Vriendschap op het werk

De beschikbaarheid van informatie op zich betekent niet dat het goed is. Soms is informatie die eenvoudig te meten of beschikbaar is, volstrekt irrelevant. Informatie moet bijdragen aan de te nemen beslissing en in relatie zijn tot de doelstellingen van de organisatie. Wat zou gemeten moeten worden om bij te dragen aan het succes van een organisatie, maar wordt nauwelijks of niet gemeten door organisaties?

• Productiviteit: hoeveel output levert een individuele medewerker? Dit is eenvoudig te meten aan de hand van het aantal producten, maar ook de input die hiervoor nodig is in uren, kosten en inzet van de medewerkers.

• Het behoud van personeel en betrokkenheid van medewerkers die een organisatie graag wil behouden (dus buiten natuurlijk verloop).

• Van cruciaal belang voor het succes van een organisatie, maar die door vrijwel geen enkele organisatie gemeten wordt: vriendschap op het werk. Het is aangetoond dat het hebben van een beste vriend op het werk leidt tot vermindering van ziekteverzuim en ongevallen op het werk.

Vriendschap leidt juist tot een verhoging van de klanttevredenheid, het innovatievermogen en het delen van ideeën. Bovendien zorgt dit ervoor dat de tevredenheid van medewerkers over het werk én de tevredenheid over het salaris sterk stijgt. Een groot deel van de informatie die nodig is om, onder andere, het bovenstaande meetbaar te maken, kan slechts gevonden en vergaard worden door de inzet van de juiste middelen. Om HR-activiteiten te kunnen meten, is het noodzakelijk om efficiënt te opereren en moderne middelen als e-HRM in te zetten. Door moderne manieren van procesondersteuning kan er meer informatie vergaard worden dan op welke andere wijze dan ook. HR heeft de mogelijkheid om essentiële informatie, zoals over productiviteit en ´vriendschap op het werk´, te verzamelen en te delen. Dit is de volgende stap in de ontwikkeling van HR meetbaarheid die nog niet door veel organisaties gezet is. Om deze te kunnen zetten is het noodzakelijk om allereerst de informatie op orde te hebben op de thema’s die dichter bij de huidige praktijk liggen.

Procesondersteuning
De wijze waarop organisaties de HR-processen ondersteunen geeft een indicatie van het belang wat aan deze processen wordt toegekend. Modernisering van de ondersteuning is een onomkeerbare ontwikkeling. Door de managers en medewerkers de mogelijkheid te geven HR-informatie en processen zelf te vinden en uit te voeren wordt niet alleen efficiency bereikt maar ook de betrokkenheid vergroot. Processen ondersteunen met e-HRM heeft naast de efficiencyvoordelen, die voor de meeste organisaties groot zijn, als bijkomend effect dat er een schat aan realtime informatie ontstaat die vergeleken kan worden met de doelstellingen die een organisatie stelt. Uit onderzoek blijkt dat  24 procent van de organisaties al processen ondersteunt met systemen die door alle actoren in het proces gebruikt kunnen worden. Als wij dit afzetten tegen het aantal organisaties dat ook daadwerkelijk werkt met KPI’s dan is daaruit een duidelijke conclusie af te leiden: organisaties die meetbaar willen zijn, zetten moderne middelen in om hun HR-processen te ondersteunen. Door deze gegevens met elkaar te kruisen kan worden geconcludeerd dat het invoeren van e-HRM niet alleen leidt tot het opnieuw definiëren van processen en daarmee efficiency behalen maar tevens dat dit het moment is om de doelstellingen van de organisatie vast te leggen en de beschikbaar komende informatie daarmee te vergelijken. Door deze KPI’s op de juiste wijze te definiëren heeft HR de mogelijkheid om concreet invulling te geven aan de vraag die de organisatie heeft in relatie tot de inzet van het juiste personeel op het juiste moment.

Meetbare indicatoren die nut hebben
Uit het voorgaande mogen wij concluderen dat het optimaliseren van procesondersteuning leidt tot het definiëren van KPI’s. Hoewel het voor iedere organisatie anders is wat de relevante KPI’s zijn waarop gestuurd kan worden, blijkt uit het onderzoek een duidelijke trend naar het sturen op KPI’s die meer in lijn liggen met de HR-prioriteiten. Dit in tegenstelling tot enkele jaren geleden waar met name de focus lag op standaard KPI’s als verzuim en verloop. De meeste organisaties kennen al een set aan basisgegevens waarop gestuurd wordt, of die minimaal periodiek gerapporteerd worden. Inmiddels komen daar meer gegevens bij die in lijn liggen met het sturen op de kennis en kunde van de individuele medewerkers, teams en afdelingen.

Wat zijn de belangrijkste indicatoren waarop uw organisatie stuurt in relatie tot de belangrijkste HR-thema’s?
In de meeste segmenten worden vergelijkbare indicatoren gebruikt om op te sturen. Zichtbaar is dat er meer nadruk wordt gelegd in de verschillende segmenten op specifieke zaken die een directe link hebben met de uitdagingen in het primaire proces van de organisatie. Zo zien wij in het Onderwijs meer nadruk op de vakbekwaamheid van medewerkers en in de Zorg & Welzijn meer aandacht voor de opleidingen van de individuen en de kosten omtrent de medewerkers. Kortom; bijna iedere organisatie heeft wel een set aan indicatoren. Slechts 2 procent gaf aan dat er in het geheel geen indicatoren zijn waarop gestuurd wordt. Wat duidelijk is, is dat HR zoekende is naar de juiste set aan indicatoren die niet alleen gebruikt kunnen worden om te sturen, maar ook om zich te vergelijken met het eigen segment en zelfs op nationaal niveau. Zoals ook in de prioriteiten maakt HR een verandering door en stuurt meer op kwaliteitsaspecten. Meer klassieke middelen als ervaringscijfers en leeftijd worden zeker nog gebruikt, maar een individuelere meting van de medewerkers in relatie tot zijn of haar inzet op de activiteiten van de organisatie komt opzetten.

Verspreiding van HR-informatie
Het bijhouden van gegevens door leidinggevenden en medewerkers zelf heeft als effect dat deze ook meer verwachtingen ontwikkelen ten aanzien van de informatie die verstrekt wordt vanuit HRM. Zoals uit voorgaande tabel blijkt, heeft meer dan 80 procent van de organisaties al een vorm van informatievoorziening naar leidinggevenden en, in een aantal gevallen, naar medewerkers. In dit domein is qua ontwikkeling nog wel een grote verandering te verwachten. In de meeste gevallen bestaat de mogelijkheid voor de informatievragers om periodiek statische informatie op te vragen of te ontvangen. Een andere trend geeft aan dat er meer behoefte is ontstaan aan het krijgen van realtime informatie. Zo is in de Zakelijke Markt al een duidelijk stap gezet naar meer Self Service functionaliteit voor managers die personele zaken meenemen in de totaalset aan informatie over de eigen doelstellingen. 

HR is in toenemende mate geïnteresseerd in de cijfermatige onderbouwing van de eigen bijdrage aan de organisatie en de effecten die HR-activiteiten hebben op het succes van de organisatie. Op basis van deze realisatie is de afgelopen jaren een nieuw specialisme toegevoegd aan het HR-domein. Naast de taken die HR heeft als administratieve experts, zoals HR-experts en adviseur op het gebied van HR-processen, komt de rol van HR-accountant meer en meer in beeld. De HR accountant is niet zozeer een specifieke functie die vorm moet krijgen, maar een rol die iedere HRprofessional zich eigen moet maken. Onderwijsinstellingen onderkennen deze behoefte en er zijn inmiddels opleiders die dit tot een leergang hebben gemaakt zoals de Hogeschool Utrecht. Geconcludeerd kan worden dat uit het onderzoek, zowel uit het kwantitatieve deel als uit de interviews, blijkt dat HR een grote ontwikkeling doormaakt naar meer meetbaarheid en efficiency. Deze ontwikkeling is al langere tijd aan de gang maar lijkt nu in een stroomversnelling te komen onder druk van de recessie en het besef dat de lange termijn uitdaging daadwerkelijk krapte op de arbeidsmarkt is. Doordat het management van organisaties, HRprofessionals en opleiders als de Hogeschool Utrecht dit allen hebben onderkend, kan deze versnelling ook daadwerkelijk plaatsvinden. De moderne HR-professional is zich bewust gaan worden van een kwantitatieve onderbouwing van het HR-beleid.