De HR Podcast afl. 97 – HR-projecten succesvol aansturen

In aflevering 97 van de HR Podcast van CHRO, HR Praktijk en HR Academy over innovatie en leiderschap in HR gaan Ruud Coumans en Toine Al in gesprek met Erik Marcelis over het aansturen van HR-projecten.

Waarom is projectmatig werken zo belangrijk voor HR-professionals?

“Het is geen doel op zich, maar een projectmatige aanpak vanuit HR helpt wel om tot betere resultaten te komen en meer impact te hebben. Structuur aanbrengen als je met een onderwerp aan de slag gaat, leidt ertoe dat je die dingen doet die tot concrete resultaten leiden.”

De basisvraag is altijd: hoe kan ik HR-onderwerpen gestructureerder aanpakken?

Met welke leervragen zie je de cursisten binnenkomen?

“De basisvraag is altijd: hoe kan ik HR-onderwerpen gestructureerder aanpakken? Wanneer ik naar ervaring met projectmatig werken vraag, blijken projecten vooral op gevoel te worden gedaan. Cursisten vragen ook veel hoe ze de tijd voor projecten kunnen combineren met hun reguliere HR-werkzaamheden.”

Er zit dus ook een stukje prioritering in

“Dat geldt zeker voor HR-professionals. Je merkt dat er naast de waan van de dag legio onderwerpen zijn waar ze graag mee aan de slag willen: onboarding, performance-management, het functiehuis, strategische personeelsplanning, nieuwe HR-systemen. Op een gegeven moment zien ze door de bomen bijna het bos niet meer.”

Welke belangrijke inzichten probeer je de deelnemers mee te geven?

“Het belangrijkste inzicht is misschien wel dat je nagaat waarom dit een belangrijk onderwerp is, voor wie het belangrijk is en wat je ermee wil bereiken. Er is erg de neiging om te gaan rennen op een onderwerp vanuit het gevoel om maar aan de slag te zijn. Terwijl de fase daarvoor cruciaal is en vaak wordt overgeslagen. Daarin ga je met de organisatie, de opdrachtgever en de eindgebruiker in gesprek over wat er nou eigenlijk bereikt moet worden en hoe dat moet gebeuren.”

Waarom is die projectdefinitie zo belangrijk?

“Die brengt focus aan in wat je wel of niet gaat doen in een project. Als je als organisatie bijvoorbeeld met een functiehuis aan de slag wilt, dan is het belangrijk om het aan de voorkant met elkaar te hebben over wat je er samen mee wilt bereiken. Als de ontwikkeling van medewerkers centraal stellen het hoofddoel is, dan stelt het heel andere eisen aan de producten die je oplevert vanuit je project dan als het hoofddoel loonkostenbeheersing is.”

Als je alle kosten duidelijk in kaart brengt, kun je ook een goed gesprek voeren over de vraag of het de moeite waard is om met dat project te starten

“Zo’n onderwerp als het functiehuis heeft altijd een overkoepelend doel en als dat niet goed gedefinieerd is en niet goed besproken is met de belangrijkste stakeholders in de organisatie, dan kun je beter niet aan het project beginnen totdat je dat scherp hebt. Je weet zeker dat je in een project nooit succesvol kunt zijn, als je aan de slag gaat terwijl er geen duidelijk doel gedefinieerd is.”

“Een uitgebreide businesscase is ook onderdeel van je projectdefinitie. Als je alle kosten duidelijk in kaart brengt, kun je ook een goed gesprek voeren over de vraag of het de moeite waard is om met dat project te starten. Dat gaat niet alleen om de out-of-pocket-kosten voor de aanschaf van een systeem bijvoorbeeld, maar ook om alle uren van de mensen die deelnemen aan het project en die getraind worden om een nieuw systeem of een nieuwe systematiek te gebruiken.”

Hoe krijg je die zaken scherp, de juiste mensen aan tafel en alles goed op papier?

“Spreek in de eerste plaats met verschillende stakeholders: vanuit HR, managers uit de lijnorganisatie, eindgebruikers en een ondernemingsraad. Uit dat brede beeld ontstaat de ene keer snel een duidelijke doelstelling, de andere keer loopt dat nog uiteen. Dan moet je met je opdrachtgever in gesprek over hoe tot een eenduidig doel te komen. Om dat dan vervolgens zo kort en duidelijk mogelijk op te schrijven.”

Wanneer al die ideeën zo ver uit elkaar liggen, kom je er dan ook wel eens niet uit?

“Zeker. Als dat de constatering is, dan adviseer ik om niet met een project te starten, maar je te richten op een onderwerp waarbij wel een duidelijk en gezamenlijk doel geformuleerd kan worden.”

Hoe manage je de verwachtingen van stakeholders?

“Je kijkt hoe je die stakeholders op een goede manier een plek kunt geven in je projectorganisatie. Ga ik werken met één opdrachtgever of met een stuurgroep? Wie zijn de mensen die echt met mij aan de slag gaan in het project? En, heel belangrijk: wie zijn de eindgebruikers van de producten die ik ga opleveren, hoe kunnen we die er goed bij betrekken en hoe gaan we tussentijds bij die eindgebruikers toetsen of het product aansluit bij hun behoeften?”

Ik zie het heel vaak mis gaan omdat er niet helder is gedefinieerd met wie we echt aan de slag gaan

“Dat kun je formaliseren in een klankbordgroep, en je kunt alvast nadenken over testpanels, tussentijdse enquêtes of inloopspreekuren. Ook bepaal je hoe je alle andere stakeholders, die geen plek hebben in je projectorganisatie, gaat informeren.”

Hoe zorg je er dan voor dat die rollen goed gescheiden blijven, als je zo veel stakeholders hebt? Wat kan er gebeuren als je dat niet helder uitwerkt?

“In een projectteam zitten alleen mensen die daadwerkelijk dingen doen, dus niet mensen met goede ideeën, niet mensen die graag mee willen denken of die graag input willen leveren.”

“Ik zie het heel vaak mis gaan omdat er niet helder is gedefinieerd met wie we echt aan de slag gaan. Dat er allerlei mensen bij betrokken zijn die van alles en nog wat roepen. Doe dat vooral in een rol van een klankbordgroep of in een testpanel, maar als je onderdeel bent van het projectteam, dan ga je ook dingen bouwen die we vanuit het project graag willen opleveren. Ook moet je heel goed aan de voorkant afspreken wie de besluiten neemt over de belangrijke fases in een project.”

Heb je een voorbeeld van waar je dit goed of fout zag gaan?

“Bij KLM heb ik mensen vanuit de ondernemingsraad en de vakbond verteld dat als ze mee gaan doen, ze onderdeel zijn van het projectteam en ook mee gaan bouwen. En niet alleen vertellen wat ze belangrijk vinden vanuit hun achterban. Daar moesten ze best even over nadenken. Uiteindelijk is zowel vanuit de ondernemingsraad als vanuit de vakbond iemand mee gaan bouwen in het projectteam en dat was ontzettend waardevol, omdat die heel goed het perspectief van de eindgebruiker in konden brengen.”

Het is heel belangrijk dat je al tijdens het project nadenkt over wie straks die producten in beheer gaat nemen

Als het project is afgerond, wie neemt dan de verantwoordelijkheid over?

“Je ziet vaak dat degene die met een project bezig is, tot in lengte van dagen ook het aanspreekpunt is. Daarom is het heel belangrijk dat je al tijdens het project nadenkt over wie straks die producten in beheer gaat nemen. Dat is een heel andere rol. Het is niet zo erg als die uiteindelijk door dezelfde persoon wordt vervuld, maar dan moet je daar wel afspraken over maken.”

Er zal ook een evaluatiemoment komen waaruit blijkt dat bepaalde dingen niet werken zoals is bedacht. Wat doe je dan?

“Neem de implementatie door het projectteam van een nieuw HR-systeem. In een iets grotere organisatie regel je dan iemand die het functioneel beheer doet. Die gaat dan verzamelen wat er moet gebeuren om dat systeem te optimaliseren. Wanneer er een complexere vraag ontstaat, kun je dat weer projectmatig aanpakken. Wie hebben we nodig om die vraag te beantwoorden, wat is het doel dat we willen bereiken en met welk projectteam gaan we dat doen?”

‘Wat ik sterk aanraad is om niet onmiddellijk te gaan lopen op de vraag, maar eerst zelf een paar vragen te stellen

“Ik wil vooral dat we het gesprek voeren over wat we nu eigenlijk willen bereiken. Dat is iets wat HR-professionals beter en vaker zouden kunnen en moeten doen. Want de neiging is enorm om een onderwerp beet te pakken en intussen met nog tien onderwerpen aan de slag te gaan en ook nog de business goed te willen bedienen. Dan kom je dus nooit tot een concreet resultaat en ga je nooit het verschil maken vanuit HR.”

Daar zit een valkuil bij die HR-manager?

“Ja. Ik zie dat HR-professionals meestal heel gemotiveerd zijn en dienstbaar zijn aan de organisatie. Wat ik sterk aanraad is om niet onmiddellijk te gaan lopen op de vraag, maar eerst zelf een paar vragen te stellen. Waarom vind je dat eigenlijk belangrijk, wat wil je dan bereiken, heb je daar een beeld bij, ben jij de enige die dat belangrijk vindt of zullen we eens even toetsen of dat ook breder in de organisatie een belangrijk onderwerp is? Dat is een ander soort mindset voor HR-professionals.”

Projectmatig werken is dus eigenlijk ook het professionaliseren van de HR-rol. Krijg je dat ook terug van cursisten?

“,Jazeker. Je ziet gedurende zo’n dag op verschillende momenten kwartjes vallen. Bij de open inschrijvingstraining zitten mensen van allerlei verschillende organisaties en merk je veel onderlinge herkenbaarheid over waar ze tegenaan lopen. Als ze dan handvatten krijgen om daar op een goede manier mee om te gaan en er vragen over te stellen, zie je de mist langzamerhand optrekken.”