Een zieke medewerker wil je graag zo snel mogelijk weer op de been hebben. Daarom is goede verzuimbegeleiding belangrijk. Veel verzuim lost zich vanzelf op, denk aan verzuim vanwege een griep of migraine, maar voor langdurig verzuim zijn extra inspanningen nodig. De Wet verbetering poortwachter vertelt wat je moet doen.
Wat is de Wet verbetering poortwachter?
De Wet verbetering poortwachter (WVP) bestaat uit een verzameling van regels en procedurevoorschriften die bedoeld zijn om langdurig verzuim van medewerkers terug te dringen. Dat moet voorkomen dat een medewerker arbeidsongeschikt raakt en een uitkering moet aanvragen op grond van de WIA (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen).
De Wet verbetering poortwachter verlangt daarom dat zowel de werkgever als de medewerker actie ondernemen om snelle werkhervatting mogelijk te maken. Zij moeten zich hier allebei voor inspannen. Daarbij worden ze ondersteund door een arbodienst of een bedrijfsarts. Hoewel de WVP zegt dat zowel de werkgever als de werknemer hun best moeten doen, is de werkgever eindverantwoordelijk. Tijdens de eerste twee ziektejaren betaalt de werkgever het loon van de zieke werknemer (deels) door.
Wat valt onder de Wet verbetering poortwachter?
Heeft een medewerker zich ziekgemeld, dan krijg je direct te maken met de regels uit de Wet verbetering poortwachter. Die vind je onder meer in het Burgerlijk Wetboek, de Ziektewet, de WIA en de Arbeidsomstandighedenwet. De stappen van de Wet verbetering poortwachter staan in de volgende regelingen:
- Regeling procesgang 1e en 2e ziektejaar
- Beleidsregels beoordelingskader poortwachter
- Beleidsregels verlenging loondoorbetaling poortwachter
Stappen uit de Wet verbetering poortwachter
Stap 1: ziekmelding – dag 1-week 6
Het verzuimtraject begint met de ziekmelding van de werknemer. De afspraken over ziek melden staan in het verzuimprotocol, in het personeelshandboek of in het arbeidsvoorwaardenreglement. Meestal komt de ziekmelding binnen bij de leidinggevende. Die moet opletten dat hij geen vragen stelt over de gezondheid van de medewerker. Dat is in strijd met de privacywetgeving. Ook als jij de ziekmelding verwerkt, mag je niet vragen wat iemand mankeert. Je mag wel vragen hoelang de medewerker denkt weg te blijven, hoe hij te bereiken is en of er werkafspraken lopen.
Het is een misvatting dat je een ziekmelding van een medewerker zou mogen weigeren, doe dat dus nooit. De hoofdregel is dat de werkgever een ziekmelding accepteert. Als je denkt dat iemand echt niet ziek is, kun je hooguit zo snel mogelijk de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen. Die kunnen dan de ziekmelding controleren. De bedrijfsarts is bovendien de enige die bevoegd is en kan beoordelen of en in welke mate je medewerker belastbaar is.
Datum van eerste ziektedag is belangrijk
Heeft je organisatie een verzuimverzekering afgesloten, dan kan het zijn dat er met de verzekeraar afspraken zijn gemaakt over het doorgeven van ziekmeldingen. In het contract met de arbodienstverlener kan ook staan op welke ziektedag contact wordt opgenomen met de zieke medewerker. Deze afspraken voor controle zijn belangrijk in verband met de loondoorbetalingsverplichting. Deze gaat namelijk lopen vanaf de datum waarop de medewerker ziek is.
Kijk ook de video Wat mag je wel en niet vragen bij een ziekmelding? En wat te doen als je vermoedt dat de werknemer niet echt ziek is?
Stap 2: melding bij bedrijfsarts of arbodienst – week 1-week 6
In de Arbowet staat dat de werkgever zich moet laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst voor de begeleiding van zieke medewerkers. Het is daarom handig om de ziekmelding tijdig aan de bedrijfsarts of arbodienst doorgeven. Wanneer dat precies is, wordt niet concreet genoemd, maar aangenomen wordt dat binnen een week op tijd is. Wat wel in de wet staat, is dat de ziekmelding uiterlijk in week 6 moet zijn gedaan, omdat de arbodienst of de bedrijfsarts de probleemanalyse moet maken. Dat betekent dus niet dat je moet wáchten tot week 6. Je geeft het door wanneer je dat nodig vindt en dat kan dus ook veel eerder zijn.
Stap 3: probleemanalyse – week 6
Uiterlijk na 6 weken beoordeelt de bedrijfsarts of er sprake is van dreigend langdurig verzuim. Hij maakt hiervoor een probleemanalyse. Daaruit blijkt welke beperkingen de medewerker heeft bij het uitvoeren van werkzaamheden, maar ook wat hij nog wel kan doen. Ook geeft de bedrijfsarts aan wanneer hij denkt dat werkhervatting mogelijk is. Op basis hiervan brengt hij een advies uit aan de werkgever en de medewerker.
Stap 4: plan van aanpak en casemanager – week 8
De werkgever en de medewerker maken samen een plan van aanpak voor de werkhervatting. In het plan staat hoe de re-integratie eruitziet, wat het doel is en wanneer dat bereikt moet zijn. Wat kan de medewerker nog doen en wat absoluut niet? De bedrijfsarts brengt hierover ook een advies uit.
Visie opnemen in plan van aanpak voortaan verplicht
Sinds 1 juli 2023 moeten de werkgever en de medewerker in het plan van aanpak ook hun visie op het re-integratietraject geven. Meestal gebeurt dat natuurlijk al als je het plan evalueert. Ook had UWV de vraag om een visie al opgenomen in een (niet verplicht) format voor het plan van aanpak. Door het te verplichten hoopt de overheid dat werkgever en medewerker makkelijker het gesprek aangaan over passend werk.
Casemanager aanstellen als procesbewaker
Bij het maken van het plan van aanpak komt ook ter sprake wie de casemanager wordt. De casemanager houdt in de gaten of de stappen in het re-integratietraject correct en op tijd worden uitgevoerd en of de re-integratie voorspoedig verloopt. De casemanager kan iemand van HR zijn, maar het is ook wel de (direct) leidinggevende. Ligt de taak bij jou als HR-professional, zorg dan dat je goed geïnformeerd wordt over de re-integratie-inspanningen. Je moet namelijk in de gaten houden of werkgever en medewerker de gemaakte afspraken in het plan van aanpak nakomen.
Stap 5: voortgang bewaken – iedere 6 weken
Naarmate de medewerker verder herstelt, zal hij ook meer werk aan kunnen. Het plan van aanpak moet dus steeds worden bijgesteld. Vaak gebeurt dat na een bezoek aan de bedrijfsarts of de arbodienst. Dit contact vindt minimaal 1x per 6 weken plaats. De casemanager en de medewerker kunnen beter vaker met elkaar evalueren, bijvoorbeeld een keer per week of per twee weken. Positieve aandacht helpt ook mee voor een vlotte re-integratie, mits de aandacht oprecht is natuurlijk.
Stap 6: ziekmelding UWV – week 42
Bij langdurig verzuim moet je uiterlijk op de eerste werkdag nadat de arbeidsongeschiktheid 42 weken heeft geduurd, de werknemer ziek melden bij UWV. Je moet hierbij de datum van de eerste ziektedag doorgeven en – als er onderbrekingen waren van minder dan 4 weken – wat de ziekteperioden waren. Hiervoor kun je het formulier Aangifte van langdurige ziekte in 42e week van UWV gebruiken.
Stap 7: eerstejaarsevaluatie – week 46 – week 52
Als je zieke medewerker na een jaar nog niet volledig aan het werk is, moet je tussen week 46 en week 52 de eerstejaarsevaluatie maken. Hiervoor kun je het formulier (Eerstejaars)evaluatie van UWV gebruiken. Dit kan confronterend zijn: je stelt de vraag of jullie wel op de goede weg zijn met de re-integratie en of herstel nu snel te verwachten is of dat het nodig is om spoor 2 (zie hierna) in te zetten? Met de eindevaluatie kun je eventueel ook meteen het plan van aanpak bijstellen.
Stap 8: spoor 2 – vanaf week 52
Onder re-integratie in spoor 2 vallen alle activiteiten die gericht zijn werkhervatting buiten de eigen organisatie. Dit traject moet gestart worden binnen 6 weken na de eerstejaarsevaluatie, dus uiterlijk in week 58. Ook voor dit traject moet je een plan opstellen dat het vinden van werk moet bespoedigen. Net als het plan van aanpak moet de medewerker ook het re-integratieplan tekenen. Het zijn afspraken en het plan is dus niet vrijblijvend.
Stap 9: WIA-aanvraag – week 88
Als UWV van jouw organisatie geen betermelding krijgt, ontvangt de zieke medewerker na ongeveer 87 weken ziekte een uitnodiging om de WIA-aanvraag te doen. Hiervoor is een actueel oordeel nodig van de bedrijfsarts of de arbodienst. Dat moet uiterlijk in week 91 door de bedrijfsarts zijn opgesteld. Je medewerker krijgt dan ook een kopie van het medisch dossier, waaronder het formulier Medische informatie.
Stap 10: actueel oordeel bedrijfsarts en eindevaluatie – week 91
In de eindevaluatie geven de werkgever en de medewerker samen een eindoordeel over de re-integratie. Voor de eindevaluatie kun je het Modelformulier eindevaluatie van UWV gebruiken. Zorg dat je de eindevaluatie uiterlijk in week 91 opstelt, want dan kan de medewerker nog op tijd de WIA-aanvraag doen.
Stap 11: re-integratieverslag en WIA-aanvraag – week 88-93
Het re-integratieverslag bevat de documenten uit het re-integratiedossier die UWV wil ontvangen als onderdeel van de WIA-aanvraag. Dat zijn de Probleemanalyse, het Plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie en het actuele oordeel van de bedrijfsarts. UWV kijkt of er voldoende is gedaan om arbeidsongeschiktheid te voorkomen. Het re-integratieverslag moet uiterlijk in week 93 worden ingediend bij UWV.
Lees ook: Bijzondere situaties op de weg naar re-integratie
Met één klik complexe HR-vragen beantwoorden, efficiënter omspringen met arbeidsrechtelijke kwesties, makkelijk kandidaten screenen én effectiever talent managen. Volg deze masterclass en leer hoe AI en ChatGPT jouw dagelijkse werkzaamheden kunnen transformeren in alle belangrijke HR-domeinen.
