Informatieplicht werkgever: vervallen vakantiedagen, gemiste werkinstructies en zero-tolerancebeleid

Door: mr. Astrid Zuidinga, arbeidsrechtadvocaat AWVN

In dit blog noem ik drie onderwerpen waarbij dit in het bijzonder speelt en waaruit blijkt wat de kracht is van herhaling in het arbeidsrecht. Daarbij geef ik aan wat het gevolg is of kan zijn als dit mis gaat. Doe er je voordeel mee en ga na de zomervakantie eens na of je op dit terrein nog iets te doen hebt.

Als je werknemers niet zo nu en dan wijst op de vakantiedagen die gaan vervallen of verjaren, kan een werknemer soms zijn recht op die dagen opeisen

In de zomer kan ik natuurlijk niet het onderwerp vakantie achterwege laten. Daar begin ik dus mee. Daarna ga ik in op instructies over veilig werken en tot slot bespreek ik de informatieplicht van de werkgever die een zero-tolerancebeleid voert als het gaat om het wegnemen van zaken van de werkgever. Over dit laatste thema heeft de kantonrechter zich recent uitgelaten.

Vervallen vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen verjaren per 1 juli van het jaar na het jaar waarin dat vakantierecht is opgebouwd. Dat verval gaat automatisch. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren 5 jaar nadat ze zijn opgebouwd. In sommige cao’s is er op dit terrein iets anders geregeld. Het gaat in het kader van dit blog te ver om daarop in te gaan, maar ga dat dus na.

In de rechtspraak is inmiddels uitgemaakt dat vakantiedagen ondanks de wettelijke termijn niet zomaar ‘weg’ zijn. Als je werknemers niet zo nu en dan wijst op de dagen die gaan vervallen of verjaren, dan kan een werknemer soms met succes zijn recht op die dagen alsnog opeisen. Zie ook de blog Hoe werkgevers een dure les voorkomen met de informatieplicht voor vervallende vakantiedagen… van mr. Petra Willems.

Werkinstructies

‘Waar gewerkt wordt, vallen spaanders’, luidt een bekend gezegde. We zijn niet altijd allemaal even scherp. Fouten worden overal gemaakt en zelfs heel ervaren, door de wol geverfde medewerkers kunnen cruciale stappen vergeten of missers begaan. Soms kun je dat oplossen met excuses, opnieuw doen of andere maatregelen. Het kan echter ook fout gaan. Als een medewerker tijdens het werk letselschade oploopt, kan de werkgever aansprakelijk zijn voor die schade. En dat kan flink in de papieren lopen.

Het is een vaste lijn in de rechtspraak dat werkgevers hun instructies over veilig werken en bijvoorbeeld het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen moeten herhalen en niet één keer, maar regelmatig. Bij nieuwe medewerkers én bij oude rotten in het vak. Het is belangrijk dat je dit doet en ook zorgt dat dit aantoonbaar is in een voorkomend geval. Laat werknemers bijvoorbeeld tekenen voor hun aanwezigheid bij een bijeenkomst waarbij de instructies gegeven worden of registreer hun online deelname. Maak dit dus ook niet vrijblijvend!

Laat je dat na, dan is de kans op aansprakelijkheid groot. Als werkgever ben je dan namelijk je zorgplicht niet of onvoldoende nagekomen. Je kan dan door de rechter veroordeeld worden tot betaling van een schadevergoeding aan de werknemer. Afhankelijk van de ernst van het letsel en de duurzaamheid daarvan kan dit leiden tot aanzienlijke betalingsverplichtingen.

Kortom, zorg voor heldere instructies en herhaal die periodiek. Maak dit niet vrijblijvend en zorg dat je documenteert hoe en wanneer je die geeft en bijvoorbeeld ook wie daarbij aanwezig waren. Zie hier voor meer informatie over werkgeversaansprakelijkheid.

Zero-tolerancebeleid

Het wegnemen van zaken die van de werkgever zijn, is een onderwerp dat vaak in de rechtspraak terugkomt. Vaak gaat het hierbij om zaken met een geringe waarde, zeker als het gaat om bijvoorbeeld zaken die kapot zijn of bijvoorbeeld aangebroken voedingsmiddelen. We noemen dat ook wel ‘Bagatel-zaken’.

Dit onderwerp is er echter niet eentje om te bagatelliseren. Bedrijven hebben veel last van dit gedrag van medewerkers en het leidt tot schade. Forse schade zelfs. Dit is eens te meer een reden om het wegnemen van zaken te verbieden en hier ook beleid op te maken. In vooral de retail en catering zie je werkgevers die een zogeheten zero-tolerancebeleid voeren. Er zijn op dit vlak redelijk wat uitspraken over de luchtvaartcatering bekend, bijvoorbeeld die gaan over het wegnemen van een zakje nootjes of het opeten van de inhoud van een reeds geopend zakje nootjes. We blijven in dit blog in die sfeer.

Een zero-tolerancebeleid houdt het volgende in: ga je als werknemer de fout in en handel je in strijd met dit beleid, dan volgt ontslag. Doorgaans gaat het dan om een ontslag op staande voet. Rechters hebben doorgaans begrip voor een dergelijk beleid gezien het belang van de werkgever. Dan moet dat beleid wel kenbaar zijn voor de medewerkers én het moet consequent worden toegepast (zie ook de blog Duidelijk en krachtig overkomen met zerotolerancebeleid? Dat kan zure en dure consequenties hebben van mr. Marcus Draaisma). Deze vaste vuistregels gelden nog steeds.

Recent heeft een kantonrechter er in een uitspraak eentje aan toegevoegd. Een werkgever in de luchtvaartcatering gaf een medewerker ontslag op staande voet. Het was in dit geval een chauffeur/belader. Hij had eten en drinken weggenomen van een trolley en dat was volgens het beleid van deze werkgever niet toegestaan. De medewerker vocht dit ontslag aan en kreeg van de rechter gelijk. Het ontslag op staande voet vanwege het wegnemen van eten en drinken uit de trolley is vernietigd. Dat roept de vraag op waarom.

In dit geval vond de rechter dat niet was komen vast te staan dat het beleid voldoende duidelijk was bij de werkgever. In het verleden waren er wel meer medewerkers ontslagen vanwege het wegnemen van zaken, maar het beleid was lang geleden gecommuniceerd en niet herhaald. De rechter overweegt: (citaat) “Van een werkgever die een zerotolerancebeleid hanteert, mag worden verwacht dat zij de inhoud en de gevolgen van overtreding, duidelijk en met enige regelmaat aan haar personeel kenbaar maakt.”

De werkgever kon dat niet aantonen en dat komt hem duur te staan. Hij moet de medewerker weer tewerkstellen. Dit ondanks het feit dat tijdens onderzoek het wegnemen was gebleken en de medewerker het wegnemen ook bevestigd had. Zoals zo vaak speelde er ook bijkomende omstandigheden mee op grond waarvan de rechter tot dit oordeel kwam, maar de kenbaarheid van het beleid was doorslaggevend.

Let dus goed op het volgende:

• Heeft u zo’n beleid?
• Wanneer en hoe is dit voor het laatst bekend gemaakt?
• Neem actie: laat het beleid weer eens checken door een deskundige en communiceer het beleid weer eens intern en maak hier ook een herhaalplan voor.