgewaaide schuttingen en hoge energierekeningen. Maar ik wil het niet vanuit doemscenario’s benaderen. Het is ook gewoon tof, echt leuk om hiermee aan de gang te gaan. Het is bijvoorbeeld ook gaaf om te kunnen zeggen: we hebben er 10 jaar aan gewerkt, maar we drinken nu met het hele bedrijf wel allemaal biologische melk. Of we maken tapijttegels die meer carbon opnemen dan uitstoten, zoals Interface doet. Dat is toch ook inspirerend?

De duurzaamheidsscene is nog wel eens in staat om het onderwerp heel zwaar en groot te maken. Maar dat is vaak contraproductief, daar krijg je mensen niet mee in beweging. Het is bewezen dat je 50% meer resultaat krijgt als je een positief perspectief biedt in verandering. Daarom houden wij het graag leuk en luchtig. En willen we bijvoorbeeld spel- en competitie-elementen inzetten. En mooie, menselijke verhalen blijven vertellen. Want met mooie verhalen kun je heel veel positief maken en mensen meekrijgen en het leuk maken om aan mee te werken. Niet: we werken aan duurzaamheid. Maar: we werken samen aan de toekomst. Dat is voor mij de sleutel.”

Lees ook: Medewerkers vloerenbedrijf zelf aan de slag met duurzaamheid

Enthousiast geworden?

Wil je weten hoe jij in jouw werk en/of organisatie om kan gaan met klimaatverandering? Wil je jouw collega’s of partners inspireren met een uniek verhaal? En concrete handvatten ontvangen om aan de slag te gaan met de klimaatopgave? Kom dan naar de bijeenkomst 100MTC Movietime – Beyond Zero op 14 juni, in het Omniversum in Den Haag. Of volg het platform op linkedIn : 100 Months to Change NL of online op www.100monthstochange.nl

Lees ook: Groeiende samenwerking FM met HR en ICT, maar geen gezamenlijk budget

Praktijkvoorbeeld: Geert-Jan Engelen (Schüco Nederland)

“Als ik ergens van overtuigd ben, laat ik niet meer los”, zegt Geert-Jan Engelen in het boek Klimaatwerkers. En overtuigd dat er iets moet gebeuren tegen klimaatverandering, óók op de werkvloer, dat is hij op een gegeven moment. Dus gaat hij als projectmanager bij de Nederlandse vestiging van de Duitse systeemaanbieder Schüco volop aan de slag met duurzaamheid. Meer vanuit de drijfveer om kansen te benutten en daar erkenning voor te krijgen overigens dan om ‘het redden van de wereld’, zoals hij zelf zegt. “Ik vind het gewoon lekker om dit duurzaamheidsverhaal voor elkaar te krijgen.”
Zo benadert hij het onderwerp vaak ook bij zijn collega’s, die bij voorkeur praten over technologie, en in die techniek ook meestal de oplossingen voor problemen zien. Maar “echte impact krijg je pas als je durft te sleutelen aan je businessmodel”, zegt hij. En dus besloot hij het een paar jaar geleden anders aan te pakken. “Ik vertelde de collega’s op een gegeven moment over overshoot day, de dag waarop we meer van de aarde vragen dan ze aankan. Niemand in de groep kende dit fenomeen. Ze waren er zeker een minuut stil van. Dat was mooi om te zien.”
Zo wil hij laten zien: wil je de werelddoelen vertalen naar je eigen bedrijf, dan kom je er niet met louter technische oplossingen. “Dan zul je echt je mindset moeten veranderen.” Via bouwprojecten als het kantoor van Alliander in Duiven, het eerste energiepositieve gebouw van Europa, en de Triodos Bank in Zeist, ziet hij dat zijn missiewerk bij Schüco inmiddels zijn vruchten begint af te werpen. Zelfs de CEO is inmiddels overtuigd geraakt van de kansen die een klimaatvriendelijke aanpak het bedrijf biedt. “Het kost tijd en voorwerk”, bespiegelt Engelen zijn werk van de afgelopen jaren. “Maar als er momentum is, moet je dat benutten door snel te schakelen. En alles komt nu samen.”