Jörgen Raymann en Victor Burger over een effectieve feedbackcultuur: ‘Al bij de onboarding moet je uitleggen: zo gaan wij met elkaar om in dit bedrijf’

‘Feedbacktrainingen zijn tot nu toe vooral gericht op het bijbrengen van de vaardigheid om feedback te geven. Maar het probleem is vaak dat feedback geven cultureel bepaald is.’

Meteen maar de hamvraag: wat is een effectieve feedbackcultuur?

Victor: “In een effectieve feedbackcultuur voelen mensen zich veilig om te zeggen wat ze denken. Ze durven zich uit te spreken.”

Jörgen: “Feedback is effectief als je ziet dat persoonlijke prestaties verbeteren, doordat mensen elkaar ondersteunen. Je moet daarvoor op een oprechte manier elkaar feedback kunnen geven.”

Waarom zijn jullie überhaupt iets gaan doen met feedback?

Victor: “Ik zit dertig jaar in dit vak, en constateer dat de effectiviteit van veel feedbacktrainingen gering is. Na zo’n training hebben medewerkers goede intenties, maar dat verwatert al snel in de hectiek van alledag. Dat mensen geen feedback geven, kan tenminste vijf redenen hebben. Je hebt de kennis niet: je weet niet hoe je feedback moet geven.

Je hebt de vaardigheden niet: je bent er niet toe in staat. Je hebt de motivatie niet ofwel: je wilt het niet. Je denkt dat feedback geven niet mag: je voelt je belemmerd. En tot slot: je durft geen feedback te geven. Feedbacktrainingen zijn tot nu toe vooral gericht op het bijbrengen van de vaardigheid om feedback te geven. Maar daar zit het probleem niet. Dat zit veel meer in het willen, mogen en durven.”

Hoe zit dat bij jou, Jörgen? De mensen kennen jou als tv-presentator, cabaretier. Wat heb jij met feedback?

Jörgen: “Drie jaar geleden ben ik me als motivational talker meer gaan interesseren voor bepaalde bedrijfsprocessen: inspirerend leiderschap, werkgeluk, diversiteit en inclusie. En feedback is daar een belangrijk onderdeel van. Hoe gaan we met elkaar om op de werkvloer? Hoe kunnen we elkaar helpen om de prestaties te verbeteren? Wat zeg ik wel en wat zeg ik niet? Toen ik Victor tegenkwam tijdens een presentatie voor De Nederlandsche Bank zagen we het direct: wij moeten dat stukje werkgeluk, die diversiteit en inclusie, samen gaan brengen om feedbacktrainingen effectiever te maken. Zo is onze samenwerking ontstaan.”

‘De combinatie van humor met een goed opgebouwde feedbacktraining werkt’

Victor: “En ik zag Jörgen en dacht: je kunt dingen ook met de nodige humor brengen. De combinatie van humor met een goed opgebouwde feedbacktraining is een hele goede aanpak. Bij het geven van feedback wordt vaak nog gedacht dat de typisch Nederlandse manier de enige juiste manier is. Maar hoe je omgaat met feedback is sterk cultureel bepaald. Dat element brengt Jörgen heel goed naar voren.”

Kun je daar een voorbeeld van geven?

Jörgen: “In de cultuur waar ik vandaan kom, is het een teken van respect dat je iemand niet aankijkt als hij jou iets vertelt of met jou praat. Ik leerde vroeger dat als mijn oma mij een uitbrander gaf, ik haar niet aan moest kijken. Maar in Nederland verwachten we dat iemand je recht in de ogen kijkt als je met hem praat, want anders ben je onbetrouwbaar. Dit cultuurverschil kan er al voor zorgen dat feedback op een hele verkeerde manier wordt gegeven of wordt aangenomen.”

Het lijkt alsof in huidige feedbackprogramma’s die culturele component niet meegenomen wordt.

Jörgen: De focus ligt bij veel feedbackprogramma’s op het kennen en kunnen geven van feedback. Maar het moet ook gaan over feedback mogen, durven en willen geven. Dat is echt cultureel bepaald. Als ik mij niet inclusief voel in een organisatie, zal ik geen feedback willen geven. Want ik wil dan zo weinig mogelijk reuring veroorzaken.”

Victor: “Hoe je omgaat met feedback, leer je al thuis, in het gezin. Daar leer je hoe je om moet gaan met conflicten, hoe je omgaat met elkaar tegenspreken of elkaar wat teruggeven. Die dingen neem je later mee in je werk.”

Een feedbacktraining die alleen focust op het kunnen geven van feedback werkt dus niet?

Victor: “Het voornemen om feedback te gaan geven, werkt pas als je een omgeving inricht die je helpt om die voornemens werkelijkheid te maken. Dus dat je bijvoorbeeld de eerste managementvergadering van de maand het laatste halfuur gebruikt om te kijken hoe de samenwerking gaat.”

‘We koppelen het geven van feedback nog niet genoeg aan het bedrijfsresultaat. Het doel van feedback is niet alleen dat je het gezellig wilt hebben op de werkplek.’

Jörgen: “En dat heeft met bedrijfscultuur te maken. Janine Vos [CHRO Rabobank, red] heeft dat in jullie podcast heel mooi gezegd. Zij heeft het over de employee journey die de werknemer maakt. Je zou al bij de onboarding moeten beginnen om mensen uit te leggen: zo gaan we met elkaar om in dit bedrijf en zo geven we elkaar feedback. Zo wordt feedback een onderdeel van die journey. Als je vanaf het begin heel duidelijke afspraken maakt, wordt het een onderdeel van die journey. Dan zul je zien dat feedback geven ook makkelijker wordt.”

Wordt het belang van feedback onderschat?

Victor: “We koppelen het geven van feedback nog niet genoeg aan resultaat. Vaak wordt naar feedback gekeken als naar het vak gymnastiek op de middelbare school: deelname is vrijblijvend en het telt niet mee voor je overgang. Dat komt omdat we niet aannemelijk maken dat goede feedback helpt om betere resultaten te krijgen. Het doel van feedback is niet alleen dat je het gezellig wilt hebben op de werkplek.”

Jörgen: “Zorg ervoor dat mensen zich echt veilig voelen om feedback te geven. Maar het is geen verplichting om iets met feedback te doen, dat moeten we ook heel goed begrijpen. Je moet dus ook kunnen uitleggen aan degene die jou feedback geeft: ‘Ik heb goed naar je geluisterd, maar het werkt voor mij niet, dus ik zal het toch op mijn manier blijven doen’.”

‘Er zit altijd een risico in op afwijzing; daardoor kan het gewoon wat minder leuk worden tussen jullie’

Zitten er ook risico’s aan feedback geven?

Victor: “Zeker, feedback geven is ook altijd een beetje je nek uitsteken. Er zit altijd een risico in op afwijzing; daardoor kan het gewoon wat minder leuk worden tussen jullie. Dus je neemt een bepaald risico, en dat is de reden waarom veel mensen ervoor kiezen om maar niks te zeggen. Want dan blijft het zoals het is en dan weet je wat je hebt. Dus feedback geven heeft vaak met durven te maken.”

Je kunt als je feedback geeft je positie in de groep kwijtraken?

Victor: “En dat is nou precies waar je het in een groep over moet hebben met elkaar. Dit raakt aan het thema psychologische veiligheid. Die psychologische veiligheid is een soort cultuur, die bak je met elkaar. Door het daar met elkaar over te hebben, ontstaat er een veiliger cultuur.”

Jörgen: “En over die cultuur moet je dus meteen bij de onboarding al vertellen: zo geven wij mekaar feedback in dit bedrijf. Dit kun je doen, dit kun je niet doen. Zodat mensen weten waar ze aan toe zijn.”

‘Zorg voor goede rolmodellen in de organisatie: mensen die voordoen hoe je dat doet, goede feedback geven’

Welke tip hebben jullie voor HR-professionals die met feedback aan de slag willen?

Victor: “Zorg voor psychologische veiligheid in je teams. Maak duidelijk dat je feedback geven kunt koppelen aan resultaat. En zorg voor goede rolmodellen in de organisatie: mensen die voordoen hoe je dat doet, goede feedback geven.”

Jörgen: “En wees altijd nieuwsgierig naar elkaar. Creëer empathie en ga met elkaar aan de slag om prestaties optimaal te verbeteren.”