Wandelen tijdens de HR-cyclus

Ida Damen houdt zich in haar werk bezig met het stimuleren van fysieke activiteit in de werkomgeving. Een hot issue, want waarschuwingen voor de gezondheidsrisico’s  van de ‘zitcultuur’ klinken steeds luider en het belang van het in beweging krijgen van werknemers staat steeds meer in de aandacht. Hoogleraar Erik Scherder noemt ‘fysieke inactiviteit’ zelfs een tweede pandemie, naast de corona-pandemie.

‘Bewegen wordt bijna altijd gezien als een pauze-moment in plaats van iets dat we kunnen doen als we aan het werk zijn’

Ook voor Ida Damen – ze werkt als onderzoeker en docent aan de Fontys Sporthogeschool in Eindhoven – loopt bewegen als een rode draad door haar werk. Ze heeft besloten het interview al wandelend te doen, vertelt ze: practise what you preach. In december promoveerde ze op een onderzoek naar de wijze waarop technologische hulpmiddelen een rol kunnen spelen bij het stimuleren van fysieke activiteit in de kantooromgeving. Dat onderzoek leverde diverse nieuwe inzichten op. Damen: “Een hele interessante conclusie was dat beweging in de praktijk bijna altijd wordt gezien als een pauze-moment in plaats van iets dat we kunnen doen als we aan het werk zijn. Dat zegt iets over onze cultuur. We bewegen bijvoorbeeld door een lunchwandeling te maken of door met de fiets naar het werk te komen. Dat is natuurlijk ook heel goed, maar ik miste het idee dat we ook bewegen tijdens het werk kunnen stimuleren.”

WorkWalk

Het feit dat de focus op bewegen tijdens het werk sterk ontbreekt biedt kansen, vindt Ida Damen. Ze ging onderzoeken welke belemmeringen er waren en wat je kunt ontwikkelen om die belemmeringen weg te nemen. Dat onderzoek leidde tot een bijzonder project dat ze realiseerde in haar eigen werkomgeving, de campus van de TU Eindhoven: “We hebben daar de WorkWalk geïntroduceerd, een door ons uitgestippelde wandeling van bijna 1,8 kilometer die bedoeld is om wandelend vergaderen te stimuleren. De wandeling is gemarkeerd met een blauwe lijn. Mensen kunnen een wandeling inboeken op dezelfde manier waarop ze een vergaderruimte inboeken. Wat het verschil is tussen de Workwalk en gewoon een stukje lopen? Wij denken dat de WorkWalk drempelverlagend is omdat er een duidelijke structuur aan verbonden is. Het verhoogt bovendien de sociale acceptatie. Werknemers vinden het soms een beetje eng om tijdens het werk te gaan wandelen, omdat ze niet weten of hun baas dat wel een goed idee vindt. Bij de WorkWalk is het duidelijk dat de werkgever het concept actief omarmt.”

De WorkWalk faciliteert bovendien het wandelend vergaderen met diverse opties die bij een spontane wandeling ontbreken. Die opties werden toegevoegd door oplossingen te zoeken voor belemmeringen die tijdens de ontwikkeling van de WorkWalk naar boven kwamen. “Een van de meest genoemde barrières was dat je tijdens het wandelen lastiger notities kunt maken en moeilijk stukken kunt delen”, vertelt Ida Damen: “Om die belemmering weg te nemen hebben we op de route paddenstoelen, of Hubs, geplaatst. Op die Hubs kunnen mensen inloggen met een company card en vervolgens scans maken of notities opnemen en naar zichzelf sturen.

Foto: Bart van Overbeeke

We hebben allerlei experimenten gedaan om te testen wat goed werkt. Zo hebben we ge-experimenteerd met Walkshops – wandelende workshops – en we hebben een soort City Hack gedaan, met stops om presentaties te doen. Daarvoor zou je ook de Hubs kunnen gebruiken.

Wat ook goed werkt is om een langer overleg op te splitsen in onderdelen en een deel tijdens een Workwalk te doen en een deel in een fysieke ruimte, zodat je daar bijvoorbeeld rustig aantekeningen kunt maken.
Een andere mogelijke belemmering die genoemd werd was het weer. We willen daarom in toekomstige implementaties een optie gaan inbouwen dat mensen Workwalk-vergaderingen automatisch kunnen doorboeken naar een fysieke ruimte als het slecht weer is.

Foto: Carine Lallemand

Mooie leerschool

De ontwikkeling van de Workwalk was een hele mooie leerschool. Ik ben nu bij de Sporthogeschool bezig met studentenprojecten om samen te kijken hoe we dit plan verder kunnen brengen. Ook hebben we vanuit een consortium genaamd FITT (Fontys,  IMEC, TNO en TU/e) een Living Lab ontwikkeld dat de Workplace Vitality Hub heet. We zijn daar aan het kijken hoe we dingen in de praktijk kunnen uitwerken en we nodigen mensen uit om onderdeel van het Living Lab uit te maken. Op die manier proberen we onze activiteiten op te schalen naar andere onderdelen van de organisatie.”

De rol van de technologie is een belangrijk onderdeel van Damens onderzoekswerk. Ze kijkt nadrukkelijk naar manieren om technologie in te zetten bij het stimuleren van beweging bij werknemers. Soms gaat het om vrij voor de hand liggende stappen, legt ze uit: “Neem bijvoorbeeld de doorontwikkeling van mogelijkheden van ‘speech to text’. Dat helpt natuurlijk enorm om mensen los te krijgen van de laptop.” Er zijn verder talloze tooltjes die kunnen worden ingezet. “Dat gaat van een soort Iddle T-shirt dat iemand draagt en waar zijn of haar fysieke activiteit wordt weergegeven tot software op de pc die een waarschuwing geeft als je een bepaalde tijd achter het scherm gezeten hebt, of een lamp die steeds feller wordt naarmate je langer op je stoel zit.”

Foto: Bart van Overbeeke

Tijdens haar promotieonderzoek ontdekte Damen wel een hiaat bij het toepassen van die tools: “Het viel op dat weinig gebruik wordt gemaakt van de systemen die in de omgeving al aanwezig zijn. Mogelijkheden om tools te linken aan bijvoorbeeld de digitale agenda worden maar matig gebruikt. Vaak gaat het om een nieuwe applicatie die niet aansluit bij een bestaand systeem, waardoor er weinig interactie is met wat er al op de werkplek gebeurt.

Om die interactie te verbeteren hebben we onder andere met onderzoeker Roy van den Heuvel een ontwerp gemaakt dat Tweak heet en dat kleine suggesties die gericht zijn op het verbeteren van de gezondheid in de agenda van een medewerker plaatst. Allerlei typen data worden bij elkaar gebracht, zodat de suggesties direct gericht zijn op de persoonlijke omstandigheden van de medewerker en op de wensen die hij of zij zelf heeft aangegeven.”

Rolmodellen

Hoe je als organisatie die focus op meer bewegen beter kunt inbedden in de cultuur? “Je hebt een aantal mensen nodig die als frontrunner of rolmodel optreden en als trekkers functioneren. En daarnaast is het belangrijk om als organisatie mogelijkheden te bieden en samen na te denken over de vraag welke momenten zich goed lenen om interventies in het werkschema op te nemen. Stimuleer ook mensen om zelf te experimenteren en kritisch naar hun eigen agenda te kijken, vanuit de vraag op welke momenten ze meer zouden kunnen bewegen.”

Foto: Carl Megens

Aan het eind van het gesprek – Ida Damen is nog steeds aan het wandelen – komen we terug op de grote waarde van bewegen. “We hebben bijvoorbeeld een hele mooie casus van een van onze studenten die bezig is met een HR-afdeling bij de Rijksoverheid”, vertelt ze: “Ze merkte daar dat het juist bij moeilijke gesprekken heel erg gewaardeerd werd als die wandelend werden gedaan. Wandelen kan zo ook een heel mooi instrument voor HR zijn. We zijn bij de Rijksoverheid bezig om te kijken of we de HR-beoordelingscyclus kunnen omzetten naar wandelende vergaderingen.

‘Juist bij moeilijke gesprekken werd het erg gewaardeerd als die wandelend werden gedaan’

Er zijn veel artikelen in de psychologische hoek over die positieve werking van wandelen. Dat kan heel mooi vertaald worden naar een kantooromgeving. Ik raad organisaties echt aan om de buitenruimte veel meer te betrekken bij het werk. Benut juist de mogelijkheden die er zijn rondom werk, dat kan dan gaan om die moeilijke gesprekken, maar het kan ook gaan om het verbeteren van creatieve processen. Want lopen bevordert ook de creativiteit!”