De HR Podcast afl. 90 – Hoe creëer je een veilige werkomgeving?

In aflevering 90 van de HR Podcast praten Toine Al en Ruud Coumans hierover met Charlotte van den Wall Bake, al twintig jaar begeleider van leidinggevenden en organisaties met groepsdynamische vraagstukken, en met Bea Aarnoutse, consultant en co-owner van PROOF en auteur van twee veranderboeken. Beiden zijn ook docenten van de masterclass ‘In vijf stappen naar een veiligere werkomgeving‘ van HR Academy.

‘Het gaat erom dat mensen echt het gevoel hebben: dit is niet oké, ik mag er iets van vinden en ik mag daarop handelen’

Waarom staat een veilige werkomgeving zo in de belangstelling?

Charlotte: “Er is steeds meer awareness ontstaan door eerst Me Too, en daarna Black Lives Matters en alles wat er bij the Voice en Ajax speelde. Ik ben verheugd dat HR zich in toenemende mate op een veilige werkomgeving richt. Uit recent onderzoek onder 2000 HR-professionals blijkt de toegenomen aandacht voor grensoverschrijdend gedrag: 49 procent van de ondervraagden zegt dat een of meer zaken in de organisatie niet lekker zitten. En uit de nationale enquête over arbeidsomstandigheden blijkt dat 13,3 procent te maken heeft met intimidatie, pesten, ongewenste seksuele aandacht en lichamelijk geweld door collega’s en leidinggevenden, dus er is nogal wat aan de hand.”

Je zou dus willen dat álle HR-professionals de handschoen oppakken en ermee aan de slag gaan?

Charlotte: “Niet alleen HR-professionals, maar ook de directie en de leidinggevenden.”
Bea: “Ja, want als je een veilige werkomgeving wilt hebben, begint het bij de top. Die heeft een cruciale rol. Natuurlijk speelt HR wel een heel belangrijke rol om te zorgen dat veiligheid niet eenmalig, na een incident, op de agenda komt, maar structureel.”

Wat verstaan jullie onder veiligheid?

Charlotte: “Je hebt de psychologische veiligheid en de sociale veiligheid. Psychologische veiligheid behelst onder meer het gevoel dat je je mening mag geven: werknemers moeten zich veilig genoeg voelen om zich te uiten. Bij sociale veiligheid gaat het erom dat mensen zich beschermd voelen tegen gevaar of dreiging van menselijk handelen. Ook daar heeft HR wat in te doen.”

Bea: “We kunnen wel wat leren van veiligheidsmaatregelen zoals die in de bouw gelden. Bij bedrijven als BAM, Heijmans of Dura Vermeer staat veiligheid al jaren op nummer één, daar is echt elke dag aandacht voor veiligheid. Dat is waar Charlotte en ik ook naar op zoek zijn: hoe gaan we organisaties helpen om te zorgen dat veiligheid structureel aandacht krijgt, in plaats van eenmalig?”

‘Veiligheid moet structureel aandacht krijgen’

Zou je de structuur die er al is, bijvoorbeeld bij Dura Vermeer, ook kunnen gebruiken om sociale en psychische veiligheid onder de aandacht te brengen?

Bea: “Zeker! Dan volg je een stappenplan en ga je kijken: wat hebben we als organisatie nodig? Dat begint met het hebben van inzicht in de huidige situatie. Dat inzicht, daarvoor kijk ik toch ook weer naar de HR-professional. Wat weet je van je eigen organisatie? Hoe veilig is het? Welke doelgroepen voelen zich hoe? Dat moet je weten. Die cijfers zijn nu onvoldoende duidelijk.”

In jullie masterclass behandelen jullie vijf stappen die je kunt doorlopen om de psychologische en sociale veiligheid te verbeteren. Kunnen jullie deze kort toelichten?

Bea: “Stap één noemde ik net al, dat is analyse, inzicht in je eigen organisatie. Dat doe je onder andere door als HR-professional in gesprek te gaan. De tweede stap: zorg voor een verhaal, maak duidelijk wat je HR-visie op veiligheid is. De derde stap: hoe ga je die strategie uitrollen? Hoe zorg je dat veiligheid consequent op de agenda staat van alle leiders? Leidinggevenden hebben hierin een essentiële rol. Stap vier: zorg dat veiligheid onder de aandacht blijft. De laatste stap is meten, weten en daar vervolgens weer wat mee doen.”

Wat is de rol van de cultuur in een organisatie bij het uitvoeren van deze vijf stappen?

Charlotte: “HR heeft een ongelooflijk belangrijke rol om niet alleen naar de leidinggevenden, maar naar alle werknemers uit te dragen: we zijn samen met iets bezig wat ontzettend belangrijk is. Er moet een cultuur ontstaan waarin niet alleen de benadeelde een melding mag maken, maar ook een omstander die iets ziet gebeuren waarvan hij of zij denkt: dit voelt voor mij helemaal niet oké, maar wat mag ik hiermee? Bij cultuur hoort ook dat mensen mondiger durven te zijn.”

‘Bij cultuur hoort ook dat mensen mondiger durven te zijn’

Het gaat bij die cultuur dus ook om regels, die nageleefd moeten worden. Ontbreekt het daar niet vaak aan?

Charlotte: “Ik ben niet zo’n fan van alles protocolliseren, maar er moeten wel  duidelijke kaders zijn: wat spreken we met elkaar af? Dat is de bovenstroom. Daarnaast is er ook de onderstroom, dat wat niet wordt gezegd. Die onderstroom   heeft te maken met de vraag: snappen wij allemaal de urgentie? Nemen we hier met z’n allen verantwoordelijkheid in?”

Hoe spreek je een collega erop aan als je ziet dat gedragsregels niet worden nagekomen?

Charoltte: “Je hebt een aantal mogelijkheden, de vier D’s. De eerste D staat voor Distraction, door bijvoorbeeld een grapje te maken, even een afleiding te doen. De tweede D is Direct Action, dus iemand aanspreken en zeggen: ‘Luister, ik hoor je dit zeggen, dit kan echt niet.’ De derde D staat voor Delegation: je vindt dat het niet aan jou is om er iets van te zeggen – maar dan moet wel duidelijk zijn aan wíe je dat mag delegeren. Tot slot is er de D van Delay: een introvert iemand moet er misschien even over nadenken. Die moet ook het gevoel hebben dat het oké is om er later op terug te komen.”

Besteden jullie in de training aandacht aan deze mogelijkheden?

Charlotte: “Bea en ik geven deze training op open inschrijving, maar ook in-company. Bij een in-company training hebben we een diepgaand voorgesprek met onze opdrachtgever. Wat speelt er bij jullie in de organisatie en wat willen jullie bereiken? Sowieso vragen we ook aan de deelnemers wat zij willen leren, zodat we de training op maat kunnen maken. Het grote voordeel van de in-company training is dat je vervolgens afspraken kunt maken met de collega’s met wie je dezelfde training hebt gevolgd.”

Welke fouten zien jullie organisaties maken als het gaat om een veilige werkomgeving?

Bea: “Ik zie vaak dat het als losse flodder wordt ingezet: er gebeurt iets en dan komt een bedrijf in actie. Dat werkt niet, om slechts één keer aandacht geven aan veiligheid. Het vraagt echt structurele aandacht, consistent en consequent. Hoe zorg je dat veiligheid echt onderdeel wordt van de organisatie? Hoe maak je het bespreekbaar? Hoe hebben ook leidinggevenden het erover? Hoe zorg je dat het niet wordt weggelachen, maar echt onderdeel wordt van de HR-agenda?”
Charlotte: “Een andere fout die veel organisaties maken, is dat ze zeggen: ‘Bij ons is dat best wel oké.’ Ze nemen het niet serieus genoeg, ze denken: ik heb laatst een medewerkerstevredenheidsonderzoek gedaan en mensen geven wel dat ze het naar hun zin hebben. En wat ook vaat fout gaat, is dat we dingen gedogen: oh ja, zo is hij of zij nu eenmaal. We moeten uit dat gedoogbeleid stappen, want daarmee cultiveren wij een foute cultuur.”

‘We moeten uit dat gedoogbeleid stappen, want daarmee cultiveren wij een foute cultuur’

Hoe zorg je dat een veilige werkomgeving onderdeel wordt van de HR-agenda?

Bea: “Door te beginnen bij het begin: wat is onze HR-visie op veiligheid en hoe willen wij dat met elkaar gaan doen? Bespreek het ook met de directie en ga vertellen hoe je dit gaat doen en wat je als de rol ziet van de directie. Want ook daar heeft HR een belangrijke rol, als luis in de pels. Het gaat bij veiligheid om drie aspecten: visie, leiderschap en communicatie. Als HR die drie rollen oppakt, kun je ook echt aan die verandering beginnen. Het begint wel met het hebben van een visie en het hebben van inzicht.”
Charlotte: “Die verantwoordelijkheid hoort bij HR: niet alleen zorgen dat het allemaal goed op arbeidsvoorwaardelijke aspecten geregeld is, maar dat ook de cultuur zo is dat alle werknemers het best tot hun recht komen. Daarbij hoort ook de verantwoordelijkheid van HR om zich aan tafel te zetten bij de directie.”

Wat maakt het zo lastig om zo’n structuur in het gedrag van de organisatie te krijgen, zonder dat mensen er lacherig over doen of de schouders erover ophalen?

Charlotte: “Alleen neerzetten van duidelijke kaders en protocollen is niet voldoende. Het gaat erom dat mensen ook echt het gevoel hebben: dit is niet oké, ik mág er iets van vinden en ik mág daar op handelen.”
Bea: “Tegelijkertijd wil je dat mensen wel dingen kunnen zeggen tegen elkaar. Dat weerbaar maken is ook echt belangrijk, want voor je het weet zijn er allerlei mensen die zeggen: ‘Ik weet niet meer wat ik wel en niet mag zeggen’. Het gaat erom dat je elkaar kunt aanspreken, met elkaar op een lekkere manier kunt samenwerken en dat op een respectvolle manier doen.”

Tot slot: wat hopen jullie dat deelnemers aan de masterclass vooral meenemen?

Charlotte: “Ik hoop dat ze een aantal praktische handvatten meenemen: zaken die ze direct de volgende dag kunnen toepassen in de organisatie. Ik hoop ook dat ze zich gesteund voelen door hun collega’s met wie ze de training samen volgen, dat ze van elkaar leren en met elkaar ervaringen delen.”