Hybride werken, veranderen en de rol van Interne Communicatie: 7 tips

1. Deel het verhaal rond hybride werken

De omslag naar een hybride werkvorm vraagt van de organisatie om er structureel beleid op te maken en de consequenties van meer op afstand werken mee te nemen in de veranderopgave. Pas je verhaal hierop aan. Maak de connectie met de belevingswereld en het sentiment van medewerkers in de nieuwe, hybride werkvorm. Interne Communicatie heeft bij de ontwikkeling van het verhaal een belangrijke rol.

2. Pas je communicatiemiddelen aan op de situatie

Thuiswerken vraagt structurele investeringen in online communicatiemogelijkheden. Investeer in een goed werkend intranet of een app waarop interactie mogelijk is, zorg voor een goed werkend systeem voor online bijeenkomsten. Zorg ervoor dat communicatiemiddelen of -boodschappen medewerkers even verrassen tussen alle videovergaderingen in. Zoals op kantoor een gesprek met een collega afleiding kan bieden. Zorg ervoor dat een communicatiemiddel ook te zien of te beluisteren is tijdens een wandeling, zodat de medewerker even weg kan bij zijn beeldscherm.

3. Zorg voor verbinding

Medewerkers zoeken naar verbinding, trots en saamhorigheid. Omdat ze hun collega’s niet spontaan tegenkomen bij werken op afstand, is het nóg belangrijker dat Interne Communicatie op zoek gaat naar de verhalen die verbinden. Verhalen over behaalde mijlpalen in de business, die het bewijs vormen van de strategie, en over de verandering die doorgaat en voortgang boekt. Verhalen over het werk of de ervaringen van collega’s, voor verbinding onderling. En verhalen waaruit blijkt wat de organisatie voor de maatschappij doet, voor het purposebesef van medewerkers. Deze verhalen zijn op afstand nog belangrijker. Zorg voor een goede kalender en een ritme en zorg dat je dit ritme hoog houdt. Als je het bij één of enkele verhalen zou houden, zou je meer schade aanrichten.

4. Zorg voor zichtbaarheid van de top

De directie is een anker voor medewerkers, en op afstand is hun zichtbaarheid des te belangrijker om de connectie tussen medewerkers en de organisatie te versterken. Zorg voor regelmatige zichtbaarheid van de top en gebruik een middel en format dat past bij de directie. Zorg ook voor de goede balans tussen updates via communicatiekanalen en digitale events voor alle medewerkers. Belangrijk hierin is dat je medewerkers blijft uitnodigen tot meedenken of voor een dialoog. Dit versterkt dat medewerkers zich serieus genomen voelen. Daarnaast versterkt dit het gevoel dat de medewerker er niet alleen voor staat.

5. Zet in op leidinggevenden

Op afstand is de verbinding binnen teams groter dan binnen de totale organisatie. Zorg daarom dat je leidinggevenden goed faciliteert en equipeert om te communiceren over het hybride werken en de veranderingen die daar bij horen. Zorg er ook voor dat je het netwerk van leidinggevenden versterkt om verbinding tussen afdelingen te behouden. De afstand werkt versnippering in de hand en dat vraagt extra inspanningen van leidinggevenden om samenwerking tussen afdelingen te laten standhouden.

6. Houd aandacht voor organisatiebrede activiteiten

Bij werken op afstand is het ook extra belangrijk om de onderlinge betrokkenheid en gevoel van erbij horen te stimuleren. Het is essentieel om, in welke vorm dan ook, activiteiten te organiseren voor de hele organisatie tegelijk. Met naast een inhoudelijk element voldoende ruimte voor sociale activiteiten die de bedrijfscultuur versterken. Met organisatiebrede (al dan niet digitale) bijeenkomsten bevorder je betrokkenheid bij de organisatie en haar doelstellingen, waardeer je de collega’s voor hun inzet en stimuleer je contacten buiten de eigen teams.

7. Meten = weten

In een hybride werkvorm is het van belang vinger aan de pols te houden hoe medewerkers daar tegenover staan. Dat gebeurt in dialoog binnen de teams, maar voeg dit onderwerp ook toe bij de organisatiebrede metingen die je voert. Meet in hoeverre medewerkers goed in hun vel zitten, thuis goed kunnen werken, hoe zij de teamspirit ervaren, hoe zij hun begeleiding op afstand ervaren en of zij zich gemotiveerd voelen om bij te dragen aan organisatiedoelstellingen en de veranderambitie. Stuur bij op de pijnpunten.