Het is jammer dat feedback vaak als negatief wordt ervaren. Dat heeft vaak te maken met emoties. Ergernissen worden uitgesproken, waardoor iemand zich aangevallen kan voelen. Of anderen zijn het niet eens met iets wat iemand heeft gemaakt, terwijl de maker er juist zo trots op is. Dat is confronterend en lang niet altijd leuk. Maar het kan vaak juist voor leerzame inzichten zorgen.
Feedback is gericht op veranderbaar gedrag en is dus iets heel anders dan complimenteren en kritiek leveren. Complimenteren en kritiek leveren kunnen namelijk ook betrekking hebben op zaken waar u niets aan kunt veranderen. Complimenteert iemand u met het zorgvuldig geschreven rapport, dan kunt weinig anders dan het compliment incasseren. Feedback, zowel positief als negatief, is gericht op het veranderen van gedrag. Doordat het vaak gepaard gaat met het uitdrukken van emoties, is het wel van belang dat u er bewust en doordacht mee omgaat. Dit geldt zowel voor het ontvangen als het geven van feedback.
Tips bij het ontvangen van feedback
- Luister altijd goed naar wat de feedback precies inhoudt. Vraag goed door en probeer daarmee een duidelijk beeld te krijgen van wat er precies bedoeld wordt. Het is belangrijk dat u in het gesprek aangeeft dat u het waardeert dat iemand u informatie geeft. Dat is niet altijd even gemakkelijk. Het wordt gemakkelijker als u de feedback probeert te zien als opbouwend.
- Dat u open moet staan voor andermans meningen betekent natuurlijk niet dat u het per se als waarheid moet aannemen. Het is juist de bedoeling dat u bij uzelf nagaat of er inderdaad een kern van waarheid in de feedback zit. Probeer uzelf niet te verdedigen maar zoek juist naar manieren om het te begrijpen en iets met de informatie te doen.
- Laat degene die de feedback gaf, weten wat u ermee gaat doen. Laat u de feedback voor wat het is of probeert u de informatie toe te passen in een gedragsverandering?
Tips bij het geven van feedback
- Het geven van feedback kan erg lastig zijn. Wanneer bijvoorbeeld over irritaties niet tijdig wordt gesproken, kan dat leiden tot overdreven heftige confrontaties. Door elkaar vanaf het begin af aan van zowel positieve als negatieve feedback te voorzien, kunnen deze confrontaties voorkomen worden. Wijs de ander op zaken die hij niet goed doet, maar vergeet ook niet te vermelden wanneer hij wel iets goed voor elkaar heeft.
- Om te voorkomen dat feedback een negatieve lading krijgt, is het handig om een aantal dingen in uw hoofd te houden bij het formuleren van de feedback. Probeer ten eerste goed te beschrijven wat u precies gezien of gehoord hebt. Belangrijk is dat u niet beschuldigend formuleert, maar vanuit eigen perspectief benoemt hoe u zich ergens bij voelt. Breng vervolgens onder woorden wat voor effect het gedrag op u had. Het is goed om u daarbij te concentreren op uw eigen emoties, zonder daarbij een oordeel te geven over de ander.
- Als u echt iets wilt bereiken met de feedback, moet u ervoor zorgen dat de ontvanger de ruimte krijgt de feedback tot zich door te laten dringen en er een reactie op te geven. Misschien is er een verklaring voor het gedrag of misschien is het door omstandigheden verkeerd overgekomen. Hierdoor creëert u ook de ruimte om aan te geven hoe u het liever zou zien.
- Vaak werken mensen in groepen. Een handige methode om elkaar van feedback te voorzien is dan de 360 graden-methode. Bij deze methode wordt een persoon beoordeeld door meerdere mensen. Als er meerdere mensen een mening geven, wordt het oordeel minder eenzijdig en daardoor dus completer. Voor de ontvangers van de feedback blijkt deze methode ook vaak het eerlijkst over te komen. Omdat er meerdere visies gecombineerd worden, ontstaat er een duidelijk en compleet beeld van de beoordeling. Een ander belangrijk aspect van de 360 graden-feedback is dat de ontvanger ook zichzelf beoordeelt. Zo kan de ontvanger de waarnemingen van de groepsleden naast zijn eigen beoordeling leggen. Dan wordt direct duidelijk in hoeverre het beeld dat hij zelf van zijn functioneren heeft, anders is dan dat van de groepsleden.
- Toon waardering voor degene die u feedback heeft gegeven. Het kan voor die persoon best moeilijk zijn geweest eerlijk tegenover u te zijn. Het is belangrijk dat u duidelijk en onmiskenbaar toont dat u de feedback waardeert.
