Heeft u een interne handleiding en procedure?

Mijn ervaring in de praktijk is dat men zich veelal niet bewust is van de risico’s op het gebied van de inlenersaansprakelijkheid en ketenaansprakelijkheid. Logischerwijs zijn dan ook vaak geen risico beperkende maatregelen genomen. Het verdient aanbeveling om dergelijke maatregelen vast te leggen in een interne handleiding met daaraan gekoppeld een procedure. Een van die risico beperkende maatregelen is (was) om een deel van het factuurbedrag rechtstreeks te storten op het WKA-depot bij de Belastingdienst. In de praktijk werd rechtstreekse storting gebruikt als de uitlener of de onderaannemer geen geblokkeerde rekening (G-rekening) heeft. Bij rechtstreekse storting was het erg belangrijk om de Belastingdienst op de hoogte te stellen van de betaling en andere relevante gegevens zodat de betaling kon worden geoormerkt en gekoppeld aan de juiste belastingplichtige.

Rechtstreeks storten niet langer mogelijk

Met ingang van 1 januari 2016 kunnen inleners en aannemers niet meer rechtstreeks bij de Belastingdienst storten op WKA-depots. Inleners en aannemers die willen worden gevrijwaard van inleners- en ketenaansprakelijkheid, zullen vanaf 1 januari 2016 een deel van de factuursom moeten storten op een G-rekening van de uitlener of de onderaannemer bij een bank. Op de site van de Belastingdienst is heldere informatie te vinden over de aanvraag van een G-rekening.

Uiteraard kan naast de storting op de G-rekening ook nog gedacht worden aan andere risico beperkende maatregelen.

Wanneer loop je risico?

Inlenen van personeel

Er is sprake van inlening van personeel indien werknemers met instandhouding van de dienstbetrekking tot de uitlener aan de inlener ter beschikking worden gesteld om onder diens leiding en toezicht werkzaam te zijn. Dit begrip wordt zeer ruim opgevat. Toezicht kunnen uitoefenen of leiding kunnen geven is voldoende; het hoeft niet daadwerkelijk plaats te vinden.

Let op!

In het geval de ingeleende arbeidskracht beschikt over een VAR-dga kan je nog steeds aansprakelijk worden gesteld. De VAR-dga biedt namelijk geen bescherming tegen inleenaansprakelijkheid. De IB ondernemer met een VAR-WUO is niet belastingplichtig voor de loonheffingen en dus zal daar geen aansprakelijkheid ontstaan. Bij een VAR-loon en VAR-row loop je altijd het risico dat een naheffingsaanslag wordt opgelegd.

Aanneming van werk

Er is sprake van aanneming van werk indien de overeenkomst hoofdzakelijk is gericht op het tot stand brengen van een bepaald werk van stoffelijke aard tegen een bepaalde aanneemsom. De uitvoering van een werk van stoffelijke aard heeft veelal een tastbaar product als resultaat. Schoonmaakwerkzaamheden bijvoorbeeld worden aangemerkt als werkzaamheden van stoffelijke aard. Werken of producten welke in hoofdzaak door geestelijke of intellectuele arbeid tot stand komen zijn niet van stoffelijke aard, ook al resulteren zij in een tastbaar product (bijvoorbeeld werk van auteurs, programmeurs, adviseurs en ontwerpers).

Beperking van risico's

Naast het storten op de G-rekening en het opstellen van een interne handleiding met daaraan gekoppeld een procedure is het in ieder geval verstandig om als aannemer of inlener zelf een administratie bij te houden van de werknemers die in het kader van inlening dan wel aanneming werkzaamheden verrichten. In geval van een aansprakelijkstelling kan dan worden voorkomen dat brutering plaatsvindt, dat het anoniementarief wordt toegepast of dat de aansprakelijkstelling ziet op werkzaamheden die niet voor de aannemer of inlener zijn verricht. De voorwaarden waar die administratie aan dient te voldoen kan worden opgenomen in de interne handleiding en procedure.

Tip voor de praktijk

Zorg dat je zowel voor het inlenen van personeel als het aannemen van werk heldere interne handleidingen hebt met daaraan gekoppeld procedures waarin de risico beperkende maatregelen zijn opgenomen. Wijs intern mensen aan die verantwoordelijk zijn voor onderdelen van het proces en een persoon die het geheel overziet en bewaakt. Dit zijn eenvoudige maatregelen waarmee je de risico’s sterk reduceert. Die eerste klap is zeker een daalder waard.