5 stappen naar een effectieve personeelsstrategie

Meer te weten komen over tijdmanagement in je personeelsstrategie? Meld je aan voor de gratis webinar van Personio op 20 september.

Wat is een personeelsstrategie?

Mensen vormen de kern van elke organisatie. Een personeelsstrategie is een proactief plan dat de mensen in je organisatie op de eerste plaats zet. Eigenlijk is personeelsstrategie een mooi woord voor een ‘geprioriteerd personeelsplan’. Net als andere strategieën zorgt een personeelsstrategie ervoor dat je bedrijf succesvol kan opereren. 

Het is een strategie die de betrokkenheid, de productiviteit en het behoud van medewerkers bevordert. Het is een routekaart om je bedrijf te laten groeien op basis van talent. Maar de strategie richt zich ook op resultaten, KPI’s en andere statistieken om het succes ervan te monitoren, te analyseren en te bepalen.

Waarom heb je een personeelsstrategie nodig?

Een betere vraag zou zijn: waarom heb je er nog geen? Je kunt op twee manieren naar een personeelsstrategie kijken: als aanvulling op je bedrijfsstrategie  en als strategie die het succes van je bedrijf ondersteunt. Dat komt doordat de personeelsstrategie zowel visie als duidelijkheid geeft aan de manier waarop je je teams managet en dat is weer direct van invloed op het werk dat je produceert.
Als je geen personeelsstrategie hebt, begeef je je op behoorlijk glad ijs. Sterker nog, zonder personeelsstrategie loop je het risico op:

• Teams die niet op één lijn zitten
• Dubbel werk
• De verkeerde prioriteiten
• Onduidelijke tijdlijnen voor producten en klanten

Dit soort interne problemen worden vroeg of laat grote externe problemen. Dat is uiterst belangrijk voor bedrijven die willen groeien of scalen. Met klantenverloop, slechte prestaties, financiële consequenties en problemen met aandeelhouders als mogelijke gevolgen die elk op zich schadelijk en tezamen fataal zijn.

Hoe stel je een goede personeelsstrategie op?

Waar en hoe begin je met het opstellen van je personeelsstrategie? Download de personeelsstrategieëngids. In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Hoewel het proces in eerste instantie intimiderend kan lijken, is een functionele personeelsstrategie gebaseerd op enkele belangrijke principes. Het begint allemaal met inspiratie. Dat is tenslotte wat elke strategie zou moeten doen: mensen inspireren om hun best te doen. Laten we alle stappen eens nader bekijken –

1. Begin met een visie en enkele gegevens

Zelfs als je al een ‘visie’ in gedachten hebt, is het toch beter om gegevens te verzamelen waar je je plan op kunt baseren. Op die manier stel je een duidelijke, bruikbare strategie op.

De eerste stap is het vastleggen van allerlei soorten gegevens. Kwantitatieve gegevens, zoals die over diversiteit (bijvoorbeeld de verhouding tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers), personeelsverloop en ziektedagen, bieden fundamentele inzichten op basis waarvan je je dataset zodanig kunt uitbreiden dat je er actie op kunt ondernemen.

Denk vervolgens aan kwalitatieve gegevens van het leiderschapsteam (op directieniveau), verschillende teamleiders en gebruikers in het hele HR-team (via gestructureerde interviews of vragenlijsten). In dit proces is het essentieel om alle evaluatiemethoden zo consistent mogelijk te houden. Zo blijft je dataset consistent voor alle gebruikersgroepen.

Feedback kan aangevuld worden met een reeks retrospectieve trends en toekomstverwachtingen. Dat bepaalt niet alleen waar je naartoe werkt, maar ook welke nieuwe vaardigheden je nodig hebt om daar te komen. Een succesvolle personeelsstrategie begint met een ambitieuze visie van waar je naartoe wilt. En is geïnspireerd op de gegevens die je hebt verzameld.

2. Identificeer de problemen en de resultaten

Nadat je de gegevens geanalyseerd hebt, is de volgende stap het identificeren van problemen en de gewenste resultaten van het proces. Een personeelsstrategie moet reflectorisch zijn, wat betekent dat je problemen moet identificeren voordat ze zich voordoen en deze proactief moet aanpakken.

Dat kun je bereiken door een aantal workshops te houden om een hypothese te vormen voor de problemen die door het HR-team moeten worden opgelost.

Daarin onderscheiden we vier belangrijke fasen:

• Je hebt een probleem dat je probeert op te lossen
• Vervolgens de resultaten die je wilt bereiken
• Het werk of de activiteiten die het probleem oplossen
• Hoe kun je het proces meten om te zorgen dat je je doel bereikt?

Een personeelsstrategie is meer dan alleen een missie of visie. Hiermee anticipeer je op hiaten, problemen en obstakels en zoek je tegelijkertijd naar verschillende oplossingen.

3. Verzamel feedback en steun

Strategische HR is vaak holistische HR, wat betekent dat een personeelsstrategie gevoed moet worden door mensen. Allerlei verschillende mensen! Feedback is essentieel, maar moet ook van allerlei verschillende mensen in uiteenlopende rollen en disciplines komen. Door andere dan HR-mensen naar je personeelsstrategie te laten kijken, introduceer je bijna vanzelf diverse perspectieven. Zo zorg je ervoor dat je strategie zinvol is en iedereen binnen de organisatie kan inspireren.

In deze fase zou je zelfs sponsors of kandidaten kunnen identificeren die zich bij verschillende projectgroepen kunnen aansluiten. Op die manier vergroot je de kans dat je personeelsstrategie volledig gerealiseerd wordt. Maar het gaat niet alleen om feedback.

Het gaat erom feedback te verzamelen en te zorgen dat mensen zichzelf kunnen terugvinden in de overkoepelende strategie. Op die manier verzeker je jezelf van de steun van mensen in je hele organisatie. Tegelijkertijd wordt je uiteindelijke visie daardoor meer een afspiegeling van iedereen in de organisatie.

4. Visualiseer en communiceer

Het is handig om een visueel beeld te creëren dat je kunt gebruiken om je plannen met de rest van de organisatie te communiceren. Een interessante voorstelling ziet er niet alleen goed uit, maar laat de rest van het bedrijf ook zien hoe het werk wordt uitgedacht en verdeeld. Je kunt zelfs kerntaken en toekomstige doelen opnemen en die een voor een bespreken.

5. Monitor en pas aan

Een personeelsstrategie is geen statisch plan dat je een keer opstelt en vervolgens nooit meer aanpast. Het is iets wat kan veranderen en wat gemonitord moet worden om zeker te weten dat het functioneert.

Daarom is het belangrijk om de overkoepelende strategie periodiek opnieuw onder de loep te nemen om te kijken of er wijzigingen nodig zijn. En als er wijzigingen nodig zijn, is aanpassen essentieel!

Een effectieve personeelsstrategie ontwikkelen

Nu weet je wat meer over hoe een sterke, vooruitziende en resultaatgerichte personeelsstrategie je bedrijf kan helpen groeien. Misschien heb je zelfs een strategie of een begin ervan in gedachten. Betekent dat dat je helemaal klaar bent? Absoluut niet.

De volgende twee vragen zijn misschien wel de belangrijkste in het hele proces:

• Beschikken we over het team om onze strategie waar te maken?
• Hoe maken we tijd vrij om ons te concentreren op de strategie als geheel?

Dit kan per team of per jaar verschillen. Het kan zelfs betekenen dat je bijvoorbeeld moet opschalen, mensen moet promoveren, structurele veranderingen moet doorvoeren of externe capaciteit moet inhuren. Daarnaast is het team dat je personeelsstrategie moet gaan realiseren net zo belangrijk als de strategie zelf. Het team bepaalt het succes of zelfs de mogelijkheid van de strategie, en omgekeerd.

Vervolgens moet er tijd gevonden worden. HR-leiders merken vaak dat het werk dat op hun bureau ligt, botst met de langetermijninitiatieven die ze willen aanpakken. Een personeelsstrategie is niet alleen een routekaart of een visie, maar ook een constante herinnering. Zo houden leiders duidelijk zicht op hun prioriteiten, op wat zij wel en niet kunnen doen.

Ontdek hoe HR-software je kan helpen om je digitale volwassenheid naar een hoger niveau te tillen, je belangrijkste HR-taken te automatiseren en je team de tijd te geven om echt strategisch bezig te zijn. Download de HR-leidersgids voor digitale transformatie.