Kantoorcodes: samenhang versus hiërarchie?

Nationale culturen verschillen en dus verschillen ook de bedrijfsculturen van land tot land. In Aziatische ondernemingen wordt anders gedacht en gedaan, dat is alom bekend. Maar ook in Europa zijn opmerkelijke verschillen. Niet alleen de omgang op kantoor verschilt per land, ook de inrichting en het design. Zelfs de organisatie van het kantoorleven heeft met het nationale karakter te maken. In het ene land zijn moderne kantoortrends als ‘home office’ volkomen geaccepteerd, in het andere een hoge uitzondering. In Nederlandse ondernemingen is thuiswerken de gewoonste zaak van de wereld, maar in Frankrijk wordt met afkeuring gekeken naar medewerkers die niet keurig elke dag op kantoor verschijnen. Dat komt door de ‘power distance’: de afstand tot de macht. De Franse manager houdt zijn medewerkers liever in het oog en deelt opdrachten uit. In Frankrijk zijn de verhoudingen verticaal, de macht ver weg op de chef-étage. Daar geldt eenrichtingverkeer. De Nederlandse manager is eigenlijk in een permanente dialoog verwikkeld en zoekt de consensus in zijn onderneming. De Nederlandse cultuur is horizontaler. Niet alleen op kantoor.

Leemte
Dat bedrijfsculturen vaak meer verschillen dan we denken, ook in Europa, is een van de boodschappen in Der Büro-Code. Wie Arbeitskulturen in Europa den Unternehmenserfolg beeinflussen. Het is een onderzoek van Catherine Gall en Beatriz Arantes, die drie jaar lang de arbeidscultuur in een zestal West-Europese landen hebben bestudeerd. In hun tweehonderd pagina’s dikke en rijk geïllustreerde boek vergelijken ze de kantoorcodes in Nederland, Frankrijk, Duitsland, Groot-Brittannië, Spanje en Italië. De Française Gall studeerde economie en design en leidt de Europese researchafdeling van Steelcase Workspace Futures in Parijs. De Braziliaanse psychologe Arantes is op diezelfde afdeling de leidende sociaalwetenschapper. Steelcase – een Amerikaanse onderneming met hoofdkwartier in Michigan – is een wereldwijd opererende producent van kantoormeubelen. Nog nooit eerder heeft Steelcase onderzoeksresultaten van een dergelijke interne studie in boekvorm gepubliceerd. “We willen onze informatie delen met de buitenwereld,” verklaart Gall. “Met de studie hopen we het denken over nieuwe werkprocessen bewust te maken. En een handje te helpen bij de overstap van verouderde verhoudingen naar nieuwe processen.” Het boek moet ook in een leemte voorzien. Gall: “Toen we met ons onderzoek begonnen, hebben we eerst maar eens de bestaande literatuur over het verband tussen nationale herkomst en de ‘workspace-verschillen’ opgegraven. Heel veel losse artikelen, dat wel. Maar we vonden maar één boek!” Dat was de studie van de Nederlander Jurriaan van Meel, The European Office. Office design and national context (Technische Universiteit Delft, 2000, red.). Het onderzoek van Gall en Arantes bouwt naast literatuurstudie ook op eigen onderzoek in de zes landen. En op ‘kwalitatieve workshops’, die ze regelmatig houden met managers, consultants, architecten en designers. De auteurs gingen op zoek naar een toolbox, naar criteria om de kantoorculturele verschillen in Europa te inventariseren en te rubriceren. Ze zijn daarbij op de vijf dimensies van levenscultuur gestuit, zoals die al sinds de jaren zeventig door de Nederlandse socioloog Geert Hofstede zijn ontwikkeld. Het model van Hofstede vloeide voort uit een toen spraakmakende studie naar de arbeidscultuur bij computerproducent IBM. “Niet dat we Hofstede willen promoten,” zegt Gall. “Zijn studie is misschien een beetje gedateerd en ook niet onomstreden. Maar voor onze doeleinden vormden die vijf dimensies een nuttig model. Een bijkomend voordeel was dat Hofstede vaak bij trainingen in multinationale bedrijven wordt gebruikt.” Gall en Arantes doen dat bij hun eigen workshops zelf ook en hebben voor hun boek de vijf dimensies van Hofstede grafisch gevisualiseerd (zie grafiek) Met die toolbox analyseert de Büro-Code de zes onderzochte landen en schetst van elk land een uitgebreid profiel. De globale kantoorcultuur zit middenin een groot veranderingsproces. De werknemers zijn steeds mobieler en aangewezen op tal van communicatiemiddelen om in contact met de collega’s te blijven. Dat moet ook, want teamwork wordt steeds belangrijker. Arbeidsprocessen vinden ook steeds vaker tussen verschillende tijdzones plaats. Daardoor wordt het kantoor steeds meer tot een ‘24/7 workplace’, een soort continu-kantoor waar 24 uur per dag en 7 dagen in de week kan worden gewerkt. Dat betekent voor de medewerkers veel flexibiliteit, veel coördinatie en een breuk met de traditionele werktijden. Ze zijn afhankelijk van moderne communicatiemiddelen, van e-mailverkeer en videoconferenties. In internationale bedrijven wordt communicatie in ‘real time’ door de tijdsverschillen soms zelfs onmogelijk. Meer en meer worden de moderne, mobiele employés van hun bureau bevrijd, zoals de schrijfsters van de Büro-Code zeggen. Onder druk van de globalisering wordt het bedrijfsleven steeds flexibeler en worden de arbeidsmodellen aangepast. Een nieuwe fenomeen als ‘distributed work’ doet z’n intrede. Arbeid wordt verdeeld in tijd en ruimte. En verdeelde arbeidskrachten zijn dan medewerkers die op verschillende standplaatsen binnen een decentraal georganiseerd team moeten samenwerken. Kantoorpersoneel wordt dan wel steeds mobieler, maar nog lang niet overal. Gall en Arantes citeren in hun boek uit een interessant Europees onderzoek naar flexibiliteittrends. Vooral in Noord- Europa wordt meer mobiel gewerkt dan in het Zuiden. Het meest in Finland – waar 16,8 procent van de medewerkers een hoge mobiliteit hebben. Dan volgen Zweden (15,2 procent), Nederland (14,5 procent) en Denemarken (10,5 procent). Een flink stuk daarachter liggen de middenmoters Groot-Brittannië (7,6 procent) en Duitsland (6,0 procent). De hekkensluiters zijn Italië (3,6 procent), Frankrijk (2,9 procent) en Spanje (2,8 procent).* Die cijfers bevestigen de onderzoeksresultaten van de Steelcasestudie. Italië, Frankrijk en Spanje hebben conservatieve kantoorcodes. In een moderne, mobiele bedrijfscultuur zijn zulke streng georganiseerde, hiërarchische structuren weinig efficiënt, schrijven Gall en Arantes. En als Steelcase-onderzoekers kijken de twee niet alleen naar de werkmodellen, maar natuurlijk ook naar de daaruit afgeleide inrichting van de werkomgeving. “Een van onze conclusies is dat hiërarchische bedrijfsstructuren niet de meest effectieve zijn,“ zegt onderzoekster Gall over de profielen van Frankrijk, Spanje en Italië. “Dat is op feiten gebaseerd. Kijk maar naar de top 50-ondernemingen. De meesten zijn van Angelsaksische origine. En dat zijn de landen waar de managementcultuur vlak, dus niet hiërarchisch is. En trouwens, de meest succesvolle ondernemingen – zo blijkt uit onderzoek – promoten de bedrijfsinterne sociale samenhang meer dan de hiërarchie. Ik zeg niet dat de hiërarchie maar afgeschaft moet worden, nee! Maar er is wel een zekere balans nodig.”

Speels ingericht
Het werk in een modern kantoor concentreert zich volgens de onderzoeksters niet meer zo zeer rond individuele activiteiten. Er is meer sociale interactie gevraagd. En daar zijn nieuwe werkomgevingen
voor nodig, die meer dan vroeger de persoonlijke en ook de virtuele communicatie mogelijk maken. Dat kan in open en flexibele ruimtes die voor toevallige interactie, creativiteit en teamwork geschikt zijn. Een mooi voorbeeld vinden Gall en Arantes in Zwitserland. Sinds precies een jaar heeft Google daar in Zürich zijn Europese technologiecentrum, een arbeidswereld waar ‘spel en prestatie gelijkberechtigd naast elkaar bestaan’. In een speels ingerichte omgeving werken vierhonderd voor het merendeel jonge mensen, die afkomstig zijn uit vijftig verschillende landen. Een waar multicultureel kantoor. Voor Gall en Arantes is dat het kantoor van de toekomst. Zeker voor internationaal opererende ondernemingen, die heel verschillende nationale culturen bij elkaar moeten brengen. Het boek Büro-Code, zo schrijven de onderzoeksters in hun nawoord ‘moet managers en ontwerpers van kantoorruimtes helpen de uiteenlopende kantoorcodes te decoderen’. Met de culturele landenprofielen als tool zijn de nationale gevoeligheden, regels en waarden beter te begrijpen. Conflicten, misverstanden en agressie op kantoor kunnen makkelijker worden verklaard. De onderzoeksters hopen dat zo op de werkvloer van internationale bedrijven een nieuw multicultureel kantoor kan ontstaan, dat meer is dan een ‘bij elkaar geraapt esperantokantoor’.