Binnen Stichting Philadelphia Zorg (SPZ) is een nieuw instrument ontwikkeld dat goede ondersteuning moeten bieden aan medewerkers om juist over deze thema’s de dialoog met leidinggevenden aan te gaan.
Vanuit de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker hiervoor en op een speelse en doelgerichte wijze. Dit instrument heet het Resultaat & Ontwikkelgesprek (R&O-gesprek). De eerste ervaringen met het instrument zijn inmiddels opgedaan, waarmee duidelijk wordt of dit instrument de toegevoegde waarde levert voor medewerker en leidinggevende in tijden van (grote) veranderingen binnen en buiten de organisatie. Het antwoord hierop is onomwonden: ja!
Binnen Stichting Philadelphia Zorg (SPZ), een sterk veranderende, landelijke zorgorganisatie die begeleiding biedt aan cliënten met een verstandelijke beperking, is in 2013 het instrument R&O-gesprek ontwikkeld. Doel van dit instrument is om de medewerker met zijn/haar leidinggevende de dialoog aan te laten gaan over diens functioneren, professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Het instrument is ontwikkeld met als uitgangspunt dat het:
- De medewerker moet stimuleren door handvaten te bieden om eigen verantwoordelijkheid te nemen voor het eigen functioneren, de professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Vanuit het motto van SPZ: het beste uit jezelf, ten bate van onze cliënten.
- Medewerkers moet prikkelen om zelfbewuster en dynamischer te worden in een sterk veranderende omgeving en organisatie en functie. Hij pakt hier in de regie.
- Een medewerker ondersteunt bij het aangaan van de dialoog met de leidinggevende hierover.
- Een leidinggevende ondersteunt om de medewerker vanuit een coachende stijl van leidinggeven hierin te begeleiden.
- Overzichtelijk, gemakkelijk toepasbaar, simpel, handzaam en uitnodigend moet zijn.
- Naadloos moet aansluiten op het HR-instrumentarium dat gebruikt wordt binnen de organisatie.
In 2014 zijn binnen SPZ een groot aantal medewerkers met hun leidinggevende deze dialoog aangegaan, met behulp van het instrument R&O-gesprek. In juli 2014 is een evaluatie gehouden onder de gebruikers om vanuit de eerste ervaringen met dit nieuwe instrument te kunnen bepalen of het aansluit bij de hierboven genoemde uitgangspunten.
Een inkijkje in het instrument R&O-gesprek
Het instrument R&O-gesprek bestaat uit een aantal onderdelen. Dit zijn:
- De praatplaat loopbaankompas;
- 360° feedbackformulier;
- De handleiding voor leidinggevenden;
- Afsprakenblad.
Een korte beschrijving van deze verschillende onderdelen aan de hand van hoe het instrument in de praktijk wordt toegepast.
Bij de voorbereiding op het R&O-gesprek haalt de medewerker feedback op bij een aantal collega’s waar deze mee samenwerkt. Deze feedback wordt opgehaald met het 360° feedbackformulier. Vervolgens bereidt de medewerker zich voor door het centrale document van dit instrument, de praatplaat loopbaankompas, te doorlopen en in te vullen. Deze praatplaat speelt een centrale rol binnen het R&O-gesprek en bestaat uit acht stappen. Bij het doorlopen en invullen wordt gebruik gemaakt van de feedback die inmiddels is opgehaald bij collega’s, het functieprofiel, behorende bij de functie van de medewerker en het competentiewoordenboek. In het competentiewoordenboek staan de competenties uitgelegd die in het functieprofiel staan benoemd. De acht stappen zijn achtereenvolgens:
- Wat is jouw focus? Welke dromen, drijfveren of ambitie zit hier achter?
- Wat is de focus van de organisatie? Zijn er ontwikkelingen binnen en/of buiten de organisatie die jouw werk (gaan) beïnvloeden?
- Wat presteer je? Welke resultaten zijn zichtbaar in en door je werk?
- Hoe kom je tot deze resultaten? Welke competenties zet je hierbij in?
- Welke kennis, vaardigheden en opleiding zijn vereist?
- Wat is van invloed op jouw duurzame inzetbaarheid?
- Beoordeling van het niveau van presteren en potentieel.
- Wat is de focus van jouw professionele ontwikkeling en loopbaan? Welke afspraken ga je hiervoor maken?
STARR
Elke stap is voor de medewerker verder uitgewerkt met praktische hulpvragen en voorbeelden om de praatplaat zo goed mogelijk vanuit de eigen situatie te kunnen doorlopen. De medewerker wordt door de praatplaat geprikkeld en ondersteund om zichzelf goed voor te bereiden op het voeren van het R&O-gesprek. Dit zorgt ervoor dat de medewerker zelf verantwoordelijkheid neemt voor diens functioneren en regie neemt over zijn/haar professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
Voor de leidinggevende geldt dat deze zich voorbereidt op het R&O-gesprek door de handleiding voor leidinggevenden te doorlopen. Hierin staan de stappen twee tot en met acht centraal, zoals deze ook op de praatplaat staan genoemd. In deze handleiding is ook een uitleg te vinden van de STARR-methodiek die door leidinggevenden kan worden gebruikt tijdens het R&O-gesprek. Hier is mede voor gekozen, omdat veel leidinggevenden hun medewerkers weinig in de praktijk aan het werk zien en deze methodiek goede handvaten biedt om de medewerker vanuit coachend leiderschap gedragsgericht te bevragen.
Ontwikkelmogelijkheden
Als de voorbereiding heeft plaatsgevonden, kan de medewerker de dialoog in het R&O-gesprek aangaan. Dit gebeurt door de ingevulde praatplaat loopbaankompas van een medewerker stap voor stap te doorlopen. Door een goede voorbereiding van de medewerker, is deze in staat om de regie te nemen in het gesprek. De leidinggevende stelt zich hierbij op als coachend leidinggevende, waarbij deze als gespreksleider en als klankbord voor de medewerker fungeert. Het is een methodisch proces wat nadrukkelijk een hulpmiddel is bij de dialoog. Nadat achtereenvolgens de ambities, perspectief, functioneren en duurzame inzetbaarheid zijn besproken, wordt bij stap zeven het niveau van presteren en potentieel van de medewerker vastgesteld. De ontwikkelmatrix aan de achterzijde van de praatplaat loopbaankompas geeft voor medewerker en leidinggevende een indicatie van de ontwikkelmogelijkheden en -richting die passend zijn bij de niveaus die zijn vastgesteld. Hiermee kan uiteindelijk bij stap acht met elkaar worden afgesproken welke ontwikkelstappen de medewerker de komende periode gaat zetten. De niveaus van prestatie en potentieel worden met de gemaakte ontwikkelafspraken vastgelegd op het afsprakenblad. Het afsprakenblad ondersteunt medewerker en leidinggevende bij een goede formulering van de gemaakte afspraken en zorgt ervoor dat alleen wordt vastgelegd wat echt van belang is, in het kader van functioneren, professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
De ervaringen zijn…
Vanuit de evaluatie is goed zichtbaar dat medewerkers en leidinggevenden positief zijn over de toegevoegde waarde die het instrument voor hen oplevert en het voorziet voor beide partijen in een duidelijke behoefte. Het ondersteunt hen in de dialoog en is gemakkelijk in het gebruik. Weliswaar vraagt de voorbereiding veel (meer) tijd dan men bij de voorgaande functioneringsgespreken gewend was, maar deze voorbereiding betaalt zich uit tijdens het gesprek. Een goede voorbereiding is het halve werk! De medewerker kan door een goede voorbereiding de eigen verantwoordelijkheid nemen voor diens functioneren, professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. De gebruikers vinden dit van groot belang, gezien de grote veranderingen die er om hen heen en met betrekking tot hun functie zijn. Het is mooi om de wisselwerking te zien waarbij de medewerker de regie pakt en de leidinggevende vanuit coachend leiderschap hierbij aansluit. Elk gesprek wordt hierdoor uniek, waarbij ook het zwaartepunt binnen de dialoog telkens anders ligt. Door een goede opbouw van de acht stappen, wordt ervaren dat hiermee een goede dialoog ontstaat en het de gebruikers ook handvaten biedt om aan de slag te gaan met hun professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Zonder een keurslijf te zijn. Bij leidinggevenden die nadrukkelijk niet kiezen voor coachend leiderschap is de toegevoegde waarde die wordt ervaren, veel minder dan waar coachend leiderschap wel wordt toegepast. Dit geldt ook voor de medewerkers waarmee door deze leidinggevenden een R&O-gesprek is gevoerd. Over het algemeen zeer positieve feedback vanuit de gebruikers van dit instrument. Naast de verbeterpunten die inmiddels zijn opgepakt voor een verdere finetuning van het instrument.
Tot slot kan worden geconcludeerd dat het instrument R&O-gesprek, in het bijzonder de praatplaat loopbaankompas, een goede ondersteuning biedt aan medewerkers en leidinggevenden om met elkaar de dialoog aan te gaan over functioneren, professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Een essentiële dialoog in tijden van grote veranderingen binnen organisaties!
De auteur Bernard Petter is HR-adviseur bij Stichting Philadelphia Zorg
Met één klik complexe HR-vragen beantwoorden, efficiënter omspringen met arbeidsrechtelijke kwesties, makkelijk kandidaten screenen én effectiever talent managen. Volg deze masterclass en leer hoe AI en ChatGPT jouw dagelijkse werkzaamheden kunnen transformeren in alle belangrijke HR-domeinen.
