Train de Trainer: voelt uw medewerker zich ook aan zijn lot overgelaten?

Een essentiële succesfactor: de gereedschappen die je de key user meegeeft. Een schilder stuur je toch ook niet op pad zonder kwast?

Zwemmen

Train de Trainer-programma’s zijn in de IT-wereld vaak op dezelfde manier opgebouwd. Een consultant geeft een presentatie, richt het IT-systeem op de juiste manier in, en maakt een overdrachtsdocument voor de key user. Dan vertrekt hij. Dat is gek, want juist in die laatste fase – voordat hij zelf aan het roer moet gaan staan – heeft een key user behoefte aan begeleiding en antwoord op vragen. Meer dan eens blijft hij na de overdracht achter met een algeheel gevoel van onbehagen. ‘Hoeveel tijd besteed ik aan elk onderdeel? Welke stof verwerk ik in e-learning-modules? En wat hoort er in de werkinstructie?’ Het overdrachtsdocument kan hij daarbij niet gebruiken: de eindgebruiker spreekt immers niet dezelfde taal. Hoe brengt hij dan de applicatiekennis over? Het gebrek aan een onderwijskundige achtergrond maakt dat hij zich in het diepe gegooid voelt. Tijd voor een reddingsboei.

Zelf invulling geven

Gelukkig zijn er tegenwoordig handige tools beschikbaar die de noodzakelijke reddingsboei kunnen zijn. Het is daarbij de taak van de implementatiepartner om die boei aan te reiken. Voor u is het immers ook lastig te bepalen hoe die supportmaterialen precies in te richten. Wat de key user dan bijvoorbeeld met dergelijke software op relatief eenvoudige wijze kan doen? Een stap-voor-staphandleiding ontwikkelen. De deelnemers aan zijn training een geüpdatete versie van de werkinstructie toesturen. Een how-to-video met ze delen. Een simulatie of e-learningmodule creëren. De mogelijkheden zijn eindeloos. Alles om de vinger aan de pols te kunnen houden tijdens het leerproces. Want dat het leerproces verder gaat dan de formele training weten we allemaal uit het 70-20-10-leermodel van Jennings.

Goedgevulde gereedschapskist

Met de juiste gereedschappen bied je structuur in plaats van losse flodders. Wat je bereikt met zo’n aanpak, is een betere afstemming op het uiteindelijke doel: kennisoverdracht en -borging. Want alles draait om user adoption. Gaat de eindgebruiker daadwerkelijk op de juiste knoppen drukken?
Nu hoor ik u denken: ‘Met een Train de Trainer-programma wilde ik juist kosten besparen, maar aan deze benadering hangt vast een hoger prijskaartje?’. Dat is een misvatting. Trainen verloopt op deze vernieuwde manier namelijk veel efficiënter. Denkt u eens in: minder calls naar de helpdesk, omdat gebruikers zelf het antwoord op hun vragen kunnen vinden in de supportmaterialen. En minder last op de schouders van de key user. Ik heb in de praktijk gezien dat de benodigde trainingstijd met vijftig procent te verkorten is.

Kortom, het wordt tijd dat implementatiepartners verder kijken dan het oldskool Word-document. Pas als ze de key user uitrusten met de juiste gereedschappen is hun dienstverlening volledig.

Hebt u uw medewerkers wel eens zien zwemmen na een Train-de-Trainer-programma? Ik ben benieuwd naar uw ervaringen en lees uw reactie graag hieronder.