Hoe beter u een vergadering voorbereidt hoe meer er uitkomt. Dat lijkt een open deur. Maar vaak komen medewerkers onvoorbereid naar een vergadering en laten ze het maar over zich heen komen. Dat kan anders.
Met een goede voorbereiding vergadert u korter en effectiever. Gemiddeld wordt ongeveer een kwart van de werktijd besteed aan vergaderen, het is dus belangrijk om deze tijd goed te besteden. Dit stelt Clara van den Bos van ‘Vergaderen doe je zo!’
Met de volgende 5 tips zorgt u voor een goede voorbereiding:
- Zorg dat de notulen ruim op tijd voor de vergadering bij iedereen zijn.
- Zorg voor een ruime voorbereidingstijd, zodat het mogelijk is voor iedereen om de vergadering goed voor te bereiden.
- Lees de notulen en de stukken aandachtig door.
- Stel vragen en opmerkingen op naar aanleiding van de notulen en de stukken en schrijf deze op. Dit kan voor of in de vergadering aan bod komen.
- Denk voorafgaand aan de vergadering na over uw standpunten. Zo kunt u alvast een oplossing, argument en/of een besluit signaleren.
Deze manier van voorbereiden kost meer tijd, maar levert veel meer op. U haalt namelijk veel meer resultaat uit uw vergadering en de vergadering zelf wordt korter en verloopt effectiever.
