Neem de regie en zet in op verzuimpreventie: 6 tips

Tip 1: Het goede gesprek

Naast ziekmeldingen vanwege lichamelijke klachten zijn er ook ziekmeldingen met een mentale oorzaak zoals een burn-out. Een burn-out ontstaat door verschillende facetten die er uiteindelijk voor zorgen dat je in disbalans raakt en uiteindelijk opgebrand. Een goed gesprek voeren met je werknemers is belangrijk; het gaat erom dat de balans weer terugkomt. Dat is belangrijk voor de werknemers zelf, maar ook voor de collega die het werk waarneemt (meer werkdruk) en voor het bedrijf dat te maken heeft met ziekteverzuimkosten.

Tip 2: Positieve insteek, focus op wat wel kan

Het eerste contact met de zieke werknemer ligt bij de leidinggevende. Een HR-medewerker kan hierbij ondersteunen door gesprekstechnieken aan te dragen. Het uitgangspunt is altijd positief. Vraag wat de medewerker wél kan doen. Brengt hij of zij zelf de kinderen naar school? Dan kan hij of zij wellicht ook een keer naar het werk komen, al is het maar om een praatje te maken of lichte werkzaamheden te verrichten. Zorg dat de drempel om naar het werk te gaan laag blijft.
In de praktijk zie je vaak dat iemand die zich ziekmeldt in een passieve stand komt. Maak de werknemer ervan bewust dat het niet vanzelfsprekend is om niets meer te hoeven doen. Vraag wat wel mogelijk is en vraag om mee te denken over de opties. Activeer de werknemer. Dit motiveert om eigen verantwoordelijkheid te nemen en in het hersteltraject het werk mee te nemen om de re-integratie op te starten.

Tip 3: Zet eerder in op verzuimbegeleiding

Een cruciale actie bij een ziekmelding is het tijdig handelen vanuit de werkgever. Te laat handelen of de arbodienst er bij te betrekken, betekent mogelijk tijdverlies en meer kosten. Bij eerdere inzet op verzuimbegeleiding, door een professional, wordt sneller duidelijk welke arbeidsmogelijkheden iemand heeft. Zorg er ook voor dat de werknemers op de hoogte zijn van het verzuimbeleid. Het contact verloopt bij voorkeur telefonisch, dat zorgt voor een sterker, persoonlijk contact. Ga dus niet appen of e-mailen. Wees hierbij ook duidelijk en geef aan wanneer er wordt gebeld.

Tip 4: HR ondersteunt in plaats van begeleidt

De gesprekken over het terugkeren naar het werk dienen door een leidinggevende gevoerd te worden. In de praktijk zie je vaak dat HR deze taak op zich neemt, omdat een leidinggevende het moeilijk vindt om dit gesprek te voeren. HR moet deze taak niet overnemen, maar de juiste ondersteuning bieden. Onder andere door contact te houden met de bedrijfsarts of door mee te denken bij het hersteltraject. Soms wachten mensen lang voordat ze geholpen kunnen worden. Steun bieden als werkgever kan helpen bij het verkorten van de wachttijd. Hoe sneller de werknemer bij de behandelaar is, hoe eerder je als werkgever een beeld krijgt van (de duur van) het hersteltraject.

Tip 5: Zet in op preventie. Analyseren en onderzoeken helpt

Nog effectiever is om in te zetten op preventie. Dat kan door het vaststellen en analyseren van risico’s op ziekteverzuim. Periodieke onderzoeken helpen hierbij. Door één keer in de twee tot vier jaar een onderzoek uit te zetten naar werkbeleving, op fysiek en mentaal vlak, bij een bepaalde functie, krijg je signalen die duiden op verhoogd risico van uitval eerder boven tafel. Hierdoor kun je eerder in actie komen.

Tip 6: Werknemers willen gezien en gehoord worden

Het is goed om aan de voorkant mensen in hun kracht te zetten en te houden. Neem bijvoorbeeld jonge mensen: we zien steeds vaker dat juist zij behoefte hebben aan coaching, ook omdat ze zich willen ontwikkelen. Zorg dus dat je mensen in hun kracht zet, hierdoor houd je de motivatie en productiviteit hoog.

Een andere ontwikkeling is de groeiende behoefte aan vitaliteitsprogramma’s. Deze helpen bij het mentaal en fysiek gezond blijven. Plezier in het werk hebben is een belangrijke factor. Betrokkenheid is minstens zo belangrijk. Werknemers willen zich gezien en gehoord voelen.