Advocaat Joost Kokje over het effect van de nieuwe ESG-regels voor HR

Ruud Coumans en Toine Al spraken hierover met Joost Kokje, advocaat en junior-partner bij Wieringa Advocaten, en gespecialiseerd in ESG-wetgeving in aflevering 85 van de podcastserie over innovatie en leiderschap in HR.

‘HR zal dan moeten gaan identificeren wat de status is in het bedrijf: Hoe divers zijn wij? Wat is de verhouding man-vrouw? Wat is de verhouding in etniciteit?’

Kun je ons kort uitleggen waarom organisaties met ESG bezig moeten zijn?

“In deze tijd met z’n global warming, waarin we steeds meer oog hebben voor mensen en welzijn, ontkomen we er niet meer aan om na te denken over duurzaamheid. In navolging op de Green Deal, komen er vanuit Europa nu twee belangrijke richtlijnen over hoe wij ervoor kunnen zorgen Dat een ieder bezig is met ESG. Niet alleen ten behoeve van het klimaat, maar ook het welzijn van mensen.

De eerste richtlijn betreft due diligence en eist dat bedrijven die activiteiten uitoefenen in de Europese Unie, hun bedrijfsvoering onderzoeken; ze moeten een plan van aanpak maken en elimineren wat niet duurzaam is. De tweede richtlijn is het reporting directive. Die bepaalt dat bedrijven in hun jaarverslag aan de buitenwereld moeten vertellen hoe ze bezig met duurzaamheid in de breedste zin des woords. En die verslaglegging ,maar ook het onderzoek betreft de volledige waardeketen van bedrijven.”

‘Bedrijven moeten de buitenwereld vertellen hoe ze bezig zijn met duurzaamheid’

Wat houdt die waardeketen in?

“Dat zijn alle zakenrelaties waar een bedrijf mee werkt. Van ieder bedrijf in de waardeketen wordt straks verwacht dat ze informatie leveren over hoe duurzaam ze werken – van de partij die de grondstoffen uit de grond haalt, via alle partijen die ertussen zitten tot jouw eigen organisatie. Er komt nu een flinke omzwaai in de gedachte hoe om te gaan met ESG door die twee nieuwe Europese richtlijnen.”

Wat is de rol van HR hierin?

“Die rol is cruciaal, vooral bij de sociale component van ESG. Onder sociaal valt heel veel. Bijvoorbeeld arbeidsgelijkheid: de gelijke behandeling van man en vrouw, diversiteit op de werkvloer, gelijke beloning, bescherming van arbeidsgehandicapten.

Ook goed werkgeverschap heeft een sociale component: je moet als bedrijf oog hebben voor de belangen van het personeel en voor thema’s als arbeidsomstandigheden en inclusie. HR is, zeker bij grote bedrijven, nu al verantwoordelijk voor beleid op het gebied van duurzaamheid, inclusie, gelijke beloningen en arbeidsomstandigheden.”

Hoe zit dat bij het MKB?

“Daar is minder slagkracht. HR of de directie is daar vooral bezig met de dagelijkse gang van zaken: problemen oplossen, van hot naar her rennen. Ze zijn logischerwijs nog weinig bezig met de nieuwe ESG-richtlijnen. Wat staat te gebeuren, is dat van bovenaf, dus van de directeur of van legal, de opdracht zal komen: voorzie ons van informatie. Ook al rust er onder de ESG-richtlijnen namelijk geen directe verplichtingen op het MKB, ze maken vaak wel uit van de waardeketen, waardoor ook voor het MKB ESG ineens relevant wordt. HR zal dan moeten gaan identificeren wat de status is in het bedrijf: Hoe divers zijn wij? Wat is de verhouding man-vrouw? Wat is de verhouding in etniciteit? Wat doen wij met beloning? Welke criteria hanteren we bij het aannemen van personeel?”

‘Aan HR de taak om met een plan te komen voor de sociale component’

Wat moet HR vervolgens doen met al die gegevens?

“Wanneer je dat in kaart hebt gebracht, zul je als HR ook met oplossingen moeten komen die je kunt meegeven naar boven, bijvoorbeeld als blijkt dat je als bedrijf helemaal niet divers bent. Je moet dan wel met een plan komen. Daarbij hebben mkb’ers hulp nodig van grotere bedrijven in de waardeketen. De ESG-richtlijnen voorzien daar ook in, wat relevant is voor het MKB om bewust van te zijn.

Dus aan die bedrijven de opdracht ervoor te zorgen dat mkb-bedrijven in staat zijn – en de dwang voelen – om daarover informatie te delen en actief mee bezig te zijn. HR zal straks daadwerkelijk de opdracht krijgen om de sociale component goed in kaart te brengen, en zal een plan moeten bedenken.”

Jeetje, dat gaat best ver, Joost!

“Ja, dat gaat heel ver, en de implementatie van de nieuwe richtlijnen gaat ook heel snel. Want de reporting directive voor het jaarverslag wordt al in 2025 ingevoerd, en dat betekent dat grote bedrijven al moeten gaan rapporteren over 2024. Dus je zou eigenlijk nu al bezig moeten zijn met je duurzaamheidsbeleid en je ESG-beleid.”

Welke uitdagingen komen organisaties tegen rondom ESG en hoe kunnen die het beste worden aangepakt?

“Dat is mede afhankelijk van hoe groot de onderneming is. Laten we een middelgrote onderneming pakken met 200 werknemers, en een HR-afdeling van twee of drie personen. Die zijn druk bezig met hun organisatie, en missen vaak de slagkracht om met duurzaamheidsvraagstukken aan de slag te gaan.

Dus de uitdaging is sowieso voor HR om het fiat te krijgen om hier gerichter mee bezig te zijn en er tijd voor vrij te maken. En dan is het ook nog een uitdaging voor HR om uit te vinden waar ze bij de sociale component op moeten letten, waar kansen liggen en waarop de onderneming moet verbeteren”

Hoe kom je erachter wat jouw verplichtingen als HR zijn?

“Wat jouw verplichtingen zijn, zal straks wel duidelijker en concreter worden, mede door de druk vanuit grotere bedrijven en doordat de ESG-richtlijnen in de Nederlandse wetgeving zal worden geïmplementeerd. Als we weer kijken naar dat bedrijf met 200 werknemers en drie HR-medewerkers: grotere bedrijven komen dan met gerichte vragen op basis van de ESG-wetgeving. Zij moeten immers rapporteren over verschillende onderdelen, en komen dan met vragen als: ‘Hoe ziet het diversiteitsbeleid eruit bij jouw organisatie? Wat voor werktijden hanteer je? Hoeveel vrijheid geef je je personeel om thuis te werken?’

Dat kan best ver gaan. En als dan blijkt dat er moeilijke of misschien minder sociale componenten in het bedrijf zijn, is het de taak van HR om dat op te pakken. Immers, het risico bestaat anders dat je als onderneming een cliënt verliest, minder concurrent bent en minder aantrekkelijk bent voor goed personeel.”

Wat zijn jouw tips aan HR-professionals in kleine bedrijven om zich op de nieuwe richtlijnen voor te bereiden?

“Bij een klein bedrijf, waar jij de enige bent die HR doet, is de allerbelangrijkste tip: maak dit bespreekbaar met de directeur en ga kijken van welke waardeketen jouw organisatie deel uitmaakt. Dus waar leveren we aan? Wat voor diensten verlenen we?

En kijk vooral waar het laaghangend fruit is. Dus kijk even wat voor beleid er al gehanteerd wordt om een diverser personeelsbestand te hebben, of wat voor kansen al voor promoties geboden worden, en hoe het zit het met arbeidsgelijkheid. Dus ga daar gericht mee bezig én schrijf dat op, want dan kun je later aangeven: we zijn ermee bezig geweest.”

‘Kijk bij ESG-beleid eerst waar het laaghangend fruit zit’

Heb je ook tips voor middelgrote bedrijven?

Voor bedrijven met een paar HR-mensen is er een verdergaande plicht om ook echt iets met de nieuwe richtlijnen te doen. Het streven van middelgrote bedrijven zou moeten zijn om te kijken of ze zelfstandig aan die Europese wetgeving kunnen voldoen.

Je kunt concreet gaan kijken: wat ben ik voor organisatie? Waar sta ik in de markt? Het vergt tijd, moeite en energie om een plan te maken hoe je op thema’s die jij van belang vindt, een meer social beleid kunt voeren. Uiteindelijk zal de organisatie moeten worden doorgelicht, al dan niet met externe hulp. Om die manier behouden middelgrote bedrijven ook hun concurrentiepositie naar elkaar toe. De grote onderneming waarde richtlijn in principe op doelt, zal immers bij voorkeur me teen bedrijf in de waardeketen zaken doen die op het thema van ESG goed scoort.”

En de grote bedrijven, wat moeten die doen?

“Die ontkomen er niet aan om nu al bezig te zijn met het complete ESG-beleid. Zo hoorde ik dat Ahold 40 man extra aanneemt om de ESG-richtlijnen op een goede manier in de organisatie te implementeren en uit te voeren. En dan moet je bedenken dat er naast de Europese richtlijnen (die in Nederland worden geïmplementeerd) ook nog eens aparte Nederlandse ESG-wetgeving komt waar bedrijven aan moeten voldoen.”

Heb je nog een laatste advies aan de HR-professional die voor het eerst te maken krijgt met de uitdagingen rond de ESG?

“De allereerste tip is uiteraard: kom naar de masterclass die we organiseren bij HR Academy. En daarnaast: maak dit onderwerp bespreekbaar met de directeur en met legal. Wijs ze erop dat dit thema impact gaat hebben, en benadruk de risico’s en kansen.
Risico’s zijn dat grote bedrijven niet meer met je willen samenwerken of dat investeringen uitblijven. Kansen zijn er ook: met een goed ESG-beleid ben je aantrekkelijker voor bepaalde bedrijven om mee samen te werken, en je kunt gemakkelijker goed personeel vinden.”

Tijdens HR Day 2024 legt Joost Kokje in zijn sessie ESG in HR uit voor wat voor uitdagingen het bedrijfsleven staat en hoe HR hierbij kan helpen. De focus ligt op de S in ESG van Social, waarbij bestaande en toekomstige wet- en regelgeving aan bod komt.