Zo zet TicketSwap HR internationaal succesvol in

Van je organisatie een internationaal succes maken is voor veel mensen een droomscenario. Door online technologieën, kortere lijnen en steeds meer mogelijkheden om op verschillende plekken en verschillende landen te werken is dit toegankelijker en realistischer dan ooit. Maar dit brengt ook unieke uitdagingen voor medewerkers en HR met zich mee. In deze blog lees je hoe je HR succesvol inzet voor een internationale organisatie.

Leg een sterk fundament met werving en onboarding

Zoals bij alle sterke organisaties begint succes bij je medewerkers. In het geval van een internationale organisatie legt HR een sterk fundament door een goede werving en onboarding. De eerste belangrijke stap die je hierin zet, is het schrijven van goede vacatureteksten. Je wilt namelijk zowel een dynamische groep mensen werven, maar er tegelijk voor zorgen dat zij de kernwaarden en cultuur van je organisatie delen.

Je wilt vacatureteksten zo schrijven dat een brede groep mensen zich aangesproken voelt, zonder de kernwaarden en cultuur van je organisatie uit het oog te verliezen. Door jargon zoveel mogelijk te vermijden, voelen mensen zich sneller aangesproken en is de kans groter dat je iemand vindt die qua kernwaarden en cultuur de beste match voor jouw organisatie is. Maak daarnaast duidelijk wat de verwachtingen van nieuwe medewerkers zijn. Ontwikkel een heldere boodschap en laat zien wie je bent als organisatie.

Om samen met je HR-team ervoor te zorgen dat je een internationale doelgroep aanspreekt, helpt het om te vertellen dat je niet alleen op een bepaalde locatie mensen zoekt, maar je als organisatie bereid bent ze naar Nederland te laten reizen voor sollicitatiegesprekken en een uitgebreide onboarding.

TicketSwap heeft al een aantal jaren ervaring met deze aanpak. Hun Head of People, Anouk van der Spek, benadrukt in haar gesprek met Personio dat ze al in een vroeg stadium erachter willen komen of nieuwe medewerkers dezelfde waarden delen.

‘We kijken naar mensen met de juiste ervaring, maar ook met de juiste persoonlijkheid. Dan maakt het voor ons niet uit waar je vandaan komt of wat je achtergrond is’

“We kijken naar mensen met de juiste ervaring, maar ook met de juiste persoonlijkheid. Dan maakt het voor ons niet uit waar je vandaan komt of wat je achtergrond is. Zolang jij de beste persoon voor de rol bent, dan is het een match. We hebben vijf kernwaarden. Daarbij vragen we aan de start direct uit welke waarde jou het meeste aanspreekt en waarom. Zo proberen we inzicht te krijgen in hoe iemand ergens in staat, wat iemands idee erachter is.”

Denk aan lokale wet- en regelgeving

Voor HR brengt het uitzoeken van de wet- en regelgeving per land veel uitdagingen met zich mee. Per land waar je actief bent moet namelijk weten welke (arbeids)voorwaarden er bestaan, met welke belastingregels je rekening moet houden en hoe je wettelijke geldige contracten opstelt. Zorg er met je HR-team – en wellicht ook met juridische experts – ervoor dat je geen steken laat vallen. Hieronder vind je een paar voorbeelden met een korte uitleg.

• Arbeidswetgeving – Kennis van lokale arbeidswetten en -voorschriften is essentieel. Dit omvat alles, van minimumloon en arbeidsuren tot vakantiedagen en ontslagprocedures.
• Contracten – Arbeidsovereenkomsten moeten voldoen aan de lokale wetgeving en tegelijkertijd in lijn zijn met het algemene beleid van het bedrijf.
• Belastingen – Verdiep je goed in de belastingwetten voor de landen waar je medewerkers zitten. Dit is voor alle partijen cruciaal.
• Privacy – In EU-landen gelden door de General Data Protection Regulation (GDPR) grotendeels dezelfde regels. Maar wanneer je actief bent in andere landen of werelddelen bent, gelden er andere wetten. Let er daarom goed op, zodat je niet in ongemakkelijke situaties belandt.

Ook bij TicketSwap merkte Anouk dat er een intensieve voorbereiding nodig was voor lokale wet- en regelgeving. “We zijn er bij de eerste internationale medewerkers een beetje bleu ingegaan. ‘Dat doen we wel eventjes.’ Maar uiteindelijk zijn we veel meer in elk land gedoken hoe alles per land in elkaar en waar je rekening mee moet houden. Wat zijn voorwaarden die we bijvoorbeeld in Nederland aan onze mensen aanbieden, die daar wellicht gunstiger uitvallen? Dan moeten we die sowieso toevoegen. Maar stel je voor dat het minder gunstig is, wat doe je dan? Dan zorgen we er bijvoorbeeld voor dat we alles gelijktrekken zoals het in Nederland is geregeld.”

Zorg voor zoveel mogelijk betrokkenheid

Bij TicketSwap variëren de buitenlandse teams in grootte van twee tot vijf personen. Een groot verschil in vergelijking met de Nederlandse teams. Dit maakt het lastig om van alles op de hoogte te zijn. Niet alleen van taken binnen een internationale organisatie, maar ook van de dagelijkse gang van zaken. De verhalen bij het koffieapparaat en de inside jokes die op de werkvloer plaatsvinden. Het lijkt op het eerste gezicht niet als iets groots, maar dit zijn wel de dingen waardoor medewerkers binding voelen met je organisatie. En wanneer je dan in het buitenland actief bent, is het lastig om deze ins en outs mee te krijgen en hierbij betrokken te worden. Dat is waar er kansen liggen voor HR.

Er zijn vele manieren om internationale medewerkers actief bij je organisatie te betrekken, zowel formeel als informeel. Zoals eerder genoemd, kun je hier al met de onboarding mee beginnen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je onboarding altijd samen doorbrengt in dezelfde ruimte. Dit kan door mensen tegelijkertijd de onboarding te laten doen, zodat ze een gedeelde ervaring hebben. Ook kennis laten maken met de cultuur van het land van het hoofdkantoor voor wat extra feeling. Een ander voorbeeld is door te zorgen dat ze bij alle meetings aanwezig zijn, ook al voorlopen deze dan voornamelijk online. Blijf veel communiceren over wat er speelt en wat er gaande is. Daarnaast kun je tijdens evenementen deze mensen inbellen en ze stimuleren om actief deel te nemen. Zo zijn ze zoveel mogelijk onderdeel van het team.

‘Zorg dat medewerkers in het buitenland bij uitjes weten dat er aan hen wordt gedacht’

In het geval van bedrijfsuitjes ligt dit wat ingewikkelder. Dit ervaarde Anouk onlangs nog. Zij was zich ervan bewust dat medewerkers in het buitenland niet altijd bij uitjes aanwezig kunnen zijn. Daarom stuurde ze hen een berichtje om te laten weten dat er ook aan hen wordt gedacht. “Wij zijn bijvoorbeeld laatst gaan varen in Amsterdam. Daarvoor keken we vorige week of het weer wel of niet mooi werd, dan kunnen we dat last-minute doen. Toen heb ik naar die hele club collega’s een berichtje gestuurd van ‘hé, we zijn hier mee bezig, dit willen we gaan doen. Weet dat we ook aan jullie denken en dat het balen is dat jullie niet mee kunnen. Maar ik wil toch gezegd hebben dat we dit organiseren. En weet dat als jullie binnenkort deze kant uitkomen, dat we dan ook zorgen dat we wat leuks organiseren’. Dat zijn weliswaar kleine dingen, maar dan weten zij wel dat er aan hen wordt gedacht.”

Wil jij alle inzichten van Anouk bij TicketSwap meekrijgen? Bekijk dan het volledige gesprek met Personio in hun Talks that matter-serie.