Hoe pak je als HR je vertrouwensrol?

Professionals die integriteit serieus tot hun werkgebied rekenen, en daarin actief willen handelen, moeten in de allereerste plaats naar zichzelf kijken. Preciezer gezegd: HR moet de eigen rol en positie binnen de organisatie grondig durven onderzoeken. Want deze positie is van doorslaggevend belang om misstanden zoveel mogelijk te voorkomen en integriteit duurzaam te kunnen managen aldus Antoon van den Boogaard, ethicus en bedrijfskundige en – samen met Wil Houtzager – docent van het seminar ‘HR en integriteit: tools om uw vertrouwensrol te pakken’ van HR Academy.

Tijdens dit seminar worden eerst de bestaande structuren, protocollen en regels onder de loep genomen. Wat werkt wel en wat werkt er niet? Is de formele structuur van de organisatie nog up-to-date? Is er voldoende kennis aanwezig over wat tegenwoordig als de beste aanpak wordt gezien? Vervolgens gaan de deelnemers zelf onder het vergrootglas. Van den Boogaard: “Er is namelijk vaak sprake van een spanningsveld. Je ziet bijvoorbeeld dat veel HR-professionals de duidelijke ambitie hebben om businesspartner te zijn, iemand die betrokken is bij alle facetten en dus wil meepraten over zaken als instroom, promoties, beloning en het aansturen. Maar ook over vragen als: zijn we als bedrijf wendbaar genoeg en zijn we een goede werkgever? In de praktijk is de HR-rol helaas overwegend operationeel. Men mag kandidaten werven en selecteren, contractbesprekingen doen en het verzuim zien terug te dringen. Dat verschilt natuurlijk per organisatie enorm. Wat we bespreken is: waar sta je als HR werkelijk? Wat is de ambitie? En vervolgens: passen die twee dingen in jouw situatie eigenlijk wel bij elkaar? Komt het overeen?”

Vertrouwen

In dat spanningsveld moet eerst klare wijn worden geschonken. Het lijkt heel vanzelfsprekend dat HR bij vraagstukken rond integriteit een vertrouwensrol gaat vervullen. Maar in de praktijk is daarvan onvoldoende, en soms helemaal geen sprake, meent Van den Boogaard. “Veel professionals gaan er zondermeer van uit dat ze voor de vertrouwensrol de aangewezen persoon zijn. Dat is de eigen perceptie. Wat ze over het hoofd zien, is dat binnen organisaties vaak informele en meer invloedrijke vertrouwensstructuren aanwezig zijn. Rondom bepaalde innemende personen; mensen die integriteit uitstralen, en bij wie de collega’s nou eenmaal sneller aankloppen. Deze mensen hebben van nature de vertrouwensrol. Eventuele misstanden worden binnen zo’n informeel circuit vaak niet of nauwelijks geadministreerd, laat staan duurzaam aangepakt.

Om echt een verschil te kunnen maken zal je als HR die vertrouwensrol naar je toe moeten trekken en moeten verdienen. Hoe je dat doet? Dat begint met reflectie, door in de spiegel te kijken om te zien waar je staat. Zonder reële kijk daarop gaat het mis. We stellen aan de orde of HR bijvoorbeeld rond de #Metoo-discussie van nu op een structurele, constructieve en duurzame wijze omgaat met seksuele intimidatie en machtsmisbruik. Die vraag speelt natuurlijk ook bij thema’s als diefstal en pestgedrag. Wordt daarop actief gestuurd of ontbreekt er wat aan?”

Betrekken

Zodra de positie van HR helder is gemaakt, is de eerste cruciale stap gezet richting het managen van integriteit. De volgende stap voor HR is het betrekken van de top. Want om organisaties op het gebied van integriteit in beweging te krijgen is steun van beleidsmakers onmisbaar. Van den Boogaard: “Het bestuur moet de noodzaak inzien. Veel mensen vinden integriteit interessant en belangrijk, maar zelden urgent. Dat geldt voor de hele wolk van ethiek, integriteit en vertrouwen. Allemaal heel belangrijk, maar nu even niet. Men zit in die bekende waan van de dag. Je kunt dat veranderen door concrete voorbeelden van misstanden aan te dragen en de risico’s voor het bedrijf duidelijk te benoemen. Sta je bijvoorbeeld drie keer met incidenten in de krant, dan lopen klanten weg. Dat geldt voor alle facetten van integriteit. Maak als HR aan de bestuurder duidelijk dat onwenselijk gedrag destructief kan zijn voor de slagkracht van de organisatie.”

Tools

Sturen op integriteit en het voorkomen van misstanden kan op vele manieren en op veel momenten. Bij indiensttreding bijvoorbeeld, bij disfunctioneren, bij de manier van leidinggeven, met gerichte trainingen, bij de vraag hoe om te gaan met klokkenluiders. HR-professionals hebben de keuze uit verschillende gelegenheden en diverse tools. “Maar”, waarschuwt Van den Boogaard, “het gaat er niet alleen om welke tool je kiest, maar hoe je daar vervolgens mee omgaat. Neem een jaarlijkse integriteitenquête. Als daar niet echt iets mee wordt gedaan, word je ongeloofwaardig en gaan de mensen het halfslachtig invullen.

Of neem een integriteitstest tijdens sollicitaties. Met zo’n test wordt aan de hand van een score vastgesteld of een kandidaat integer is. Dat wekt op zich al weinig vertrouwen. Hoezo weet je opeens of iemand echt integer is? Zo’n test is gebaseerd op wantrouwen en grijpt wel erg diep in op de persoonlijke situatie van iemand die gewoon een baan zoekt. Slimmer is het om zo’n test na afloop uitvoerig te bespreken met een kandidaat, ook als die te laag heeft gescoord. Zo kom je er achter hoe iemand daadwerkelijk met dilemma’s omgaat en kun je beter beoordelen of dat gedrag in jouw organisatie past. Dus ga het gesprek en zorg dat de tool op de juiste manier wordt ingezet. Zo wordt ook duidelijker of een kandidaat vooral sociaal wenselijke antwoorden heeft gegeven.”

Kernwaarden

Voorwaardelijk is ook de vraag of een bedrijf of instelling precies weet wat het wil uitstralen. Alleen met een helder setje kernwaarden heeft HR een stevig fundament in handen voor werving en selectie, loopbaanbegeleiding, en voor het handelen rond misstanden. De kernwaarden vormen het handvat aan de hand waarvan kandidaten kunnen worden geselecteerd en gedrag kan worden getoetst en beoordeeld. Van den Boogaard: “Bij kernwaarden gaat het niet om de termen die uit de doos van Pandora van de marketingafdeling komen. Die zijn vooral bedacht voor klanten en vertellen niets over hun betekenis binnen het bedrijf.”

Tijdens het seminar worden de nieuwste tools besproken, waarmee kernwaarden snel en eenvoudig in beeld kunnen worden gebracht. Het zijn assessments die dilemma’s rond integriteit aan de orde stellen en waarop telkens verschillende, net niet adequate antwoorden mogelijk zijn. “Met zo’n tool ga je echt in gesprek met alle partijen. Iedereen wordt zich ervan bewust hoe verschillend over de dilemma’s wordt gedacht en welke risico’s er zijn. Zo steek je als HR geen opgeheven vingertje op, maar neemt je de vertrouwenspositie in. Je toont je bereid het gesprek aan te gaan over wat goed is voor jouw organisatie en iedereen die daar werkt.”