De ene collega brengt flink wat uurtjes door op Linkedin en is een groot voorstander. Maar de HR-manager heeft nou net van zijn dochter gehoord dat het toch echt via Twitter moet. De argumenten vliegen over en weer, maar echt opschieten doet het niet. Het lood dat al in je schoenen zat toen je naar deze meeting kwam lijkt steeds zwaarder te worden. Alle eerdere bijeenkomsten over dit onderwerp zijn namelijk al op precies dezelfde manier verlopen.
Optimaliseer eerst het vergaderproces
Herkenbaar? Waarschijnlijk wel. Wij ervaren in de dagelijkse HR-praktijk dat verzanden in details nog veel te vaak voorkomt. Soms is het optimaliseren van het vergaderproces zelfs harder nodig dan het optimaliseren van het proces waar de vergadering eigenlijk over ging.
Natuurlijk zijn details belangrijk, want zoals men in goed Nederlands zegt: the devil is in the details. Maar we zouden er graag voor pleiten om niet direct in de details te duiken, en als ze ter tafel komen, dit op een efficiënte en gestructureerde manier te doen.
Processen in kaart brengen met een SIPOC- diagram
Ons advies: start met een simpele methodiek waarmee je als eerste het huidige proces in kaart brengt. Maak bijvoorbeeld gebruik van de Lean Six Sigma tool SIPOC (Suppliers, Input, Process, Outputs, Customers). De 5 stappen kun je als volgt doorlopen:
Stap 1 – Suppliers
Bepaal wie de ‘leveranciers’ zijn en wie de input voor het proces leveren
Als het gaat over recruitment zijn dit bijvoorbeeld de kandidaten.
Stap 2 – Inputs
Welke middelen/ materialen vormen de input voor het proces?
Bij recruitment zijn dit bijvoorbeeld de brieven en CV’s.
Stap 3 – Process
Beschrijf op hoofdlijn, in maximaal 7 stappen het proces .
In het geval van recruitment zijn dit bijvoorbeeld de stappen: opstellen vacaturetekst, uitzetten van de vacature via diverse kanalen, CV/ brief selectie, gespreksrondes, assessment en arbeidsvoorwaardengesprek.
Stap 4, Outputs
Wat is de uitkomst van het proces, welk product of dient levert het op?
Als het gaat over recruitment gaat, is dit de aanstelling van een kandidaat/ de arbeidsovereenkomst.
Stap 5, Customers
Wie zijn de klanten en wie ontvangen de ‘output’?
Bij recruitment is dit bijvoorbeeld de hiring manager.
De onderdelen van een SIPOC
SIPOC methode
Bovenstaande afbeelding vat in één oogopslag de onderdelen van een SIPOC samen. De hoofdlijn van het proces wordt zo snel en simpel duidelijk. Ook is het helder wat er nodig is om het proces op te starten en wat het uiteindelijk oplevert.
Vervolgens kun je een SIPOC gebruiken om het proces gestructureerd verder in kaart te brengen. Dat kan bijvoorbeeld met behulp van een Value Stream Map (een tool waar we in één van de volgende blogs verder op in zullen gaan). Ook biedt een SIPOC inzicht in de verschillende stakeholders bij een project (De verborgen wereld achter het organogram, of is het organigram).
Natuurlijk ligt nog altijd het gevaar op de loer om in een later stadium alsnog te verzanden in details. Daar komen naast SIPOC uiteraard ook het nodige leiderschap en een vleugje processturing bij kijken. Maar van grof naar fijn zal altijd beter werken dan omgekeerd.
Met één klik complexe HR-vragen beantwoorden, efficiënter omspringen met arbeidsrechtelijke kwesties, makkelijk kandidaten screenen én effectiever talent managen. Volg deze masterclass en leer hoe AI en ChatGPT jouw dagelijkse werkzaamheden kunnen transformeren in alle belangrijke HR-domeinen.
