Tijd om vakantie-uren in Excel geavanceerder bij te houden – Template met jaaroverzicht

Partnerbijdrage van: Nmbrs

3 oktober 2024

Met die paar medewerkers ging het allemaal nog wel in een tabelletje in Excel. Maar nu er net weer 8 nieuwe medewerkers bij zijn gekomen en niet iedereen tegelijkertijd met vakantie moet gaan, werkt dat simpele tabelletje niet meer zo handig.

Het is tijd om de vakantie-uren in Excel iets geavanceerder bij te houden. Het handigst doe je dat met een template waarop je een heel jaaroverzicht kunt zien. De medewerker kan dan zelf de data inzien of die goed zijn doorgevoerd en of er akkoord is gegeven.

Maak bijvoorbeeld nog niet beoordeelde aanvragen geel in het overzicht. Wanneer deze zijn goedgekeurd kun je ze groen maken. Geef medewerkers dan inzicht in deze Excel zodat ze zelf kunnen zien hoeveel vakantie-uren ze nog hebben. Geef ze alleen ‘kijk-rechten’ zodat ze geen wijzigingen kunnen aanbrengen.

Handig is ook om de communicatie via de e-mail in linkjes toe te voegen aan de verschillende aanvragen. Zo heb je de communicatie rondom aanvragen en bevestigingen allemaal bij elkaar.

Toch blijft vakantie-uren bijhouden in Excel tijdrovend

Hoe eenvoudig het ook klinkt, vakantie-uren bijhouden in Excel blijft een tijdrovende bezigheid. En laten we eerlijk zijn, niet iets waar je graag de hele dag mee bezig bent. Toch gaat er al snel wat tijd in zitten. Vooral nu het aantal medewerkers elk kwartaal behoorlijk stijgt.

Handig verlofregistratiesysteem

Als je er meer dan een halve dag per maand mee bezig bent, dan wordt het tijd om te denken aan een handig verlofregistratiesysteem. Eentje waarbij jij alle vakantie-uren kunt inzien van alle medewerkers en je medewerkers hun eigen vakantiedagen kunnen beheren.
Ook is het handig voor managers om toestemming te verlenen en te zien wie er allemaal op welk moment op vakantie is. Zo zit je niet met een onbemand team tijdens de vakanties.

Doe mij toch nog maar die Excel-template om vakantie-uren bij te houden

Geen vierkante ogen meer door routineuze taken als vakantie-uren bijhouden

Het kan echt makkelijker dan een Excel-sheet bijhouden. Zo makkelijk zelfs dat jij er als HR-professional bijna geen tijd meer aan kwijt bent. De vraag hoeveel vakantie-uren er nog over zijn, hoeven medewerkers niet meer te stellen. Ze kunnen het zo aflezen uit het heldere overzicht van de app. Geen stoffige tabellen of vergeten linkjes in de krochten van de cloud maar een overzichtelijk systeem waarbij medewerkers zich vrij voelen om hun vakantie ver vooruit te plannen.

En dat is natuurlijk wat we allemaal willen. Dat medewerkers zelf de regie hebben en niet voor elk wissewasje de HR-afdeling ‘lastig hoeven te vallen’. Maar dat ze dit zelf allemaal online kunnen oplossen en aanvragen. Ook in het weekend of onderweg.