Gezonde werkomgeving: hoe stel je een businesscase op?

De laatste jaren komt er steeds meer aandacht voor een healthy workplace, een gezonde werkomgeving. Jan Gerard Hoendervanger, senior onderzoeker bij het Kenniscentrum NoorderRuimte, lectoraat Facility Management, van de Hanzehogeschool Groningen en Klaske Veth, postdoc onderzoeker Well-being@Work (W@W) en leading expert master leiderschap aan de Hanzehogeschool Groningen, hebben daar wel een verklaring voor. Hoendervanger: “Die belangstelling komt vooral vanuit de HRM-kant. Omdat we langer moeten doorwerken kijken organisaties serieuzer naar duurzame inzetbaarheid.”

Veth vult aan: “Je ziet een duidelijke omslag: eerst werd vooral gelet op een zo optimaal mogelijke functionele relatie tussen werkgever en werknemer, terwijl we de afgelopen jaren zien dat ‘optimaal’ ook te maken heeft met gelukkige medewerkers. Er komt steeds meer bewijs voor dat een hogere well-being van medewerkers leidt tot betere prestaties van de organisatie. HRM kan bij dat evidence-based maken nog steeds wel stappen zetten. Onderzoek heeft danwel aangetoond dat er relaties bestaan tussen HRM en het welbevinden en het resultaat van de organisaties, maar deze relaties zouden beide kanten op kunnen werken. Organisaties die goed presteren zouden ook medewerkers kunnen aantrekken die meer bevlogen, gezonder en meer inzetbaar zijn.”

Van curatief naar preventief

Hoendervanger noemt nog een tweede omslag, van curatief naar preventief: “Arbodiensten en organisaties grepen vroeger vooral in als er iets mis ging, terwijl er nu meer wordt gekeken hoe je kunt voorkomen dat mensen uitvallen. En er wordt gekeken naar een positieve insteek: hoe optimaliseer je en ondersteun je gezondere manieren van werken.” Veth: “Tot de jaren 2000 lag de focus vooral op stressreductie. Nu lijkt het dat een bepaald stressniveau inherent is aan werk, en richt de focus zich meer op hoe daar het beste mee kan worden omgegaan. Daarbij wordt gekeken naar onder andere mentale veerkracht en werkomgeving en andere aspecten zoals goede relaties met collega’s en leidinggevenden. En is er het besef dat als die elementen goed zitten mensen ook stress beter kunnen hanteren.”

Het brengt Hoendervanger bij een derde omslag: “Je ziet steeds meer een integrale benadering van alle bovengenoemde aspecten. Voorheen werd dat verkokerd vanuit allerlei specialismen – HRM, FM, ICT – benaderd. De integrale benadering betekent dat je die specialismen nu bij elkaar moet pakken om tot een oplossing te komen. En dat er ook meer interesse en toenadering onderling is.” Veth: “Dat is zo, maar tegelijkertijd is er ook nog een lange weg te gaan.”

Model

Veth en Hoendervanger hebben de verschillende mogelijke interventies in de sociale, fysieke en digitale werkomgeving – die deels rechtstreeks en deels via gezond gedrag bijdragen aan gezonde medewerkers en gezonde organisatie – ondergebracht in een model (zie illustratie). Hoendervanger: “Dit model met de ‘samenhang der dingen’ is ontstaan om ervoor te zorgen dat de verschillende specialismen elkaar goed begrijpen. Aan de rechterkant staat waar het allemaal om te doen is, een gezonde organisatie. Met allerlei HR-thema’s. Je ziet daar ook de opbrengsten, die overigens nog bijzonder divers zijn. Van duurzame inzetbaarheid tot productiviteit, werkgeversimago en tevredenheid. Ook de kolom ernaast, gezonde medewerkers, is divers. Omdat het zowel om fysiek als om mentaal en sociaal gaat.” Veth vult aan: “Het is belangrijk dat die drie aspecten met elkaar in balans zijn. Want dan krijg je de opbrengsten, zoals die zijn weergegeven in de rechterkolom.” Hoendervanger: “Tussen die drie aspecten is nog wel een verschil in bewustwording. Bij fysiek zien medewerkers het belang van meer bewegen, vaker traplopen etc. Bij mentaal en sociaal is dat nog niet in dezelfde mate het geval.” Veth: “Je moet bij de aspecten mentaal en sociaal denken aan een omgeving die steeds veeleisender wordt. Daarbij speelt een begrip als autonomie een grote rol. Want het is bewezen dat veel mensen die autonomie in hun werk ervaren gelukkiger zijn. Een mooi voorbeeld van het belang van sociaal is ook de ontwikkeling bij Het Nieuwe Werken. Daar is het thuiswerken niet meer alleenzaligmakend. Mensen blijken toch een oerdrang te hebben naar een plek waar ze hun collega’s tegenkomen en waar ze zien en gezien worden.”

Zowel Hoendervanger als Veth zijn betrokken bij het Living Lab Healthy Workplace bij de Hanzehogeschool. Bij het Living Lab wordt gebruikgemaakt van moderne technologie (sensoren, wearables en apps) om data te verzamelen over het gedrag en de gezondheid van medewerkers en de invloed van omgevingsfactoren. Veth: “Je ziet daar de fysieke impact van ingrepen zoals statafels, maar ziet ook hoe mensen elkaar ontmoeten, het sociale aspect.”

Hoendervanger gaat nog een kolom naar links, naar gezond gedrag. “Beweging, voeding en ontspanning zijn daar altijd onderdeel van. We hebben daar interactie en concentratie aan toegevoegd, omdat we zien dat dat in relatie tot werkomgeving een enorm issue is. Met name in de moderne, open en dynamische kantoren. Daarbij speelt overigens niet alleen de omgeving een rol, maar ook de afleiding door zaken als social media.” Veth: “Omdat het veranderen van gedrag een langetermijnproces is, is het belangrijk dat de fysieke omgeving wordt gebruikt om te nudgen, het op een positieve manier verleiden tot ander gedrag. Ik zie ook duidelijk twee uitdagingen rond een gezonde werkomgeving. Ten eerste het integraal aanpakken en ten tweede het bestendigen van een (gezonde) manier van werken. Anders gezegd: hoe maak je duurzame inzetbaarheid duurzaam?” Hoendervanger: “De pijl in het schema van gezonde werkomgeving naar gezond gedrag is nog het meest onontgonnen gebied. Welke interventie kies je, welke interventie heeft welk effect en is het effect kortdurend of bestendig?”

Druppelmethode

Op weg naar een gezonde werkomgeving gelooft Veth in de druppelmethode. “Mensen weten steeds beter hoe ze zich moeten gedragen om ouder te worden. En dat geldt niet alleen voor de jongeren, maar ook voor de generaties erboven. Daarom geloof ik dat we over vijf tot tien jaar zeker zullen gaan zien dat medewerkers van een organisatie zich anders gaan gedragen. Zo werken we bij de Hanzehogeschool veel samen met het Pim Mulier Instituut, een sociaalwetenschappelijk sportonderzoeksinstituut, in het programma ‘Het Nieuwe Gezonde Werken’. We leren daar dat sporten vanzelfsprekend goed is, maar dat het in feite gaat om bewegen tijdens een (werk)dag, binnen de dagelijkse werkomgeving. En dat leidt tot allerlei kleine gedragsveranderingen – meer de trap in plaats van de lift, de auto iets verder weg zetten etc. – die als druppels werken bij de gedragsverandering.”

Hoendervanger ziet dat op het punt van gezond bewegen het bewustzijn al groot is evenals de wens ermee aan de slag te gaan. “Bij mentale belasting en zaken als rust en ontspanning is het ingewikkelder. Dan komt het er namelijk ook op aan hoe vrij medewerkers zijn om hun werk in te delen en om pauze te nemen. Maar hardnekkige gewoonten en diepgewortelde opvattingen over ‘efficiënt en effectief’ werken spelen daarbij een rol.”

Businesscase

Bij de masterclass Healthy Workplace als basis voor een gezonde organisatie gaan Hoendervanger en Veth in op de vraag hoe er een businesscase kan worden opgesteld rond een gezonde werkomgeving. Hoendervanger: “Dat hangt in eerste instantie af van de organisatie en van welke interventie de organisatie wil toepassen. Vervolgens zoek je naar twee zaken: ten eerste de onderbouwing c.q. het wetenschappelijk bewijs dat een bepaalde interventie een bepaald effect zal hebben en ten tweede naar wat het financieel kan opleveren. Overigens vind ik het nog beter om de vraag te stellen wat de interventie mag kosten, in het licht van de verwachte positieve effecten. Je kunt soms kapitaliseren wat bijvoorbeeld een daling van het ziekteverzuim met 0.1 procent – een mogelijk gevolg van de interventie – inhoudt. Maar vaak zijn belangrijke effecten niet in geld uit te drukken; hoe waardeer je bijvoorbeeld een positief effect op de bedrijfscultuur of het werkgeversimago?”

Veth spreekt in deze context liever van een business value case: “Ik ben er ook voor om verder te kijken dan ziekteverzuim, want dat is een passende maar ook voor de hand liggende opbrengst. Zo is uit onderzoek gebleken dat als mensen te lang in een bepaalde functie zitten – zo’n vijf tot zeven jaar – dat er dan een zekere obsoletie optreedt. Je kunt als organisatie dus ook winst boeken door mensen iets anders te laten doen of bijvoorbeeld van team te laten veranderen.”

Onderzoek naar interventies

Hoendervanger en Veth doen vanuit de Hanzehogeschool Groningen momenteel een meerjarig onderzoek naar de effecten van verschillende interventies bij verzekeraar Menzis. Hoendervanger, die projectleider is van het onderzoek: “We hebben net alle nulmetingen gedaan, zodat we straks de effecten van interventies daadwerkelijk kunnen zien. Menzis bepaalt overigens zelf welke interventies dat zijn. Zo is er veel effort gestoken in het groener maken van de werkomgeving, het verbeteren van het binnenklimaat en in het creëren van een sfeer die bijdraagt aan sociale interactie en aan het elkaar stimuleren om gezond te werken.” Veth: “We doen ook een actieonderzoek, een doorlopend onderzoek waar we medewerkers uit de organisatie bij betrekken. Want we zien dat de traditionele manier waarbij iets vanuit HR of management wordt bedacht en vervolgens over de medewerkers wordt uitgestrooid steeds meer achterhaald wordt. Dat heeft ook te maken met autonomie. Medewerkers weten zelf het beste hoe ze gezonder kunnen werken. Ook op sociaal gebied. Zo zie je steeds meer dat afdelingen de dag beginnen met korte stand-ups, waarbij ze doornemen wat ze die dag gaan doen. En dat er steeds meer aandacht is voor gedragsregels, bijvoorbeeld over de manier waarop je elkaar aanspreekt.”

Bij Menzis combineren Hoendervanger en Veth verschillende onderzoeksmethodes. Hoendervanger: “We kijken naar een aantal onderdelen uit medewerkerstevredenheid, maar ook bijvoorbeeld naar ervaringen – hoe ervaren medewerkers bepaalde aspecten – en we observeren. Wat Menzis goed doet is dat ze leiderschapsprogramma’s hebben om zo de leidinggevenden mee te nemen in het proces en ervoor te zorgen dat ze als voortrekkers kunnen gaan fungeren. Bovendien betrekken ze ook de medewerkers bij het proces naar een gezonde werkomgeving. Het past ook in hun eigen externe campagnes, die draaien om leefkracht. Een gezonde werkomgeving is voor hen in feite: practice what you preach.”

Proeftuin

Inmiddels zijn de Hanzehogeschool en Menzis halverwege het vierjarig traject. In 2020 moet dat leiden tot een allesomvattende casestudy, waarbij alle variabelen zijn meegenomen. Veth: “Momenteel zijn we het framework aan het vullen. Het is echt uniek dat we dit integraal doen. Bij de projectorganisatie van Menzis zitten ook alle disciplines aan tafel: HR, FM en ICT. Dat maakt de wisselwerking ook zo leuk. Bovendien zie je al vanaf de nulmetingen een enorme nieuwsgierigheid bij Menzis naar de eerste uitkomsten. En die worden ook gelegd naast de ontwerpen van nieuwe kantoren.” Niet alleen de Hanzehogeschool maar ook Menzis vindt het belangrijk dat de uitkomsten van het meerjarig onderzoek gedeeld worden. Hoendervanger: “Dat is bijzonder, want vaak blijven zulke uitkomsten bij organisaties intern. Ik vind het echt stoer van Menzis dat ze hierover transparant willen zijn.”

Menzis is, samen met ENGIE, Planon, Health2Work, Measuremen en de Hanzehogeschool, partner van de Innovatiewerkplaats Healthy Workplace. Hierdoor ontstaat er ook een link met de vernieuwde werkomgeving van Menzis in Wageningen, waar een tweede Living Lab wordt gerealiseerd. “Dat wordt een proeftuin, waar we onder meer met sensoren gaan werken en permanent zaken gaan meten. En een plek waar we de effectiviteit van allerlei producten en interventies gaan testen.” Rondom de Innovatiewerkplaats groeit een netwerk van mensen en organisaties die, net als Menzis en de Hanzehogeschool, werken aan een gezonde werkomgeving en daarbij op allerlei vragen stuiten. Voor het delen de kennis en ervaring is een Community of Practice in het leven geroepen.