In 5 stappen naar de ultieme flexorganisatie

Stap 1: Toegang tot expertise

De eerste stap richting de ultieme flexorganisatie begint bij het binnenhalen van de juiste professional met de juiste kennis. De komende jaren gaat het voor organisaties nog lastiger worden om talentvolle zp’ers te vinden. De schaarste neemt toe en persoonlijk relatiemanagement is belangrijker dan ooit. Het eigen netwerk van organisaties, bijvoorbeeld online communities, is erg belangrijk. Ik ben van mening dat organisaties zich moeten binden aan externe professionals. Let wel: zonder te claimen. Een tekort aan binding en waardering werkt nadelig, maar een overvloed hieraan is net zo verkeerd. Zelfstandige professionals zijn met een reden ‘zelfstandig’ en hoewel zij zich graag mengen in een organisatie, vertrekken zij zodra zij zich geclaimd voelen.

Stap 2: Flexibiliteit binnen kaders

De eerste stap is dus goed, uitgebalanceerd opdrachtgeverschap en het creëren van een goed netwerk rond de organisatie. Heb je de juiste zp’ers gevonden, dan rest de vraag: hoe kan dit traject optimaal gestart worden? Flexibiliteit binnen de opdrachtbeschrijving zorgt ervoor dat zp’ers zelf de ruimte hebben om eigen initiatieven aan te dragen binnen de afgesproken kaders. Vaak zijn projectbeschrijvingen vrijwel dichtgespijkerd, waardoor er weinig creatieve vrijheden voor professionals zijn. Als organisaties deze vrijheid faciliteren, zullen zij zien dat zelfstandigen excelleren en de toegevoegde waarde vele malen groter wordt.

Stap 3: Gelijkwaardigheid

Nu de juiste professional is binnengehaald en de opdracht flexibel is ingestoken, is het belangrijk dat de zp’er een warm onthaal krijgt. De aankomende jaren zullen goed opdrachtgeverschap en werkgeverschap steeds meer naar elkaar toe groeien. Hoewel zelfstandigen, zoals ik eerder al benoemde, met een reden zelfstandig zijn geworden, is de behoefte aan erkenning vanuit de opdrachtgever bijna net zo groot als bij vaste medewerkers. De derde stap voor HR- en inkoopmanagers richting de ultieme flexorganisatie is dus gelijkwaardigheid creëren tussen vaste en flexibele schil. Neem zp’ers dus ook mee naar bedrijfsuitjes, schrijf ze in voor interne trainingen en geef ze in de naderende kerstperiode ook een kerstpakket. Wie weet krijg je als organisatie ook een kerstpakket van de zp’er; jij bent namelijk ook zijn klant.

Stap 4: Be Lean

De term ‘flexorganisatie’ zegt het al: organisaties moeten flexibel en snel kunnen werken. De invoering van een Lean-filosofie biedt organisaties uitkomst. Het toepassen van een Lean-methodiek hoeft niet alleen op procesmatig vlak ingezet te worden, maar wordt ook gebruikt voor sourcing doeleinden. Een organisatiebrede Lean aanpak, stimuleert vast en flex om nog meer toegevoegde waarde voor de organisatie te leveren. Naast kostenbesparing en kortere doorlooptijden, ben ik van mening dat vooral een verhoging van de productiviteit de grootste winst is.

Stap 5: Goede on- en offboarding

De Lean-filosofie werpt zijn vruchten af als de tijd is aangebroken dat een zp’er de organisatie verlaat. Om de bedrijfscontinuïteit te garanderen en kennis goed te borgen, is een goede offboardingprocedure van groot belang. Ook hier geldt weer: flexibiliteit staat voorop. De manier waarop de zp’er kennis overdraagt, moet in goed overleg worden besproken en vastgelegd. Niet iedereen wil namelijk als overdrachtsdocument een heel boekwerk inleveren, sommige zp’ers voelen zich fijner bij het geven van een creatieve sessie/presentatie. Het loslaten van zp’ers hoort bij de normale gang van zaken binnen een flexorganisatie. Als je goed bent geweest voor externe professionals, komen zij, hopelijk met meer kennis, vanzelf weer terug.

Na het voltooien van deze stappen is de ultieme flexorganisatie niet langer een droombeeld voor organisaties, maar een goed haalbare realiteit. Een win-win situatie voor zowel de organisatie als zelfstandige professionals.