Geef ongewenste omgangsvormen geen kans – Do’s & don’ts voor een veilige werkomgeving

Ongewenst gedrag komt voor in alle sectoren en helaas op grote schaal. Van de medewerkers in Nederland heeft:

• 11,1% te maken met intimidatie
• 8% met pesten
• 4,7% met discriminatie
• 1,8% met seksuele intimidatie
• 0,4% met lichamelijk geweld

Achter deze cijfers gaat veel persoonlijk leed schuil, en voor organisaties is het bovendien een fikse kostenpost. Medewerkers die ongewenste omgangsvormen ervaren, nemen gemiddeld zeven extra verzuimdagen op vanwege spanningen en stress. In totaal kost dit de Nederlandse economie 1,7 miljard euro per jaar. Terwijl een groot deel van die kosten te vermijden is, door structureel aandacht te hebben voor ongewenste omgangsvormen en de juiste preventieve maatregelen te nemen.

Agnes Kloppenberg is bedrijfsmaatschappelijk werker bij Arbo Unie en vertrouwenspersoon voor verschillende organisaties. In beide rollen ziet zij hoe ongewenste omgangsvormen het welzijn van medewerkers, de productiviteit en een effectieve samenwerking kunnen ondergraven. Haar tips voor organisaties en leidinggevenden om een veilige werkomgeving te bevorderen.

Tips voor werkgevers en leidinggevenden

1. Wees helder over wat wel en niet geaccepteerd wordt

Gedragscodes en beleid dat gehandhaafd wordt, zijn een goede eerste stap om ongewenste omgangsvormen tegen te gaan. Vervolgens is het belangrijk om dat beleid ook uit te dragen en te zorgen dat iedereen ermee bekend is. Zo is duidelijk waar de grenzen liggen. Dat helpt wanneer zich onverhoopt toch een incident voordoet. En het draagt eraan bij dat de organisatie zich beter bewust wordt van de effecten van positief gedrag.

2. Maak ongewenst gedrag bespreekbaar

Ongewenste omgangsvormen zijn een gevoelig onderwerp. Medewerkers die er last van hebben, houden vaak liever hun mond dan dat ze aan de bel trekken. Uit schaamte, of omdat ze denken dat het aan hen ligt. Neem het onderwerp daarom altijd mee in medewerkerstevredenheidsonderzoeken om er beter zicht op te krijgen. En sta er ook regelmatig bij stil in het teamoverleg: speelt er iets? Zijn er nog vragen of onduidelijkheden over hoe we met elkaar omgaan? Op die manier geef je een opening, waarmee je de kans verkleint dat ongewenst gedrag onder de radar blijft.

3. Geef als leidinggevende het goede voorbeeld

Leidinggevenden hebben een sleutelrol. Als een leidinggevende meelacht of het voortouw neemt bij foute grappen of ander onwenselijk gedrag, zien collega’s dat snel als vrijbrief om door te gaan. Als een leidinggevende daarentegen zelf iedereen met respect behandelt en medewerkers aanspreekt op gedrag dat als onwenselijk kan worden ervaren, houdt het op. Als leidinggevende is het daarom belangrijk om alert te blijven op ongewenste omgangsvormen en een sfeer te creëren waarin die geen ruimte krijgen.

4. Neem elke melding serieus

Ongewenste omgangsvormen zijn in veel organisaties een onderschat probleem. Bovendien wordt het makkelijk gebagatelliseerd: het was maar een geintje, zo was het niet bedoeld! Maar als een ander bepaald gedrag ervaart als ongewenst, is het dat ook. Daar gaat het om. Die beleving neem je niet weg door een verhaal weg te wuiven of de verantwoordelijkheid van je af te schuiven onder het motto: dat moeten jullie onderling maar oplossen. Wat wel werkt is empathisch luisteren en de melding onderzoeken. Als leidinggevende heb je altijd een verantwoordelijkheid.

5. Een vertrouwenspersoon is geen overbodige luxe

Het is belangrijk dat iemand die ongewenste omgangsvormen ervaart, altijd bij iemand terecht kan buiten zijn of haar leidinggevende om. Vertrouwenspersonen bieden een luisterend oor én praktische ondersteuning. Ze kunnen helpen registratie van meldingen en klachten te verzorgen en beleid tegen ongewenst gedrag te formuleren. Je kunt kiezen voor opgeleide vertrouwenspersonen uit je eigen organisatie, en daarnaast  ook voor een externe vertrouwenspersoon.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe Arbo Unie positief gedrag in jouw organisatie kan bevorderen, over trainingen ongewenst gedrag signaleren en de vertrouwenspersonen van Arbo Unie? Neem dan vrijblijvend contact op met Agnes Kloppenberg via Agnes.Kloppenberg@arbounie.nl.