Miriam Klok, deelprojectleider van de zorgverlener, schetst hoe nijpend de oude situatie was. “Tot en met december 2009 hadden we versnipperde personeelsdossiers, verzuimbegeleiding bestond uit dikke papieren dossiers en ook waren er nog schriftelijke verlofkaarten.” Hierdoor was er bij de organisatie erg weinig grip op de personeelsinformatie. Zo moest alles apart worden bijgehouden en was er een werksituatie ontstaan die veel te foutengevoelig was.
Weg met het papier
Vanwege de onoverzichtelijke situaties door het vele papierwerk besloot de zorgverlener dat een automatisering moest gaan plaatsvinden. Dit proces moest in twee stappen worden gerealiseerd. In eerste instantie is gekozen voor het alleen digitaliseren van personeelsdossiers omdat daar een grote behoefte lag. De tweede stap was met name ingegeven door de groeiende behoefte aan managementinformatie. Het oude systeem kon niet in die behoefte voorzien en daarom is er per 1 januari 2012 overgestapt naar een flexibeler systeem.
De implementatie
De implementatie van het nieuwe systeem was een uitdagende en zware exercitie voor het bedrijf. Het hart van de organisatie werd vervangen met grote koppelingen naar planningsystemen. Om alles in goede banen te laten leiden is er een externe projectleider aangesteld. Dit bleek uiteindelijk een verstandige beslissing te zijn. “Het heeft enorm geholpen om de vraagstukken tijdens de implementatie scherper te krijgen en het hielp ook om de emotie tussen de projectgroep en de stuurgroep eruit te halen,” aldus Klok.
Verschillende ervaringen
De veranderingen zijn verschillend ervaren en opgenomen door de werknemers, zo ook bij de managers. De ene leidinggevende begint volledig te glunderen als hij het heeft over de mogelijkheden van het systeem en de ander loopt helemaal vast. Dit is ook het geval bij de HR-afdeling, waar een deel van de medewerkers het geweldig vindt en een ander deel er moeite mee heeft. Vanwege deze verschillen heeft de zorgverlener een werkgroep opgestart waarbij managers en medewerkers inzicht krijgen in de werkprocessen en in hun verantwoordelijkheden.
Goede ontwikkelingen
Door de implementatie en de moeilijkheden die daarbij horen zijn er ook creatieve en goede ontwikkelingen ontstaan. Zo is een leuke nieuwe samenwerking gecreëerd tussen HR, managers en controllers. Dat dwingt en helpt de medewerkers om in de rol te kruipen waar ze in horen en zet ze daarnaast op scherp. Het nodigt de medewerkers verder uit om goed na te denken over de vraag: “Hoe organiseren we de organisatie zo efficiënt mogelijk?”
Leer in één ochtend hoe je als HR-professional effectief omgaat met de juridische en fiscale uitdagingen bij het inhuren van zzp’ers. Na deze training weet je wanneer een medewerker echt als zzp’er kwalificeert. Je krijgt ook inzicht in de aanpak van de Belastingdienst, die vanaf 1 januari 2025 weer gaat handhaven op arbeidsrelaties voor loonheffingen.
