In veel moderne IT-organisaties is Agile werken de afgelopen 20 jaar succesvol geïntroduceerd. De organisatie wordt hiermee wendbaarder en meer gericht op de behoefte van de klant. In het gezaghebbende 12e Annual state of Agile report uit 2018 is te lezen dat meer dan de helft van de bedrijven tevredener klanten heeft, meer op tijd levert en meer business waarde heeft weten te genereren. De bedrijven geven aan dat ze beter kunnen inspelen op veranderende prioriteiten en beter zicht kunnen houden op de voortgang van hun projecten.
Het succes van Agile werken leidt ertoe dat de afgelopen jaren ook organisaties in andere branches Agile werken zijn gaan introduceren. Soms (nog) alleen op de IT-afdeling van de organisatie, maar steeds vaker gaan hele organisaties agile werken. We zien het onder meer in de financiële sector, in overheidsorganisaties en in de zorg.
De essentie van Agile is het werken in zelforganiserende multidisciplinaire teams die zich richten op het snel leveren van resultaat zodat ze op basis van feedback van hun klanten het werk steeds kunnen aanpassen
Meestal kiezen organisaties ervoor om te starten met een beperkt team om de Agile werkwijze te leren en ervaring op te doen. In meer dan de helft van de organisaties kiest men ervoor om Scrum toe te passen. Als de eerste ervaringen succesvol zijn – en dat zijn ze vaak – wordt het aantal teams uitgebreid en worden hele afdelingen of units aangepast. En dan blijkt over het algemeen dat er structurele aanpassingen wenselijk zijn in de bestaande werkwijzen, structuren en gehanteerde (HR)instrumenten. Om zo aan te kunnen sluiten bij de nieuwe, wendbare werkwijze in de organisatie.
De rol van HR verandert
Na een brede introductie van Agile werken in een organisatie ontstaat de behoefte om de organisatie aan te passen aan de nieuwe gevormde werkwijze. Dit betekent onder andere dat voor de HR-afdeling aanpassingen nodig zijn in de gehanteerde instrumenten. De belangrijkste veranderingen in het HR-domein zijn nodig bij de inrichting van het functiehuis, de gehanteerde performance cyclus, loopbaanontwikkeling en beloningsystemen. De rol van HR verandert van reguleren naar faciliteren. Vanuit die faciliterende rol is het belangrijk dat de HR-afdeling onderzoekt welke instrumenten niet meer in de nieuwe situatie passen. Samen met de organisatie kan de HR-afdeling vervolgens de juiste aanpassingen doorvoeren.
Er ontstaan nieuwe rollen binnen aan agile organisatie, zoals Scrum Master en Product Owner, waar vaak geen passende functiebeschrijvingen voor beschikbaar zijn. Binnen een agile organisatie moeten medewerkers snel in andere rollen kunnen worden ingezet en dit vraagt om meer flexibiliteit, van zowel de medewerkers, als de HR-afdeling. Vanzelfsprekend vraagt dit ook een aanpassing in de beloningsstructuur.
Minder management, meer communicatie
Omdat in een agile organisatie minder management nodig is, past de oude functioneringscyclus met drie contactmomenten niet meer. Wendbare organisaties kiezen ervoor om deze cycli te vervangen door zeer regelmatige korte gesprekken. Tijdens een introductieworkshop over Agile vertelden mensen van de HR-afdeling dat de term Agile geheel nieuw voor ze was. Dat hoor ik op zich vaker. De IT-afdeling, een aantal deuren verder, bleek echter al geruime tijd met Scrum te werken. Blijkbaar is er intern weinig tot geen contact. Jammer, want het zou zo logisch zijn als de HR-afdeling zelf op zoek gaat naar nieuwe werkwijzen in de organisatie en de vraag gaat ophalen hoe HR hier een bijdrage aan kan leveren.
HR als aanjager!
Soms is de HR-afdeling juist de aanjager van de agile verandering. Voor kennisintensief werk is een meer wendbare werkwijze dé manier om medewerkers meer ruimte te geven. Medewerkers worden productiever en gelukkiger in hun werk, juist omdat ze meer ruimte krijgen. Als vervolg op het Agile Manifesto is inmiddels ook het Agile HR-manifesto opgesteld. Dit manifest is gericht op het toewerken naar een cultuur waarin medewerkers beter tot hun recht komen. Een goed streven voor HR én een manier waarop HR een essentiële rol kan blijven vervullen binnen élke organisatie.
