De voors en tegens van payroll outsourcing

Er komt veel kijken bij de administratie tijdens de gehele loopbaan van je medewerkers. Dat kun je zelf doen, maar ook uitbesteden aan een externe organisatie. Met het outsourcen van je payroll besteed je de salarisadministratie van je organisatie uit aan een gespecialiseerd extern bedrijf. Dat kun je op twee manieren doen:

1. Gedeelten van de dienstverlening – Hierbij heb je de payroll-software in eigen beheer en besteed je alleen (gedeelten van) de dienstverlening uit. Je laat de externe specialisten bijvoorbeeld de salarisberekeningen en verzending van loonstroken en jaaropgaven doen, terwijl je zelf de mutaties verzorgt. Bijvoorbeeld als een nieuwe medewerker in dienst komt. Of je besteedt juist specialistische processen uit, zoals loonbeslagen of administratie rondom mobiliteit.
2. Alle dienstverlening en de software – In dit geval besteed je alles rondom payroll volledig uit, van salarisberekeningen tot mutaties en van langdurige ziekte tot aanpassingen van contracten. Dit verwerkt de externe partij in de eigen payroll-software. Je hebt de software dus niet in eigen beheer. Dit is de meest gangbare vorm van outsourcing.

Drie redenen om je salarisadministratie uit te besteden

Nu je weet wat payroll outsourcing inhoudt, is het tijd om de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen. Er zijn veel redenen om te kiezen voor het uitbesteden van de salarisadministratie. We gaan dieper in op de drie belangrijkste redenen. Zijn deze herkenbaar voor jouw organisatie? Dan is payroll outsourcing het overwegen waard.

1. Je bent verzekerd van kwaliteit

Er kan van alles aan de hand zijn waardoor de kwaliteit van je payroll op dit moment niet hoog genoeg is. Zo zijn handmatige processen erg foutgevoelig en hangt de kwaliteit af van de persoon die de werkzaamheden uitvoert. Een belangrijk verschil tussen payroll in eigen beheer en uitbesteden is de manier waarop alles wordt vastgelegd. Een interne medewerker focust zich vaak vooral op de kwaliteit van de salarisadministratie zelf en niet op de manier waarop deze processen worden uitgevoerd. En daar zit het gevaar: je bent dan volledig afhankelijk van de salarisadministrateur zelf.

Wanneer je salarisadministratie is uitbesteed aan een externe specialist, worden alle stappen van de salarisadministratie vastgelegd in duidelijke processen, procedures en controles. Per stap wordt ook gekeken of er slimmer of sneller gewerkt kan worden. Daardoor weet je precies dat aan alles is gedacht om de kwaliteit van de payroll te bewaken.

2. Je bent verzekerd van continuïteit

Gemiddeld hebben bedrijven één salarisadministrateur per 1000 medewerkers. Daardoor ben je afhankelijk van een of een paar personen. Wordt een salarisspecialist ziek, neemt hij of zij verlof of gaat diegene uit dienst? Dan is de continuïteit direct in gevaar. Het is namelijk lastig om (langdurige) vervanging te vinden in de huidige krappe arbeidsmarkt en het hoge verloop. Je wilt voorkomen dat medewerkers hun salaris te laat, verkeerd of zelfs helemaal niet ontvangen. Werknemers moeten er vanuit kunnen gaan dat ze hun loon goed en op tijd ontvangen.

Als je kiest voor payroll outsourcing, loop je deze risico’s niet. Valt er iemand uit bij een externe partij? Dan neemt een andere specialist het over en loopt je salarisadministratie nog steeds op rolletjes.

3. Je verlicht de werkdruk op je HR-afdeling

Op dit moment zijn er 64% meer payroll- en HR-vacatures dan vóór de coronacrisis. De kans is dan ook groot dat je HR-team onderbezet is of een hoge werkdruk ervaart. Door je salarisadministratie uit te besteden, heb je er eigenlijk een team met extra collega’s bij. Zij storten zich volledig op de payroll, zodat je HR-medewerkers zich met andere taken bezig kunnen houden, zoals recruitment en medewerkerontwikkeling. Outsourcing is daarmee een handige oplossing die je HR-team weer ademruimte geeft.

Waar moet je aan denken als je payroll outsourcing overweegt?

Uitbesteden heeft veel voordelen. Toch zijn er ook aandachtspunten die je voor jouw organisatie moet afwegen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe zit het met controle(verlies) bij uitbesteden? – Raak ik (een deel van) de controle kwijt over bijvoorbeeld processen en de nauwkeurigheid van de gegevens?
• Hoe flexibel is een externe dienstverlener? –  Kan ik incidentele vragen of mutaties nog wel neerleggen bij een externe partij?
• Wat gebeurt er met mijn huidige payrollmedewerkers? – Komen mijn medewerkers wel goed terecht als een externe partij hun werkzaamheden overneemt?
• Hoe gaat een externe partij om met privacy en vertrouwelijkheid? – Gaan de externe salarisexperts vertrouwelijk om met gevoelige informatie van jouw medewerkers, zoals salarissen, adresgegevens en ziekte?
• Hoe zit het met de kosten van payroll outsourcing? – Kom ik niet voor hoge maandelijkse facturen of extra kosten voor specifieke taken te staan?

Het antwoord op deze vragen én meer informatie over het uitbesteden van je salarisadministratie lees je in het whitepaper Wel of niet je salarisadministratie uitbesteden.

Meer informatie

Kortom: er zijn veel zaken om te overwegen als je nadenkt over het efficiënt organiseren van je salarisadministratie. Uitbesteden biedt voordelen, en is voor veel organisaties een goede optie. Wil je weten of outsourcing ook past bij jouw organisatie? Doe dan de scan.

Over Visma YouServe

Visma YouServe is een full service HRM & payroll dienstverlener voor het zakelijke segment. Met onze services en HR-software optimaliseren we HR-processen en nemen we je werk uit handen. Visma YouServe biedt alles om jouw HR-zaken gewoon goed te regelen én naar een volgend niveau te brengen. Van het ondersteunen van je salaris- en personeelsadministratie tot het behalen van je HR-doelstellingen. Ongeacht waar jouw bedrijf staat in de HR-journey, we helpen je graag.