Zo voert u Het Nieuwe Werken met succes in

Maar wat is nu eigenlijk de kern van HNW? En wat moet u allemaal doen (en laten) om het succesvol te kunnen invoeren?

Fundamenteel voor het succes van HNW zijn:

• flexibiliteit van de werkplek;
• goed ingerichte thuiswerkplekken;
• juiste manier van aansturing van medewerkers;
• aanpassing van de arbeidsvoorwaarden.

Zorg voor flexibele werkplekken

In HNW heeft niemand een eigen werkplek. Het is ook niet de bedoeling dat een werknemer telkens dezelfde werkplek claimt. Hij moet afhankelijk van het werk waarmee hij bezig is, een rustige plek zoeken om te werken.

Er zijn verschillende soorten werkplekken:

• Eenpersoonswerkruimten van twee bij drie meter waar ongestoord gewerkt kan worden

Meestal mag hier niet langer dan enkele uren gewerkt worden zodat anderen ook gebruik kunnen maken van deze rustige werkplek. Deze ruimte wordt ook vaak gebruikt om te bellen – opsparen van telefoontjes is in HNW heel normaal, maar vereist wel een heel andere discipline.

• Ruimten waarin met tien tot twintig personen samengewerkt kan worden

Hoekjes met planten of schermen zorgen voor enige privacy en er is in de ruimte veel gordijnstof of ander geluidsisolerend materiaal verwerkt, tegen overlast.

• Vergaderruimtes met alle benodigde infrastructuur
• Een hoekje in de bedrijfskantine

Tips: zo kunnen medewerkers comfortabel werken

• Zorg voor meubilair dat snel en eenvoudig kan worden versteld. Iedereen moet immers overal gemakkelijk en comfortabel kunnen werken. Medewerkers met een handicap stellen overigens weer andere eisen en hebben daardoor soms een eigen werkplek.
• Een gevolg van HNW is dat er niet meer aan het bureau kan worden gegeten. Het is immers weinig collegiaal om broodkruimels en sinaasappelschillen achter te laten op een werkplek waar vanmiddag een collega zit te werken. Voordeel van eten in de kantine is de besparing op schoonmaakkosten van de werkruimtes en dat medewerkers collega’s tegenkomen waarmee ze snel even iets kunt afstemmen. Nadeel is uiteraard dat dit ook kan ontaarden in lange kletspraatjes.

Digitaal archief
Post gaat steeds vaker digitaal. Dat heeft grote gevolgen voor de manier van archiveren. Een papierloos kantoor bestaat weliswaar nog nergens, maar organisaties die met HNW zijn begonnen, hebben heel wat archiefruimte en kasten opgeruimd.

De praktijk wijst uit dat 75% van het papieren archief weg kan. Spreek daarom ook af dat medewerkers maximaal een heel beperkt aantal printjes per dag mogen maken.

HNW zet ook het werken met wachtwoorden onder druk. In HNW moeten collega’s steeds vaker post voor collega’s afwerken, zeker als werknemers parttime werken of wat langer afwezig zijn. De vraag is zelfs of zakelijke post alleen aan een individu gericht kan zijn of aan iedere medewerker van de afdeling. Groot voordeel van digitaal archiveren is dat stukken nooit uitgeleend kunnen zijn. Iedereen moet dan wel bij stukken kunnen die voor hem relevant (kunnen) zijn.

Tip

Zorg voor printers van hetzelfde type. Er hoeft dan niet elke keer een andere printer op een laptop te worden geïnstalleerd/gekozen.

Richt een geschikte thuiswerkplek in

Ook thuis is een werkplek. De kosten van de thuiswerkplek worden, binnen bepaalde grenzen, betaald door de organisatie. De werkgever moet zorgen voor een ergonomisch verantwoorde werkplek, waarbij een laptop/pc en telefoon tot de basisuitrusting behoren. Natuurlijk dient online inloggen op het bedrijfsnetwerk ook geregeld te zijn. Thuiswerkers hebben bij vertrek een overname- of terugbrengverplichting.

Vooral bij thuiswerk zijn de beveiliging van gegevens, de beschikbaarheid van informatie en goede afspraken over onderlinge samenwerking uiterst belangrijk. Het is dan ook raadzaam om met de thuiswerker een thuiswerkovereenkomst af te sluiten.

In het HNW is ziek zijn geen issue omdat er niet gekeken wordt naar aanwezigheid, maar naar het halen van resultaten. Voor een kort griepje geldt dan ook geen ziekmelding, tenzij er afspraken op kantoor zijn. Dat is natuurlijk anders als het ernstiger is en de werknemer daardoor zijn afspraken niet kan nakomen of zijn resultaten niet behaald. In de praktijk blijkt het ziekteverzuim met 1 tot 2% te dalen in HNW-organisaties.

Aansturen: van controle naar sturen op output

HNW lijkt misschien op vrijheid blijheid voor medewerkers, maar hier staat onlosmakelijk tegenover zij hun verantwoordelijkheid moeten nemen en ervoor moeten zorgen dat ze hun afspraken nakomen en targets halen. In HNW is onderpresteren binnen een mum van tijd bij iedereen bekend en leidt tot een snelle verwatering van normen en waarden, waardoor het met de organisatie als geheel ook snel slechter zal gaan.

Hoe kunt u dit voorkomen? De performancemanagementcyclus vormt de basis van de wijze waarop leidinggevenden inhoud geven aan hun taak in HNW. Performancemanagement is een hulpmiddel voor organisaties om het prestatieniveau te verbeteren. Hierbij wordt er een verbinding gelegd tussen strategie en uitvoering, waarbij de organisatie de gekozen doelstellingen vertaalt via de afdelingsdoelstellingen naar individuele doelstellingen en (kern)competenties. Met performancemanagement handelt een organisatie resultaatgericht.

De performancemanagementcyclus bestaat uit drie gesprekken:

a.  Het planningsgesprek

In dit gesprek, aan het begin van een periode, maken de medewerker en de leidinggevende SMART afspraken over enerzijds de te behalen resultaten en anderzijds over hele concrete activiteiten die de medewerker onderneemt om de voor zijn functie relevante competenties verder te ontwikkelen.

1. Het voortgangsgesprek

Dit gesprek, halverwege de periode, is bedoeld om te kijken of de destijds gemaakte afspraken nog steeds realistisch zijn en of de medewerker op schema ligt. Zo nodig neemt de leidinggevende maatregelen om bij te sturen.

1. Het beoordelingsgesprek

In dit gesprek, aan het einde van de periode, oordeelt de leidinggevende over de mate waarin de afspraken zijn gerealiseerd, zowel de werkafspraken als de afspraken over het werken aan competenties. Veel organisaties koppelen daar een prestatiebeloningcomponent aan vast.

Dit ‘aansturen op resultaten en ontwikkeling’ vraagt een andere wijze van leidinggeven.

Enerzijds moeten zij werknemers loslaten en minder dicht op de huid zitten, anderzijds moeten ze heldere en vooral meetbare afspraken maken met werknemers en deze checken.

Tip

Bij frequente medewerkers- en klantentevredenheidsonderzoeken, komen eventuele verbeterpunten aan het licht. Een gedegen introductie en het trainen van medewerkers en vooral leidinggevenden in hun nieuwe leiderschapsstijl kunnen ook veel oplossen.

Wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden

Bij het invoeren van HNW is het belangrijk om de bestaande arbeidsvoorwaarden die in een cao, een aanvullende regeling, arbeidsovereenkomsten of in personeelsregelingen zijn vastgelegd, eens goed tegen het licht te houden. Vaak zijn bepaalde regels namelijk overbodig of moeten ze meer flexibiliteit bieden.

Arbeidsvoorwaarden die aangepast kunnen worden:

• aard van de overeenkomst (vast, tijdelijk, fulltime, parttime, oproep- of hulpkracht);
• duur van de overeenkomst (bepaalde of onbepaalde tijd);
• proeftijd;
• resultaatgerichte functiebeschrijvingen;
• de (gemiddelde) arbeidsduur per dag of week;
• werktijden, variabele werktijden, pauzes;
• standplaats;
• salarisschaal en periodieken;
• gevolgen salaris bij niet behalen targets;
• eventueel andere verbanden tussen salaris en prestatie;
• een heldere definiëring van het begrip vakantie;
• overschrijven van verlofdagen naar andere jaren;
• onkostenvergoedingen van bijvoorbeeld de inrichting van de thuiswerkplek en terugbetalings- en inleververplichtingen bij vertrek;
• reiskostenvergoeding;
• leaseauto met verwijzing naar de voorwaarden;
• telefoonkostenvergoeding;
• omgaan met buitengewoon verlof;
• studieverlof en tegemoetkoming in en terugbetaling van studiekosten;
• ziekmelding;
• doorbetaling bij arbeidsongeschiktheid;
• een eventuele wachtdagenregeling;
• ongevallenverzekering;
• overwerkvergoeding;
• verhuisvergoeding;
• vergoeding voor kinderopvang;
• nevenwerkzaamheden;
• geheimhoudingsplicht.