Leidinggeven op afstand: 5 tips

Uit assessments van Hogan, gebaseerd op meer dan 30 jaar wetenschappelijk erkend onderzoek, blijkt dat vijf eigenschappen kenmerkend zijn voor effectief ‘virtueel’ leiderschap.

1. Blijf kalm en geef het goede voorbeeld

Wanneer er plotseling vanuit huis gewerkt moet worden, kunnen medewerkers onzeker worden en zich zorgen maken over hun toekomst. Een effectieve leidinggevende moet direct op deze veranderingen inspelen, onzekerheden wegnemen en het team op afstand aansturen zonder dat dit van invloed is op de betrokkenheid of de inzet van het personeel. Leidinggevenden die hoog scoren op het gebied van aanpassing blijven kalm en houden het hoofd koel tijdens stressvolle tijden.

Deze leidinggevenden motiveren hun team om te blijven werken, niet in paniek te raken en zich aan te passen aan de nieuwe veranderingen in hun omgeving. Succesvolle virtuele leidinggevenden zijn flexibel en geven hun team het goede voorbeeld. Onzekerheden worden proactief weggenomen en er worden heldere instructies gegeven.

2. Blijf benaderbaar en communiceer

Op afstand werken kan eenzaam zijn, met name voor mensen die de steun van en interactie met collega’s nodig hebben, zoals nieuwe medewerkers. Zij kunnen zich mogelijk geïsoleerd voelen en zullen minder snel hulp en advies vragen aan andere teamleden wanneer er sprake is van een virtuele afstand.

Om een team te leiden dat op afstand werkt, is het van belang om goed te communiceren en waar nodig ondersteuning en adviezen te bieden. Een effectieve virtuele leidinggevende neemt dagelijks telefonisch contact op met medewerkers, zonder zich overal mee te bemoeien of deadlines te benadrukken. Op afstand werken voelt minder ‘eenzaam’ wanneer er een benaderbare en beschikbare leidinggevende is die luistert naar de vragen en zorgen van medewerkers.

3. Definieer doelen en deadlines (opnieuw)

Een virtuele werkplek kan demotiverend zijn voor medewerkers die sturing in hun dagelijkse activiteiten missen. Hierdoor kan chaos ontstaan, omdat de definitie van een werkdag onduidelijker wordt en productiviteit lastiger is te meten. Leidinggevenden moeten tijd en energie vrijmaken om onzekere medewerkers te begeleiden en activiteiten, doelen en deadlines opnieuw te definiëren.

Het kan voor bedrijven lastig zijn om de productiviteit van medewerkers op afstand te bepalen aan de hand van standaard parameters. Het aantal kantooruren is bijvoorbeeld niet relevant. Er wordt in plaats daarvan meer aandacht besteed aan resultaten. Ambitieuze, competitieve en doelgerichte leidinggevenden zijn belangrijk voor een resultaatgerichte virtuele werkplek. Hun zelfverzekerde en proactieve aanpak inspireert medewerkers om zich in te zetten en productief te blijven.

4. Maak gebruik van nieuwe technologieën

Om van huis uit te kunnen werken, moeten dagelijkse activiteiten en processen anders worden ingericht. Teambijeenkomsten worden videogesprekken, korte vragen worden tekstberichten. Er is behoefte aan nieuwe communicatiemethoden en nieuwe werkwijzen, nu werkzaamheden naar online en de cloud migreren.

Het is belangrijk dat leidinggevenden snel handelen als medewerkers op afstand gaan werken. Een effectieve virtuele leidinggevende is een ‘early adopter’, past zich direct aan de verandering aan en verwelkomt technologieën die het dagelijks leven van medewerkers vereenvoudigen.

5. Stel je empathisch op

Een pandemie is, los van het werk, een beangstigend fenomeen en veel thuiswerkend personeel maken zich zorgen en zijn ongerust over de gebeurtenissen in de wereld. Een effectieve virtuele leidinggevende stelt zich empathisch op, ook als persoonlijk contact niet mogelijk is, en houdt rekening met het welzijn en het vermogen van medewerkers om op afstand te werken. Elke medewerker is anders. Het is dan ook van belang om bij thuiswerkende medewerkers rekening te houden met hun persoonlijkheid, gezondheid en persoonlijke omstandigheden. Zo kan iedereen optimaal worden begeleid.