r>
Medewerkers zijn de belangrijkste voorwaarde voor blijvend succes voor organisaties. Met name hun vermogen om wendbaar te zijn in verrassende situaties. Organisaties kunnen topprestaties leveren door bij hun medewerkers te streven naar autonomie op maat, een hoge mate van betrokkenheid, excellente samenwerking en voortdurend leren en innoveren. Maar hoe zorg je er voor dat deze vier elementen binnen organisaties continu worden nagestreefd? Door het ontwikkelen van High Performance Work Systems. Dit is de term voor het stelsel van activiteiten dat een organisatie inzet om medewerkers vrijwillig meer te laten presteren en gezamenlijk grenzen te verleggen. Deze extra prestaties worden bereikt door de juiste mix van samenwerking, autonomie, ontwikkeling en betrokkenheid. Betrokkenheid is de motor die mensen aanzet tot werken. Om medewerkers doelgericht en efficiënt in te zetten moeten ze voldoende ontwikkeld zijn en toegerust worden om hun taak uit te voeren. Autonomie geeft betrokken en ontwikkelde medewerkers de ruimte om in te spelen op onverwachte situaties. Door samenwerking behalen teams een blijvend concurrentievoordeel.
Acht HR-systemen
Het HR-beleid en instrumentarium in brede zin (de High Performance Work Systems) faciliteren deze grondslagen en zorgen ervoor dat organisaties topprestaties kunnen leveren. Het ontwikkelen en implementeren van HR-systemen gebeurt over het algemeen op organisatieniveau. De systemen zijn immers een afgeleide van de organisatiestrategie. De implementatie van deze systemen heeft echter directe consequenties op individueel niveau, namelijk de beleving van medewerkers. Wanneer er bijvoorbeeld een nieuw opleidingsbeleid wordt geïmplementeerd zullen medewerkers gaan ‘voelen’ dat ontwikkeling in hun organisatie belangrijk wordt gevonden. Deze perceptie van medewerkers leidt vervolgens tot een bepaald gedrag. Een nieuw opleidingsbeleid kan ervoor zorgen dat medewerkers worden geïnspireerd om actief nieuwe kennis op te doen door maandelijks de vakbladen te lezen. Of dat ze besluiten een opleiding of training te gaan volgen. Dit gedrag, het aanleren van nieuwe kennis- en vaardigheden, leidt tot verbeterde prestaties op individueel niveau. Uiteindelijk leiden verbeterde prestaties op individueel niveau weer tot verbeterde prestaties op organisatieniveau. De acht HR-systemen die invloed hebben op deze vier High Performance factoren staan in het model (zie p.38) weergegeven. Visie & strategie, leiderschap en cultuur staan in de binnenste ring, omdat deze de kern vormen van de HR-systemen. De HR-systemen dienen onderling goed op elkaar afgestemd te zijn. Eén HRsysteem is in feite geen systeem. Samenhang tussen verschillende HR-systemen is essentieel. Het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden zal pas echt een prioriteit worden als er ook in de performance- cyclus aandacht aan wordt besteed en de taakinrichting zodanig is vormgegeven dat het gebruik van deze nieuwe kennis en vaardigheden wordt gestimuleerd. Kortom: pas wanneer deze acht systemen op organisatieniveau met elkaar in balans zijn, ontstaat de juiste mix van samenwerking, autonomie, ontwikkeling en betrokkenheid op individueel niveau.
Visie & strategie Een High Performance organisatie kenmerkt zich door management dat een duidelijk visie heeft waar de organisatie over vijf jaar wil staan. De visie wordt op een zodanige manier gecommuniceerd, dat deze door de gehele organisatie bekend is en gedragen wordt. De visie en strategie inspireert en motiveert medewerkers om extra te presteren. Persoonlijke doelstellingen zijn hiervan afgeleid, waardoor het voor medewerkers duidelijk is hoe zij bijdragen aan organisatiedoelen.
Leiderschap Leidinggevenden van een High Performance organisatie stellen ambitieuze doelen voor medewerkers en sturen daar vervolgens op. Leidinggevenden dagen medewerkers uit om, in het belang van de organisatie, hun capaciteiten ten volle te benutten en net dat stapje meer te zetten. Ze zijn aanspreekbaar, bieden ondersteuning, geven feedback en zijn zich bewust van hun voorbeeldfunctie.
Cultuur Een High Performance cultuur kenmerkt zich door een transparante en open cultuur waarbij samengewerkt wordt op basis van vertrouwen en medewerkers die elkaar durven aan te spreken op elkaars gedrag. In een High Performance cultuur ligt een sterke nadruk op het stellen van doelen, het behalen van resultaten en het continu verbeteren van prestaties.
Performance Management Performance Management binnen een High Performance organisatie kenmerkt zich door het maken van heldere afspraken tussen medewerkers en leidinggevenden, waarbij de beoordeling van gemaakte afspraken aan de hand van prestatie-indicatoren gebeurt. Managers hebben oog voor prestaties van medewerkers en uiten hier hun waardering voor, zowel financieel als door extra aandacht aan goede prestaties te besteden. De beloningsstructuur stimuleert samenwerking en is transparant, waardoor medewerkers weten waar zij aan toe zijn.
Organisatie & taakinrichting In een High Performance organisatie zijn bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Medewerkers weten wat van ze verwacht wordt omdat processen helder zijn beschreven en de bijbehorende verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Medewerkers krijgen ruimte om werkzaamheden naar eigen inzicht in te delen. Ze werken veel in teams waarbij verschillende competenties worden benut, zodat optimale resultaten worden behaald. Het takenpakket van medewerkers is gevarieerd en zo ingericht dat het hun ontwikkeling stimuleert.
Opleiding & ontwikkeling Een High Performance organisatie heeft aandacht voor continue ontwikkeling van zowel individuen, groepen als de organisatie als geheel. Dit zorgt ervoor dat de organisatie mee kan bewegen met interne en externe veranderingen. Het biedt individuele medewerkers de kans om zichzelf uit te dagen. Leidinggevenden vervullen hierin een essentiële rol. Zij zorgen voor de nodige faciliteiten, zoals budget. Maar ook voor bewustwording bij medewerkers van hun persoonlijke ontwikkeling en het in gesprek gaan met elkaar hierover.
Kennismanagement Medewerkers in een High Perfomance organisatie weten wie ze over welke thema’s moeten inlichten. Het management stimuleert het delen van kennis en de medewerkers zijn bereid hun kennis te delen. Nieuwe kennis verspreidt zich snel in de organisatie en medewerkers zijn op de hoogte van de ontwikkelingen binnen andere afdelingen. Kennis en informatie die nodig zijn om het werk optimaal uit te voeren, zijn eenvoudig te verkrijgen. De feedback van klanten en collega’s wordt gebruikt om processen te verbeteren.
Strategische personeelsplanning De strategische personeelsplanning van een High Performance organisatie kenmerkt zich door een lange-termijn-personeelsplanning waarin zowel de kwantitatieve als kwalitatieve formatiebehoefte voor de verschillende onderdelen beschreven is. De kwalitatieve personeelsbehoefte – de benodigde competenties van medewerkers – zijn daarbij afgeleid van de strategie van de organisatie. De leidinggevenden binnen de organisatie voeren regelmatig loopbaangesprekken met hun medewerkers. Hierdoor hebben ze een goed beeld van de potentie, ambities en behoeftes van hun medewerkers. Via loopbaanpaden en loopbaanontwikkeling kunnen medewerkers intern doorgroeien.
Wanneer toepasbaar?
High Performance is niet voor alle organisaties relevant. Investeren in het verhogen van de samenwerking, autonomie, ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers loont vooral als de organisatie concurrentievoordeel haalt uit haar mensen. Daarnaast dragen deze factoren meer bij aan het succes van een organisatie als deze in een complexe en dynamische omgeving opereert. Dit leidt namelijk tot een sterkere afhankelijkheid van medewerkers om flexibel op veranderingen in te spelen en een grotere noodzaak medewerkers te ontwikkelen om in de toekomst optimaal te presteren. In organisaties die deze twee kenmerken hebben, zijn High Performance Work Systems zeer bruikbaar. In organisaties die zich in een stabiele omgeving bevinden en voornamelijk concurrentievoordeel halen uit processen, producten of andere middelen zijn High Performance Work Systems minder bruikbaar. In zulke organisaties kan een teveel aan autonomie zelfs leiden tot een ontregeling van nauwkeurig afgestemde efficiëntie. Het denkkader is daar beter bruikbaar als ‘route’ dan als ‘bestemming’.
Aanpassen aan crisis
Heeft het investeren in High Performance Work Systems in tijden van economische crisis prioriteit? Het antwoord is: ja. Juist de geïntegreerde benadering van HR-systemen leidt tot een hoge productiviteit, benutting van potentieel en creatief gedrag van werknemers. Deze elementen zorgen ervoor dat organisaties zich onderscheiden in de markt en succesvol kunnen overleven. Een dynamische omgeving en zeker een economische crisis waarin organisaties financieel minder te besteden hebben, vraagt om een implementatie van duurzame HR-systemen. De toegevoegde waarde van HR zit in het ontwikkelen van HR-systemen die relatief eenvoudig aan te passen zijn aan veranderingen in de omgeving en de daarmee samenhangende veranderende strategie. Wanneer de economische crisis voorbij is, moeten de huidige HR-systemen met minimale aanpassingen weer passend kunnen worden gemaakt.
