Allereerst staat of valt onderzoek naar integriteitsschendingen met het nakomen van beloftes, afspraken en verplichtingen. Procedures moeten na een melding snel en zorgvuldig worden doorlopen.
De tweede succesfactor is dat melders continu worden geïnformeerd over de behandeling van hun klacht.
Een respectvolle behandeling is de derde sleutelfactor voor een succesvolle afhandeling van een integriteitsschending. Melders willen gezien, gehoord en serieus genomen worden, zodat ze erkenning voelen voor wat er speelt.
Of klachten over de schendingen uiteindelijk gegrond worden bevonden, draagt opvallend genoeg weinig bij aan de mate waarin het meldproces als een succes wordt ervaren. Als er maar bekwaam wordt omgegaan met een melding en de afhandeling transparant en rechtvaardig is.
Concrete meldingen geanalyseerd
Voor dit onderzoek zijn vier concrete meldingen geanalyseerd, allemaal kwesties die succesvol zijn afgehandeld. De Utrechtse onderzoekers spraken met melders, leidinggevenden, vertrouwenspersonen, integriteitsfunctionarissen en mensen die de melding nadere tegen het licht hielden.
Wat allereerst opviel was de goede afstemming tussen onderzoekers, leidinggevenden, integriteitsfunctionarissen en melders. Ze volgden zorgvuldig de voorgeschreven procedures, waren open over hun vorderingen en toonden zich voortvarend. Een ander opvallend punt dat in alle zaken terugkwam, was dat deze betrokkenen objectiviteit en deskundigheid combineerden met een persoonlijke, menselijke benadering.
Deze houding leidde tot een gevoel van veiligheid en rechtvaardigheid. Dat is belangrijk, stellen de Utrechtse onderzoekers, omdat veel melders vrezen voor persoonlijke gevolgen als ze een integriteitskwestie melden.
Tips bij afhandeling integriteitsmeldingen
De onderzoekers noteerden vijf lessen waar werkgevers van kunnen leren bij de afhandeling van integriteitsmeldingen.
- Investeer in kennis, competenties, vaardigheid en houding van de personen die verantwoordelijk zijn voor integriteitszorg.
- Breng bij meldprocessen de verwachtingen van betrokkenen goed in kaart, stel die waar nodig bij en monitor actief de ervaringen van betrokkenen tijdens het meldproces.
- Stem al bij aanvang van het meldproces met verschillende verantwoordelijken de communicatie met elkaar goed af.
- Expliciteer en benut het leerpotentieel van interne meldingen.
- Onderzoek de mate waarin het verloop van meldprocessen wordt beïnvloed door de aard van de integriteitsschendingen.
Het Huis van Klokkenluiders gebruikt de resultaten van de analyse in zijn contacten met werkgevers en leidinggevenden over de inrichting van effectieve interne meldprocessen.
