HR-outsourcing: samen op weg naar een 2020-proof HR-afdeling

Op zoek naar tips om uw HR-afdeling 2020-proof te maken? Download de whitepaper van Raet.

Het is om te beginnen zinvol om vast te stellen of HR-professionals zich kúnnen ontwikkelen op het vlak van data-analyse. Veel HR-medewerkers hebben immers ooit voor het vak gekozen omdat het van oorsprong een wat ‘zachter’ vakgebied was. En natuurlijk, HR gaat over mensen maar het moet vandaag de dag ook ondersteund worden door cijfers en analyse. Het is dus maar de vraag of degenen die in het verleden vanwege die zachte kant voor HR hebben gekozen, wel de juiste mensen zijn om de harde analyses te maken die nodig zijn om je beleid op te stellen. Mensen die bovendien de kennis en potentie hebben om dat beleid vervolgens ook uit te voeren. Die de analyses in de business bespreekbaar kunnen maken en hieraan conclusies, advies en actiepunten kunnen verbinden.

Start met het opstellen van de HR-visie

De basis is het opstellen van een helderen visie op HR.  Hieraan gerelateerd kun je prioriteiten op beleidsaspecten (thema’s) vaststellen, voor zowel bestaand als eventueel nieuw te ontwerpen beleid. Als HR-organisatie moet je je samen met businesspartners kunnen richten op die thema’s die prioriteit hebben en de HR-visie volledig ondersteunen. Je moet erop kunnen vertrouwen de juiste inzichten te verkrijgen uit het e-HRM-systeem om die thema’s samen met HR businesspartners lading te kunnen geven.

Focus op strategie en besteed ondersteunende HR-zaken uit

Het is voor HR belangrijk om focus te hebben en houden op de visie en strategie. Daarbij is het uiteraard wel belangrijk dat je erop kunt vertrouwen dat overige – voornamelijk ondersteunende – HR-diensten goed zijn ingericht. Naast de bepaalde prioriteiten en bijbehorende beleidsaspecten zijn er altijd de basis HR-zaken zoals de HR- en salarisadministratie die op orde moeten zijn om de organisatie een goede kwaliteit HR-services te bieden. Laat je niet afleiden van je prioriteiten om de HR-visie te bewerkstelligen, verlies dan ook geen tijd en inspanning aan ondersteunende HR-diensten: deze kun je het beste uitbesteden.

Geef duidelijk aan waar je als HR-afdeling naartoe wil

Het samenwerken met een HR-dienstverlener en het outsourcen van HR alleen zal de organisatie overigens niet veranderen. Als je de HR-visie niet vooraf helder hebt en niet weet waarop je de nadruk wilt leggen, kunnen HR-services van een externe partij nooit de juiste ondersteuning op alle processen geven. Hoe duidelijker je weet waar je naartoe wil en waarop de organisatiefocus ligt, hoe makkelijker en beter een externe partij kan ondersteunen met HR services.

Formuleer daarom zeer nauwgezet welke onderwerpen en thema’s je nodig hebt om invulling te geven aan de HR-visie, zodat een dienstverlener met ondersteunende HR-services daar perfect op kan inspringen. Zo’n dienstverlener kan de juiste ondersteuning geven op deze thema’s en de zaken die niet de focus hebben, maar wel goed moeten zijn. Bijvoorbeeld administratieve HR-werkzaamheden en ondersteuning van HR-managers.

Bekijk ook eens hoe andere organisaties HR-taken uitbesteden

Best practices die constant in ontwikkeling blijven, zijn bij HR outsourcing en het samenwerken met een HR-dienstverlener uitgangspunt nummer één. Kijk daarom ook eens bij andere organisaties. Dat betekent niet dat je de geadviseerde manier altijd moet overnemen. Het betekent wel dat je open minded je HR-visie presenteert en openstaat voor hoe je daarbij kunt worden geholpen en ondersteund. Zodat je succesvol kunt zijn in de HR-visie richting de business.

Haak externe HR-experts tijdig aan

Belangrijk bij dit alles is om ondersteuning op HR altijd te zien als een reis die een organisatie en de geselecteerde HR-dienstverlener samen maken. Tijdens deze reis moet de ondersteunende dienstverlening kunnen worden aangepast aan de HR-prioriteiten van de organisatie. Flexibiliteit in de aangeboden dienstverlening is dus van cruciaal belang. 

Een laatste tip: schrijf niet al vooraf complete beleidsstukken over de HR-visie en probeer die vooral ook niet direct te implementeren. Op het moment dat er dan een (onverwachte) uitdaging komt of een voortschrijdend inzicht, is daar geen ruimte meer voor. Dus gooi het vizier open en laat je uitdagen door HR-experts die in dezelfde omstandigheden verkeren én door bedrijven die daarbij kunnen ondersteunen. Als je die pas aan het eind van het traject aanhaakt, is het geen gezamenlijke reis en loop je het gevaar in de uitvoering en ondersteuning niet optimaal te profiteren. Van bedenker tot uitvoerder, ze zijn allemaal onderdeel van de end-to-end keten die ervoor zorgt dat de organisatie optimaal ondersteund wordt op HR-vlak.

Praktijkcases HR outsourcing: Delta Lloyd
Bent u benieuwd naar hoe andere organisaties (delen) van hun HR-werkzaamheden uitbesteden? Lees dan de praktijkverhaal van Delta Lloyd.