Productiviteit omhoog? Dan eerst je werkdruk omlaag

Hoewel iedereen weet dat er een grens zit aan de mogelijkheden, is de feitelijke grens van druk naar té druk ongrijpbaar. Want wat is vol? Er kan altijd nog wel wat bij of er kan altijd nog wel iets ingedikt worden. Dat hierdoor je werkdruk omhoog gaat en tegelijkertijd je concentratie en effectiviteit omlaag gaan, heb je vaak niet zo in de gaten. Vaak weet je pas zeker dat je over de grens bent gegaan als je oververmoeid raakt, of zelfs thuis komt te zitten. En zo lang dat niet gebeurt, is er nog niets aan de hand, lijkt de algemeen aanvaarde mening.

Werkdruk vermindert productiveit

Onderzoek wijst echter uit dat werkdruk zorgt voor verminderde productiviteit. Dus je kunt wel druk zijn, maar of je ook feitelijk veel werk verzet, is maar zeer de vraag. Ervaringscijfers van econoom en werkdrukdeskundige Maarten de Winter geven aan dat afspraken die je niet kunt waarmaken in de tijd die je tot je beschikking hebt, zorgen voor een energie- en effectiviteitsverlies van 20%. Als je met te veel dingen tegelijk bezig bent en hierdoor te veel versnipperd je werk doet, loopt dit op tot 30%. Bij werkstress loopt dit op tot zelfs 50%. Op het moment dat de stress zover oploopt dat je fysiek nog wel aanwezig bent, maar er eigenlijk niet veel meer uit je vingers komt, spreken we van mentaal verzuim. Hier zie je een energie- en effectiviteitsverlies tot wel 80%!

Ik hoor je denken: ‘leuk gezegd, maar er is helemaal geen keuze te maken’. Er moet nu eenmaal veel werk verzet worden, we leven immers niet meer in luxe tijden. Je bent niet in de positie om zomaar een klant of collega te laten vallen en als je je niet van je beste kant laat zien, lig je eruit.

Keuzes

Een keuze maken kun je altijd! Je werkdruk verlagen ook! Zelfs als je ervan overtuigd bent dat alles moet (wat ik ook meteen durf te betwijfelen, maar dat doe ik in een ander artikel;-)). Als je je druk voelt, ga je ook druk doen. Emotie stuurt namelijk je actie. Dan stop je met overzicht creëren – want daar heb je geen tijd voor -, je gaat meteen aan de slag, bent niet geconcentreerd maar haastig aan het werk, raakt afgeleid door andere dingen tussendoor, wordt op enig moment ongeduldig en vind het resultaat van dat moment wel ‘goed genoeg’. Het moet maar zo, want meer tijd is er niet. Dan ga je ‘hup’ met het volgende aan de slag en dit pak je al niet zo aan. Aan het einde van de dag ben je gevloerd, lijkt er veel af, maar geeft niets je voldoening en is er weinig kwaliteit geleverd.

Experiment

Dat kan ook anders. Ik daag je uit voor een experiment waarin je zelf ervaart wat het verschil is tussen werken met werkstress en werken met een gezonde productiviteit.

1. Kies een taak die vandaag of morgen gedaan moet zijn, waarmee je dit experiment gaat doen. Het schrijven van een stuk, het voorbereiden van een overleg of presentatie, het uitwerken van een idee, het uitzoeken van informatie, het maakt niet uit wat.
2. Voordat je begint doe je de volgende dingen: zet je telefoon, mail en social media uit. Haal een kop koffie of thee, doe de deur dicht of zoekt een plek om ongestoord te werken. Bepaal hoe lang je hiermee bezig wilt zijn of bepaal dat je wilt doorgaan tot het af is.
3. Hang achterover in je stoel, drink je koffie en bedenk rustig wat je precies wilt doen en wat de stappen zijn die je hiervoor moet zetten.
4. Ga ontspannen aan de slag volgens de stappen die je hebt bedacht. Stop als je het even niet weet, denk er rustig over na of overleg met een collega. Ga pas naar de volgende stap als je het antwoord echt weet.
5. Als de tijd op is of de klus geklaard, geef je jezelf een cijfer op de volgende werkdruk aspecten:
   – Wat voor cijfer geef je je werkstress? Dit zegt iets over hoe lekker je hebt gewerkt.
   – Hoeveel tijd heb je nodig gehad om het resultaat te halen? Dit zegt iets over je effectiviteit. 
   – Wat voor cijfer geef je je energieniveau? Dit zegt iets over de energie die het je heeft gekost. 
6. Zet deze cijfers af tegen je normale manier van werken. Wat zijn dan je conclusies?

Mijn persoonlijke ervaring is dat ik positiever scoor op alle 3 de werkdrukaspecten als ik deze ontspannen manier van werken toepas. Ik ben heel benieuwd wat jouw ervaringen zijn. Deel ze hier op mijn blog.
Kortom: veel doen in weinig tijd is niet effectief. Met echte aandacht doen wat belangrijk is, verhoogt je effectiviteit tot wel 80%.

Naast deze manier van werken zou het natuurlijk enorm behulpzaam zijn je feitelijk in kaart zou kunnen brengen hoe hoog je werkdruk is. Dat je een instrument had dat rood zou kleuren als het niet meer past. Niet omdat je het niet aankunt of de kantjes eraf wilt lopen, maar gewoon omdat het niet meer past in de tijd die je tot je beschikking hebt. Een systeem dat je ervan bewust maakt dat je keuzes moet maken om gezond te blijven en je werk effectief te doen.

Overzicht en inzicht

Dit inzicht alleen al verandert de beleving van je werkdruk ten goede. Het weten dat je werkdruk 200% is, maakt rustiger dan wanneer voelt dat je druk bent en er geen grip op krijgt. Overzicht en inzicht zorgen voor rust in je hoofd. En dan heb je er nog niets aan gedaan! Kun je nagaan wat er gebeurt als je er ook nog iets aan gaat doen met de omschreven stappen. Dan wordt het pas echt leuk.

Taakturner

Dit instrument bestaat in de vorm van de Taaktuner. Het is een bijzonder effectief instrument om te ontdekken wat je kunt doen om je werkdruk duurzaam naar beneden te krijgen. Zodat je veel gemakkelijker kunt werken op de in het experiment beschreven wijze. De Taaktuner is ontwikkeld door Maarten de Winter en is de basis van het nieuwe programma Werkdruk Reductie van WaanBrekers.