Waarom we moeten stoppen met het registreren van vakantiedagen

Wat als iemand daardoor heel veel vakantie opneemt? En hoe is dat wettelijk allemaal geregeld? 

Vertrouwen en autonomie

Voordat ik inga op de praktische vragen die dit concept bij menig werkgever of leidinggevende oproept, vertel ik meer over de achterliggende visie. Het niet registreren van vakantiedagen scheelt niet alleen een hoop administratieve rompslomp, maar geeft medewerkers eigen verantwoordelijkheid. Dat is een bepaalde manier van sturen die zit verweven in de cultuur van de organisatie. Hoewel controle in de praktijk soms best fijn is, geloven wij dat het sturen op vertrouwen en autonomie veel meer oplevert. Als medewerkers in de dagelijkse operatie veel eigen verantwoordelijkheid krijgen, matcht het niet om vakantiedagen wél te registreren. Mensen zijn over het algemeen goed in staat om op tijd voldoende rust te pakken, op zo’n manier dat het past met de verantwoordelijkheid die ze hebben binnen hun rol. Deze vrijheid geeft medewerkers bovendien de ruimte om zoveel vrij te nemen als ze nodig achten en dat is voor iedereen anders.

Theorie versus praktijk

De theorie is dus simpel: er is geen maximum aan het aantal vakantiedagen en er wordt niets geregistreerd. Natuurlijk ontstaan er praktische vragen: Wat als een collega heel vaak vrij neemt? Wat als iemand twee maanden op reis wil? Hoeveel vrij mag iemand nog opnemen als hij uit dienst gaat? Mijn ervaring is dat dit in de praktijk vrijwel nooit problemen oplevert. Als de verantwoordelijkheid hiervoor bij medewerkers komt te liggen, nemen ze deze namelijk ook. Medewerkers kunnen onderling in het team afstemmen wie wanneer op vakantie gaat en voor hoe lang. Vakantie is er om tot rust te komen en als men genoeg vakantie neemt, dan voorkomt dit dat iemands batterij te ver leegloopt. Dat komt de gezondheid en het (werk)geluk van medewerkers ten goede én het vermindert arbeidsverzuim.
Om ervoor te zorgen dat dit concept werkt, is het belangrijk dat leidinggevenden in gesprek blijven met medewerkers. Het loont om te investeren in deze manier van leiderschap. Eentje waarbij leidinggevenden ervoor waken dat medewerkers voldoende rust nemen, in plaats van dat er alleen maar gestuurd wordt op productiviteit. Dat doe je door regelmatig te vragen hoe het met medewerkers gaat en hoe het met hun energielevel is. Heeft iemand een break nodig, dan is het tijd om die te nemen. Hier moet ruimte voor zijn. Als medewerkers regelmatig en op tijd voldoende rust nemen, komt dat hun productiviteit uiteindelijk ten goede.

Alarmsignalen

Maar wat als iemand toch buitenproportioneel veel vrij neemt? Dan is dit een signaal. Meestal zit er iets achter. Óf iemand heeft het echt nodig – maar dan heeft de leidinggevende al eerder een signaal gemist. Óf iemand zit niet meer op zijn plek. In een organisatie waar mensen niet onbeperkt vakantie kunnen opnemen, zou iemand zich waarschijnlijk vaker ziekmelden. Een medewerker die lekker in zijn vel zit en goed op z’n plek zit, neemt niet zomaar overmatig veel vrij. Zie zo’n situatie dus als aanknopingspunt om met de medewerker in gesprek te gaan en te achterhalen wat er aan de hand is. Een ander aanknopingspunt voor een gesprek is als iemand té veel uitkijkt naar zijn vakantie. Uitkijken mag, omdat iemand zin heeft om tijd met zijn gezin door te brengen bijvoorbeeld. Uitkijken is niet goed als iemand niet kan wachten tot hij is verlost van de werkdruk die hij ervaart. Daar is vakantie niet voor bedoeld. De kans is dan ook groot dat de vakantie te kort is om echt goed op te laden. Het is aan de leidinggevende om samen met de medewerker te kijken hoe je dit samen oplost en vooral hoe je dit in de toekomst voorkomt.

Laat het los

Maar waar te beginnen? Allereerst is het goed om jezelf de vraag te stellen of je op dit moment al stuurt op vertrouwen en autonomie, of dat je vooral nog op het controlestuk zit. Als dit laatste het geval is, dan adviseer ik om eerst op dat gebied stappen te zetten en comfortabel te worden met het loslaten van controle.

Als vertrouwen en autonomie eenmaal de basis vormen binnen je organisatie, dan is het zaak om als manager, directeur of HR-afdeling los te laten dat vakantie en verlof jouw verantwoordelijkheid zijn. De volgende stap is om met het lager management in gesprek te gaan. De gehele verantwoordelijkheid rondom vakantiedagen komt namelijk in de operatie te liggen. De leidinggevenden hebben daarin een belangrijke rol. Aan hen de taak om in gesprek te blijven met medewerkers en te zorgen dat de balans tussen werk en rust in orde is. Vervolgens is het enkel nog zaak om te bedenken hoe je overstapt naar de nieuwe situatie. Je kan bijvoorbeeld kiezen om een nulmeting te doen of een afvloeiregeling toe te passen op de vakantiedagen tot nu toe. Of je springt gewoon in het diepe en laat alles vanaf 1 januari 2023 los. Als je medewerkers hier tijdig op voorbereidt, hebben ze ruimte om hun vakantiedagen op te maken en vanaf het nieuwe jaar met een frisse start te beginnen. Waar wacht je nog op?