Optimaliseer de relatie tussen vast en flex

Anne Meint Bouma is directeur van Managed Service Provider Brainnet. Het valt hem op dat de wereld van de Managed Service Provider (of MSP, zie onderaan) voor veel HR-professionals nog terra incognita is: “Als ik in mijn adressenbestand kijk, dan zitten daar vrijwel alle hoofden inkoop van grotere organisaties in Nederland in. Het aantal HR-directeuren is echter dunner gezaaid.” HR en MSP’s zouden elkaar veel beter moeten leren kennen, vindt Bouma. Een MSP is als geen ander in staat om de toenemende dynamiek rondom inhuur van flexibel personeel goed te ondersteunen en de verhouding tussen vast en flex te optimaliseren. Bouma legt uit: “Vijftien jaar geleden bestond ons werk uit het bij elkaar brengen van vraag en aanbod aan de inhuurkant. De afgelopen jaren kwam daar het inrichten van de processen bij: de administratieve uitlijning, het papierwerk, de wet- en regelgeving vatten in systemen tot een slim en efficiënt proces.
Tegenwoordig staan de integratie van vast en flex en het capaciteitsvraagstuk centraal. Een MSP kan over al deze zaken meebewegen. We zien dat de focus op arbeid enorm verandert en dat brengt een andere rol met zich mee voor HR. Aan de kant van vast werk heeft een enorme transformatie plaatsgevonden rondom uiteenlopende thema’s. Neem onderwerpen als ‘de individu centraal’, employability of de omgang met millennials. Maar het feit dat flex zo groeit, dwingt HR om ook daarmee aan de slag gaan; ook flex is een onderdeel van je menselijk kapitaal. Stel dat je 2.000 man aan het werk hebt en 25 procent daarvan is flex. Dat kun je er niet meer een beetje bij doen. Dat is een vak apart, en dat is wat wij als MSP doen.

Door de flexibilisering van de arbeidsmarkt zijn er heel veel manieren om de gevraagde capaciteit in te vullen. Het managen van inhuur is daarmee aanmerkelijk complexer geworden en veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze hun totale werknemersbestand optimaal kunnen inrichten. Als er vraag is naar tijdelijke arbeid, dan regelen ze dat soms met voorkeursleveranciers of raamovereenkomsten, maar er ligt vaak geen beleid onder.”

Regierol

Volgens Bouma wordt de vraag wie in de organisatie de regierol heeft over het inhuurproces voor een groot deel bepaald door de maturiteit van dat proces. In de eerste fase zal inkoop de regie nemen. Naarmate de organisatie meer grip heeft op de processen, de compliancy en de kosten, zal HR meer in beeld komen. “Je kunt niet in algemene zin stellen dat het per definitie ofwel een HR- ofwel een inkoopissue is. Ik ben er wel van overtuigd dat het belangrijk is dat HR zich steeds sterker als mede-eigenaar van het thema gaat opstellen. Als je ook je flex wilt inzetten vanuit kwaliteit en talent management, dan wordt het toch een HR-onderwerp? Stel bijvoorbeeld dat je van een bepaald vakgebied weet dat het over twee jaar gaat verdwijnen uit je organisatie en je wilt dat strategisch in de flexibele schil zetten, dan is dat echt een HR-aangelegenheid.” Stapsgewijs ziet Bouma de rol van HR ook al toenemen. Welke waarde kan een MSP voor HR nu in de praktijk toevoegen? Bouma ziet een aantal voordelen: “Het eerste voordeel is dat je als organisatie jouw inhurende managers ontzorgt. Die managers moeten bezig zijn met sturen op resultaat en niet met leveranciersmanagement en het voeren van acquisitiegesprekken. Deze overbodige ballast halen wij als MSP bij die managers weg.

Betere stuurdata

Een tweede voordeel is dat HR en inkoop veel betere stuurdata krijgen doordat alles op eenzelfde wijze wordt gecontracteerd, vastgelegd en gedigitaliseerd. Zo kun je sturen op realtime data en betere beslissingen nemen. Ik zie soms bij klanten dat we een kwartaalrapportage maken waaruit blijkt dat ze voor een specifieke functiegroep voor tonnen inhuren en dat een recruiter tegelijkertijd bezig is om mensen te vinden voor diezelfde functies. Het inzicht is eenvoudigweg onvoldoende. Tegenwoordig zie je dat je jouw interne en externe personeelsbestand aan elkaar kunt koppelen; als er dan een probleem is kun je veel effectiever de juiste keuze maken en bijvoorbeeld kijken of er intern iemand is om op een project te zetten.
De inzet van een MSP kan ook een positief effect hebben op je directe en indirecte kosten. Een MSP kijkt namelijk ook naar proces- en contractoptimalisaties. Ik was enige tijd geleden bijvoorbeeld bij een grote organisatie die te maken had met honderden facturen per maand en 20 procent foutfacturen.
Wij kunnen dat proces terugbrengen naar één geconsolideerde factuur per maand. Dus in plaats van 800 facturen keer 12 waarvan 20 procent structureel fout was, ging de organisatie terug naar een systematiek van 12 geconsolideerde facturen. Foutloos.
Een laatste voordeel noem ik de ‘permission to play’. Een MSP heeft veel expertise op het gebied van wet- en regelgeving van alle vormen van flex en past actief risicobeheersing toe op alle inhuur. Enkele voorbeelden hiervan zijn onder andere integriteitsbeleid (screening), fiscale risico afdekking, beheersmaatregelen rondom de inzet van zzp’ers en de wet DBA, de wet Aanpak Schijnconstructies, en controles rondom certificeringen en verzekeringen.”
Op welk niveau een MSP instapt hangt af van de organisatie, weet Bouma: “Het is mede afhankelijk van de visie op inhuur en vooral de inzet van externen; de aantallen en de mate waarin inhuur van externen verweven kan worden met reguliere recruitment en administratieve systemen, zoals financiële en HR-systemen. Als een organisatie nog geen idee heeft hoe ze moeten omgaan met externe inhuur, dan kijken we eerst vooral naar kosten, compliancy en efficiëntie. Als een organisatie de basis op orde heeft, gaan we meer kijken op het niveau van talenten en competenties. Wat huren we in en wat willen we vast in dienst hebben. Dat wordt de komende jaren de ontwikkeling: eerst de basis op orde hebben en daarna echt sturen op de vraag welk talent we waar en wanneer nodig hebben. Op die vraag moet je als organisatie regie krijgen en daarin heeft HR een belangrijke rol. We zien dat veel organisaties zich snel professionaliseren rondom dat capaciteitsvraagstuk en de flexibele schil als strategisch HR-instrument benaderen. Vanuit die ontwikkeling zullen MSP en HR elkaar steeds vaker vinden en worden wij als MSP steeds meer een verlengstuk van HR.”

Wat doet een MSP?

Een Managed Service Provider (MSP) is een specialist die het gehele inhuurproces van personeel optimaliseert, inhuurrisico’s wegneemt en capaciteitsvraagstukken oplost voor zijn klanten. Een MSP detacheert zelf geen eigen medewerkers – en is dus onafhankelijk – maar werkt met een netwerk van leveranciers, bestaande uit uitzendbureaus, detacheringsbureaus, maatschappen, brokers en zzp’ers.