Fasen van een HR Business Case

Aan de hand van de HR business case kunt u al voorafgaand aan het project de toegevoegde waarde van het project of de investering duidelijk maken. Hiertoe worden in de business case aannamen opgenomen ten aanzien van de te verwachten kosten en besparingen van het HR-project.

Essentie van de business case is dat de effecten op de business beschreven staan en dat is omvangrijker dan alleen het HR-project. In het kader van de business case opstelling worden alle kostenfactoren en alle opbrengsten voor een specifiek project weergegeven, gekwantificeerd en gedocumenteerd. Om concrete aanknopingspunten voor beslissingen te verkrijgen wordt het verkregen cijfermateriaal gebundeld. Dit gebeurt aan de hand van kengetallen, die uit de kosten- en opbrengstgrootheden worden afgeleid.

Soorten business cases

Er kunnen vier soorten business cases worden onderscheiden:

1. Kosten besparen versus cash genereren: hierbij wordt gekeken naar de activiteiten die de meeste besparingen opleveren. Daarbij zijn de opbrengsten veelal moeilijk in te schatten. Ook is er geen bijdrage aan de winst en kan deze zelfs negatief zijn.

2. Operatie versus strategie: hiervan is sprake wanneer de business case een belangrijk onderdeel is van de strategie of de operationalisaties in de organisatie.

3. Kwalitatief versus kwantitatief: bij een kwantitatieve benadering in een business case kan de toegevoegde waarde worden uitgerekend die het project heeft. Bij een kwalitatieve benadering staat de beargumentering van het nut van de investering op de voorgrond. Ook kan een business case bestaan uit een combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve elementen, wat aan te bevelen is bij een HRM-business case.

4. Stand-alone versus integraal: ofwel de business case staat op zichzelf, ofwel de (deel)businesscase maakt deel uit van een omvattender business case of zelfs een masterplan.

Bereid de HR business case goed voor

Het opstellen van een goede HR business case vraagt om een goede voorbereiding. Dit voorwerk bestaat onder meer uit het maken van overwegingen en het nagaan van relevante (aandachts)punten waarmee tijdens de opstelling van de HR business case rekening gehouden moet worden. Denk bijvoorbeeld aan organisatie-interne standaarden. Ook de vraag met welke succesfactoren er rekening gehouden moet worden is een aandachtspunt. Op grond hiervan kan de HR business case bij de besluitvormers, het management, een hoge acceptatie verwerven.

Zonder goed voorwerk is de kans groot dat men tijdens de opstelling van de HR business case correcties aan moet brengen die tijd en geld kosten. Voor de opstelling van een HR business case wordt hierna een driefasenmodel besproken dat eraan bijdraagt zulke fouten te vermijden.

Fasen van een HR business case

De opzet van een HRM-businesscase loopt via een drietal stappen of fasen:

Fase 1: Initialisering

In de initialiseringsfase worden de basisvoorwaarden vastgelegd, vrij naar het motto ‘first define the rules, then play the game’. De zaken die van tevoren moeten worden geregeld, gaan over:

• De organisatie: welke afdelingen en welke medewerkers nemen wanneer aan de opstelling van de HR business case deel?

• Het onderzoeksgebied: van welke gebieden moeten er kosten- en opbrengstaspecten bij betrokken worden (organisatiescope)? Welke aanwezige systemen en processen zijn onderwerp van de analyse (technische scope)?

• Het analysemodel: hoe zijn de parameters van de economische berekening gedefinieerd, de zogenoemde ‘business case ijkpunten’ (bijvoorbeeld de hoogte van de calculatierentevoet, het organisatiebelastingtarief, afschrijvingsregels)? Welke berekeningsprocedures moeten op welke manier worden toegepast?

• Het beschouwingsniveau: welke tijdsruimte wordt aan de HR business case ten grondslag gelegd? Over hoeveel jaar moet zich de kosten- en opbrengstanalyse uitstrekken?

In de praktijk wordt de initialiseringsfase parallel aan de ontwikkelingsfase doorlopen. Degenen die aan de opstelling van de HR business case deelnemen, moeten eenzelfde begrip van het onderzoeksgebied hebben.

De vaststelling van het onderzoeksgebied moet in ieder geval zo vroeg mogelijk in de opstelling van de HR business case gebeuren. Dit heeft immers zijn invloed op het analysewerk. Het is gebruikelijk dat tijdens de opstelling van de HR business case een projectdefinitie wordt opgesteld (projectscoping), waarna de definitie van het onderzoeksgebied zich dan aan deze projectdefinitie zal aanpassen.

Fase 2: Ontwikkeling

In de tweede fase, de ontwikkelfase, begint het projectspecifieke inhoudelijke werk aan de HR business case. In deze fase wordt ook een eerste kosten- en opbrengstenschatting gemaakt. Hierdoor ontstaat een voorlopige en gedetailleerde projectplanning. Na de detailplanning volgt een samenstelling van de projectkosten. Alle deelnemers werken vervolgens mee aan een analyse van de opbrengstpotenties, die gekwantificeerd en weergegeven worden. De financiële aspecten worden uiteindelijk in een berekeningsmodel ingevoerd.

Aan de hand van het berekeningsmodel kan vanuit verschillende gezichtspunten gekeken worden of het project verder financieel geoptimaliseerd kan worden. Denk hierbij aan het maken van verschillende uitvoeringsalternatieven, die een verbetering van de efficiëntie met zich mee kunnen brengen. Tot slot wordt een samenvatting en advies voor het management opgesteld, de zogenoemde managementsummary, die in de afsluitende documentatie van de HR business case wordt opgenomen.

Fase 3: Validering/kwaliteitshandhaving

De afsluitende beoordelingsfase is een totale beoordeling en heeft in essentie een kwaliteitshandhavende functie. De kwaliteitshandhaving omvat daarbij de volgende zwaartepunten.

Het is aan te raden om de vastgestelde aannames in hun geheel te beoordelen en tot slot te valideren. Daar hoort ook een vergelijking met andere projecten in de organisatie bij die zich in hun beslissingsvoorbereiding bevinden of kort geleden werden afgesloten. Wat zeer belangrijk is, is dat gecontroleerd wordt of er met betrekking tot de opbrengstaspecten geen overlappingen zijn. De vraag moet worden beantwoord of en in welke omvang een eventuele meervoudige toerekening (double counting) van gekwantificeerde opbrengstvoordelen aanwezig is. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer bij een zojuist afgesloten project een reductie van het ziekteverzuim met 4 procent gepland is. Dat terwijl ook het project waarvoor momenteel een HR business case wordt gemaakt, een ziekteverzuimreductie als opbrengst laat zien. Er moet dan beoordeeld worden in hoeverre de beoogde reductie nog noodzakelijk is.

Voor het overige moeten de voor de opstelling verantwoordelijke personen het cijferwerk (de in het berekeningsmodel ingevoerde waarden) aan een uiteindelijke beoordeling onderwerpen en de correctheid van de data-invoer verifiëren. Foutenbronnen gaan vaker schuil achter minder duidelijke details. Tot slot moet de uiteindelijke HR business case aan de lijnmanagers van de verantwoordelijkheidsgebieden en aan de verantwoordelijken ter instemming voorgelegd te worden (sign off).