Effectieve verzuimpreventie via een online platform: ‘Kleine zorgen worden sneller zichtbaar’

De toegenomen werkdruk gaat hand in hand met een ziekteverzuim dat sinds 2016 alsmaar stijgt. Eind 2022 was het ziekteverzuim gemiddeld 5,6% zo blijkt uit cijfers van het CBS. Het verlagen, voorspellen en voorkomen van verzuim is dan ook van groot belang voor een gezonde organisatie.

‘Het begint bij het herkennen van medewerkers die niet goed in hun vel zitten, om welke reden dan ook’

Doel voorbijschieten

Organisaties bieden al veel verschillende zaken aan om verzuim te voorkomen, maar die schieten vaak hun doel voorbij aldus Erik van Mourik, startup-manager van online verzuimpreventieplatform LifeCheck, een nieuwe dienst van HR-dienstverlener Robidus. Zo worden gratis sportschoolabonnementen vaak alleen gebruikt door degenen die toch al frequent sporten. En consumeren medewerkers die toch al op hun voeding letten het gratis fruit. Kwetsbare groepen worden met deze initiatieven niet bereikt.
Wat Van Mourik ook vaak ziet gebeuren is dat voor elk probleem een andere aanbieder wordt aangetrokken of bestaande oplossingen worden vervangen door weer iets nieuws, omdat het na enkele maanden toch niet werkt zoals gehoopt. Waardoor medewerkers geen overzicht meer hebben en afhaken.
“Bovendien is verzuimpreventie alleen effectief als je er vroeg bij bent. En dat is lastiger dan het lijkt. Het begint bij kleine zorgen waarvan men denkt dat die wel voorbijgaan. Maar kleine zorgen blijven vaak groeien, met soms ziekteverzuim tot gevolg.”

Eén loket voor verzuimpreventie

Met een online verzuimpreventieplatform kun je dit voorkomen. Zo heeft LifeCheck meerdere services op het gebied van fysiek en mentaal welzijn, budgethulp, voedingsadvies en lifestyle – gericht op verzuimpreventie. Medewerkers van aangesloten organisaties kunnen gratis en 100% anoniem via een app of webportaal hun zorgen bespreken of vragen stellen rondom hun fysieke of mentale gezondheid aan een zorgprofessional. Zonder tussenkomst of goedkeuring van een leidinggevende of HR-functionaris. Op die manier wordt op een laagdrempelige manier de weerbaarheid van werknemers verhoogd en het verzuim mogelijk verminderd.

Activatieprogramma

Om te voorkomen dat dit het zoveelste middel wordt dat niet of nauwelijks wordt gebruikt, is er ook een uitgebreid activatieprogramma opgezet en voor leidinggevenden geeft het bedrijf trainingen in het herkennen van signalen als medewerkers niet lekker in hun vel zitten en het bespreekbaar maken hiervan.

Het activatieprogramma wordt afgestemd op de situatie, de wensen en de behoeften van de betreffende organisatie en op de belangrijkste drivers uit het risicoprofiel dat HR-dienstverlener Robidus in kaart brengt. Iedere organisatie is weer anders en kampt met eigen stressfactoren en problemen onder het personeel. “Bij de ene organisatie zijn er relatief veel mentale problemen door de enorme werkdruk, bij een andere organisatie is aandacht voor lifestyle essentieel, omdat er sprake is van relatief veel overgewicht. Bij weer een andere organisatie is hulp bij stoppen met roken juist een speerpunt.”

Robidus zet voor haar klanten verschillende communicatie- en activatiematerialen in. “We attenderen medewerkers regelmatig op het bestaan van de app en het webportaal, waarbij we zeggen: zet het op momenten in dat jij het nodig hebt. Misschien is dat niet nu, maar wellicht komt het later wel van pas.” Daarnaast wordt er gewerkt met themaweken en -maanden. “Zo was er onlangs een low sugar challenge en stond omgaan met financiële stress centraal.”

Drie aspecten essentieel voor succesvolle implementatie online platform

Volgens Van Mourik zijn drie aspecten essentieel bij een succesvolle implementatie van een online platform voor effectieve verzuimpreventie:

1. Ga als werkgever all-in – “Er moet commitment zijn door de hele organisatie heen; van directie, tot leidinggevenden en medewerkers. Geef zelf het goede voorbeeld en zorg voor goede ambassadeurs om het gebruik ervan te promoten.”
2. Maak het een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering – “Zo’n platform is niet het zoveelste leuke extraatje. Maak het onderdeel van je hele bedrijfsvoering, van je onboarding tot je exit-beleid. Het begint bij het herkennen van medewerkers die niet goed in hun vel zitten, om welke reden dan ook.”
3. Neem drempels weg – Bij de implementatie van nieuwe, innovatieve oplossingen is er vaak sprake van koudwatervrees. “Het is belangrijk te benadrukken dat je niet digitaal vaardig hoeft te zijn om gebruik te maken van het platform. Iedereen kan ermee uit de voeten.” Ook heerst er vaak nog een taboe op coaching, zeker onder beroepsgroepen waar relatief veel mannen werken. “Vaak wordt daar gedacht dat ze het niet nodig hebben, terwijl er bij die groepen ook veel problemen kunnen spelen die stress veroorzaken, zowel privé als op de werkvloer. Interne ambassadeurs kunnen zorgen voor een mindshift. Zij kunnen zeggen: ga eens praten met een arts of coach. Het is snel geregeld en kost niets. Baat het niet, dan schaadt het niet.”

Alleen geaggregeerde data

Maar misschien wel de meeste twijfels onder medewerkers zijn er over het waarborgen van de privacy. “Ik kan het niet vaak genoeg benadrukken: werkgevers krijgen nooit te weten wie er gebruik heeft gemaakt van het platform, laat staan wat er besproken is.” Het platform is AVG-compliant en de geaccrediteerde zorgprofessionals hebben een beroepsgeheim. “Robidus koppelt alleen geaggregeerde data terug aan de werkgever, dat gebeurt nooit op persoonsniveau. Wij rapporteren ook pas vanaf minimaal vijf meldingen over het gebruik van een bepaalde service.”

De anonieme data bieden veel interessante informatie voor de werkgever aldus Van Mourik. “Stel dat in jouw bedrijf relatief vaak budgethulp is aangevraagd, dan kun je bijvoorbeeld extra hulp en ondersteuning aan het gehele personeelsbestand bieden op dat vlak.”

Dit is een gedeelte uit het artikel Verzuimpreventie echt effectief maken? Via een platform worden kleine zorgen sneller zichtbaar op CHRO.nl.