Sodexo is vooral bekend als cateraar. Maar de facilitaire gigant (427.000 medewerkers in 80 landen) doet veel meer. Sodexo biedt een indrukwekkend portfolio aan diensten binnen o.a. de schoonmaak, receptie, gebouwonderhoud en techniek. Sodexo kom je tegen in het bedrijfsleven, de industrie, bij overheidsdiensten, zorginstellingen, hogescholen, universiteiten en ook op en rond offshore-installaties.
Vanuit het kantoor langs de A2 in Breukelen managen HR-directeur Alice Diels (foto rechts) en haar team, waaronder manager People Development Janneke Ploegmakers (foto onder), de HR-afdeling van Sodexo in Nederland. De afdeling is bezig met een vernieuwingsslag, die eenvoudig valt samen te vatten in twee woorden: digitalisering en professionalisering.
Het afgelopen jaar zijn bij Sodexo ingrijpende stappen gezet om te digitaliseren. Tal van HR-processen werden via het nieuwe eHRM-systeem SuccesFactors ontsloten door middel van de nieuwe medewerkersportal MijnSodexo. Zo werden de processen transparant gemaakt, toegankelijker en bovenal leuker voor de individuele medewerkers. Zij kunnen hun HR-zaken voortaan eenvoudig zelf afhandelen.
In de loop van dit jaar wordt via dezelfde portal een systeem van e-learning toegevoegd. Ondertussen is de complete HR-afdeling, ruim veertig medewerkers groot, intensief getraind, o.a. via HR Academy. De hele operatie ligt in het verlengde van Sodexo’s strategie: Quality of Life.
Wat verstaan jullie daaronder?
Alice Diels: “Quality of Life wil zeggen dat we waarde willen toevoegen aan onze 4000 medewerkers, en aan onze klanten via de inzet van onze medewerkers. Daar begint bij ons het verhaal mee. Wij gaan bij Sodexo uit van hele sterke normen en waarden. Dat zit in ons dna. Het zijn teamspirit, servicespirit en spirit of progress, waarbij progress gaat over constant vernieuwen en verbeteren.”
Hoe ver gaan jullie daarin?
Janneke Ploegmakers: “Je kreeg daarnet bij de slagboom al iets te drinken aangeboden. Dat is kenmerkend. Dienst verlenen is wat we doen. Dat geldt voor onze medewerkers bij onze klanten, maar Quality of Life geldt ook voor de collega’s op de kantoren. Daar zijn we als HR intensief bij betrokken.”
Hoe breng je dat in praktijk wanneer de afstanden groot zijn?
Alice Diels: “Dat begint bij het aannemen van mensen. Dan zijn we ons erg bewust van de vraag: zijn dit mensen die bij de Sodexo-cultuur passen? En vervolgens komen onze cultuurwaarden constant terug in de programma’s die wij doen. De cultuurwaarden zijn heel helder geformuleerd. De drie die ik net gaf worden natuurlijk vertaald in zaken als: wat betekent dat voor het gedrag van managers en wat zie je daarvan terug op de werkvloer?
Janneke Ploegmakers: “HR speelt een belangrijke rol in dit proces. We hebben gemiddeld 250 vacatures openstaan en nemen wekelijks 50 mensen aan.”
Alice Diels: “Omdat onze mensen veelal op locatie werken is communicatie van groot belang. Je kunt bij ons niet zeggen: kom eens even bij elkaar. Een koffiemomentje gaat niet, het bedrijf is daarvoor te groot en de afstand tot de locaties ook. We doen dat dus anders. In de eerste plaats via onze leidinggevenden, die natuurlijk een belangrijke rol hebben in het managen van de teams, maar ook via rechtstreekse communicatie met onze medewerkers. Begin dit jaar hebben we de portal MijnSodexo gelanceerd. Daarmee hebben alle medewerkers van Sodexo toegang tot informatie, die voor hen belangrijk is.”
Janneke Ploegmakers: “De nieuwe HR-portal hoort heel erg bij onze digitaliseringstrategie. Het is voor ons dé manier om medewerkers het snelst te benaderen en de makkelijkste manier om informatie beschikbaar te maken en te delen. Informatie over henzelf en over andere zaken, die voor hen interessant en belangrijk zijn.”
Wat betekent het concreet voor medewerkers?
Janneke Ploegmakers: “Als het om HR-zaken ging had je voorheen twee opties. Of je sprak iemand face to face of via de telefoon of je kreeg een brief thuisgestuurd. Dat was ’t. Degene die je sprak was een schakeltje. Nu kun je het gewoon zelf doen.”
Alice Diels: “Als leidinggevende of medewerker kun je voortaan zelf de acties initieren. Bijvoorbeeld in een veilige omgeving je banknummer wijzigen, je adres wijzigen, je vakantiedagen opnemen, je dagensaldo inzien, het salarisstrookje. Nog niet alles hebben we ingevoerd, maar dit is waar we naartoe gaan. Vragen als: ik ben ziek, wat moet ik doen? Die informatie is meteen beschikbaar.”
Janneke Ploegmakers: “Zoiets was vroeger bekend bij leidinggevenden of de HR-medewerker. Of het stond op een geprint beleidsstuk. Nu staat alles op de portal, heel leesbaar en heel toegankelijk. Ook van formele stukken kun je nu de meest recente versie meteen downloaden. Voordat je daar bent is alles al in heldere taal uitgelegd. De tone-of-voice is aangepast.”
Alice Diels: “Later zal deze tool ook worden ingezet bij de introductie van nieuwe medewerkers, waarbij we gebruik gaan maken van filmpjes, hét middel om kennis tot je te nemen en aan te geven hoe we hier werken en wat we belangrijk vinden. Ook wordt het e-learning management systeem eraan gekoppeld, zodat je met 1 druk op de knop komt bij het traject dat jij interessant vindt of waarvan de organisatie jou vraagt om ’t te doen.”
Wat was en is de rol van HR?
Janneke Ploegmakers: “Bij het professionaliseren hoort dat je als HR-medewerker de processen in eenvoudige en begrijpelijke taal kunt uitleggen en niet alleen in de taal van formele regelingen. Dat werkt niet meer.”
Alice Diels: “Onze rol is om zoveel mogelijk mensen naar MijnSodexo te verleiden om te zorgen dat zij informatie gaan ophalen. Dus moeten we het leuk maken, transparant, eenduidig, zinvol en noodzakelijk.
Janneke Ploegmakers: “Zo draag je als HR bij aan diezelfde Quality of Life. Tegelijkertijd moet je als HR niet alles naar je toe willen trekken. Leidinggevenden spelen bij Quality of Life natuurlijk een veel grotere rol, om nog maar te zwijgen over de directe collega. De belangrijkste impact van Quality of Life wordt bereikt binnen de teams, on-site zoals we dat hier noemen. Het is aan HR om de teams te helpen het makkelijker te maken, dus de teams te faciliteren.”
Was zo’n operatie noodzakelijk?
Alice Diels: “Wel als je met je mensen wil motiveren en een aantrekkelijke werkgever wilt blijven. Net als voor veel andere bedrijven is de Nederlandse arbeidsmarkt ook voor Sodexo op dit moment uitdagend.”
Janneke Ploegmakers: “We hebben een heleboel activiteiten in huis. Bij facilitymanagement heb je het over gebouwenbeheer, en dat gaat van mensen die rondlopen om de lampen te vervangen tot mensen die in staat zijn om voor de lange termijn meerjarige onderhoudsplannen te maken. Op al die vlakken is het tegenwoordig moeilijk om mensen te vinden. Datzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor koks.”
Alice Diels: “Het is dus extra belangrijk dat de mensen voor ons willen werken, en dat ze goed weten wat ze bij Sodexo kunnen verwachten. Daar draagt mijnSodexo zeker aan bij.”
Waren er leermomenten?
Alice Diels: “Na de livegang kom je natuurlijk zaken tegen die je moet verbeteren. Daar zijn voorbeelden van. Als er bijvoorbeeld veel vragen komen over vakantiegeld, dan passen we de tekst op de portal aan. Het is dus van belang dat je voort-durend een vinger aan de pols houdt en snel kunt schakelen. De projectgroep voor de portal is blijven bestaan en haalt overal verbeteringen op.”
Janneke Ploegmakers: “We hebben ook geleerd dat je er niet alleen HR-mensen bij moet betrekken, maar ook anderen. Je moet zorgen dat mensen van verschillende disciplines er met elkaar over blijven praten. Iemand die gaat over het systeem van urenregistratie wordt bijvoorbeeld niet meteen geraakt door de portal, maar veel vragen die uit het systeem naar voren komen raken hem wel. Dus moet je zo iemand erbij betrekken om te voorkomen dat je uiteindelijk langs elkaar heen gaat werken.”
Alice Diels: “Als HR-team werken we constant heel intensief samen en staan we steeds stil bij wat iets betekent voor de individuele medewerker. We werken met een duidelijke opdracht en weten helder wat we moeten leveren.”
Janneke Ploegmakers: “We hebben vooral een professionaliseringsslag gemaakt op het gebied van de content, rond de vraag wat moeten de mensen hier weten over onze HR-processen en hoe leggen we het uit? We hebben hulp van buiten gehad op het gebied van teksten en tone of voice.
Bij het denken in processen ging het om: jouw stukje is een onderdeel van een groter geheel, en dat is voor de eindklant belangrijk. Een voorbeeld? Arbeidsvoorwaarden. Dat speelt zowel bij recruitment als bij beoordelen en belonen. Met een heldere procesbeschrijving hebben we duidelijk gemaakt waaraan zo’n afdeling een bijdrage levert, en wat het grotere geheel is. Hierdoor weet bijvoorbeeld een recruiter veel eerder wat eraan zit te komen en hoe hij daarop kan inspelen.”
Als het om scholing gaat, zegt Janneke Ploegmakers, mag het traject met HR Academy niet onvermeld blijven. “We hebben bij hen een all-in pakket gekocht voor een jaar, waarin mensen individueel kunnen kiezen uit het aanbod van workshops en trainingen. Alle online opleidingen waren onverkort voor iedereen beschikbaar. Daarnaast hebben we twee keer een dag georganiseerd waarbij de hele afdeling een programma deed rond relevante onderwerpen als procesmatig denken en projectmanagement. Dat heeft voor ons heel veel impact gehad en absoluut iets gebracht. Met name de combinatie met minicongressen, die onze mensen inspireerden om voor sommige onderwerpen extra trainingen te gaan volgen, heeft prima gewerkt.”
De focus voor morgen?
Alice Diels: “Ons doel is dat we het onze medewerkers en managers zo makkelijk mogelijk maken, en dat zij de HR-dienstverlening zoveel mogelijk zelf kunnen vinden en regelen. Ook vermeldenswaard is dat we een akkoord hebben bereikt met de vakbonden over een aparte bedrijfs-cao voor Sodexo. Dat is in de facilitaire wereld best bijzonder.”
Janneke Ploegmakers: “Talentmanagement en leidinggevenden helpen het goed te doen, daar zit natuurlijk de agenda op de toekomst.”
Alice Diels: “Focus op eigen gezondheid, vitaliteit, talent. Daar gaat het ook over.”
Loopt Sodexo met deze ontwikkelingen voorop?
Alice Diels: “Dat vind ik moeilijk om te zeggen. Bescheidenheid siert ook Sodexo. We zijn hier gewoon supergoed bezig en zijn mooie dingen aan het doen. En we mogen daar trots op zijn.”
