Scope, planning, infrastructuur, rapportage... Er zijn in elk project een aantal 'spelregels' te definiëren voor goed projectmanagement. Een checklist voor HR in chronologische volgorde.
A. Scope
- Bestaat er een (duidelijke) opdracht: wat moet door wie worden gedaan en wat niet?
- Welke eisen worden gesteld aan de op te leveren producten en/of diensten?
- Zijn de doelstellingen van het te ontwikkelen product/dienstenpakket eenduidig geformuleerd?
- Als er een opdracht bestaat, is deze dan gedeeld en geaccepteerd door de betrokkenen?
- Zijn er belangentegenstellingen te ontdekken?
- Zijn (potentieële) effecten van het project op gerelateerde ontwikkelingen of systemen gedefinieerd en begrensd?
- Welke (nieuwe) problemen zijn te verwachten door te maken keuzen in producten/diensten?
- Hoe belangrijk is het te ontwikkelen systeem of dienst voor de verschillende betrokken partijen?
- Zijn er veranderingen in deze prioriteitsstelling te verwachten?
B. Organisatie
- Zijn de taken en verantwoordelijkheden binnen de projectorganisatie gedefinieerd en geaccepteerd?
- Wie zijn bij te nemen beslissingen op welke wijze betrokken?
- Is de opdracht zo geformuleerd dat de opdrachtgever ook verantwoordelijk is voor de realisatie condities en criteria voor gebruik van producten en diensten?
- Zijn de ‘gebruikers’ voldoende op alle niveau’s (stuurgroep, projectgroep, en werkgroep) van de projectorganisatie betrokken?
- Zijn er activiteiten ingepland om de attitude van alle betrokkenen positief te
(blijven) beïnvloeden?
C. Procedures
- Is het budget voor het project voldoende?
- Zijn de regels voor de beheersing van het project opgesteld, of moet dit nog gebeuren (bv. voor opleveren en accepteren van producten en diensten)?
- Zijn er voldoende betrouwbare basisgegevens beschikbaar?
- Welke beslissingen kan de projectleider zelfstandig nemen zonder consultatie van de stuurgroep vooraf (bv. inzet van externe resources)?
D. Bemanning
- Hoe groot is de ervaring en de kennis van de project-bemanning op het vakterrein en/of de organisatie waarin het project is gelokaliseerd?
- Zijn voldoende mensen op de juiste tijdstippen beschikbaar?
- Welke beperkingen zijn er aan (extra)de inzet mensen gedurende de looptijd van het project; in termen van tijd en geld?
E. Planning
- Hoe groot is de omvang (= geschatte inspanning) en doorlooptijd van het project?
- Is de doorlooptijd voldoende in verhouding tot de omvang?
- Is er een ‘harde’ opleverdatum?
- Moeten er producten gefaseerd worden opgeleverd?
- Hoeveel mensen zullen er gemiddeld en maximaal deel uitmaken van het project?
F. Technische infrastructuur
- Zijn er (nieuwe) hulpmiddelen nodig?
- Als dit nodig is, zijn deze dan voldoende en op tijd beschikbaar?
- Wordt er met een beproefde methodologie gewerkt?
- Zijn hiervoor standaards uitgewerkt om tot uniforme (deel)producten tekunnen komen?
G. Rapportage en controle
- Zijn de rapportage-structuren binnen het project en naar de opdrachtgever gedefinieerd?
- Vindt er controle van buiten het project plaats, bv. door een audit?
- Is er in de planning voorzien in een evaluatie van het project en de -resultaten?
